现如今，随着社会发展和信息技术水平的进步，社会大众的日常生活和工作都发生了很大变化，对档案的利用需求也有所变化和发展。传统的档案管理模式逐渐不能适应这种发展，档案管理机构积极与先进技术手段相结合，发展出以计算机、扫描等技术手段为依托的档案数字化新模式。信阳位于河南省南部，作为华夏文明的发祥地之一，七八千年前，就是黄帝族、炎帝族、苗族和蛮族部落的聚居地，留下了许多珍贵的档案信息资源，档案数字化需求持续扩大，市场的扩大吸引了众多专业的档案数字化外包公司。

　　信阳档案数字化外包过程中应遵循的原则包括：

　　第一，需求牵引和成本效益原则

　　档案数字化以档案利用为目的，贯彻需求牵引和成本效益原则，根据需求，先数字化利用率高的档案，后数字化利用率低档案。依据这一原则，应贯彻“五个优先”原则，以下档案应优先考虑到创建数据库：

　　①常用优先。这也是贯彻需求牵引原则，把利用频率相对较高的档案优先数字化，以满足现阶段利用的需要，提升数字档案馆的效益。

　　②目录优先。是指将档案目录优先数字化，以满足检索需求。目录优先还表现为成本效益的需求。由于全篇数字化建设需投入的人力物力比较大，起效较慢，如优先将档案的目录开展数字化，完成档案的计算机检索，以尽早看到效果。

　　③急用优先。公司在某一个时期有特定重点任务，进而衍生出对某一方面档案利用的紧迫需求，档案数字化时要考虑这一需要，将急用的档案优先数字化，以满足紧急需求。如产品研发阶段有可能会对某一老产品的档案调用比较多，可考虑优先将这个老产品档案数字化，以便于利用和满足业务发展对档案利用的需要。

　　④孤本优先。即把珍贵的档案优先数字化，以满足收藏需求。数字化后，孤本档案利用可无需启用正本，可有效保护档案正本，做到收藏的效果。

　　⑤特色优先。即将反映本公司特色的档案优先数字化，以满足特殊需求。许多企业档案组织储存有称作“镇馆之宝”的档案，这部分档案容易引起利用者兴趣爱好，可优先数字化，有益于提高档案部门影响力。

　　第二，安全保密原则

　　传统式媒介数字化前，应创建安全防范措施和保密措施，以保证数字化过期档案信息的信息保密，安全保密包含安全和信息保密两方面，其含意包含以下几方面：

　　①要建立在档案数字化过程中的档案信息安全保密体系。创建一套管理制度与机制，从人、物、技术性、管理等方面确保档案信息安全、避免信息失泄密。

　　②要重视档案数字化环节中档案信息的安全性。避免传统载体档案及数字化后信息遗失、损毁。确保传统载体安全，留意数字化场所的安全，留意设备、负责人对档案所造成的损坏;创建档案进出、交接整记制，分清档案安全保管责任。数字化后，需搞好信息备份工作，及时性备份资料;避免电脑病毒毁坏档案数据信息。

　　③要重视档案数字化环节中档案信息的保密。要从人防、物防、技防和加强管理入手，在人防层面要为档案数字化配置素质可靠的工作人员;在物防层面要选择具备保密措施的环境做为档案数字化搭建的地方，场地必须符合保密要求;在技防层面需要注意用于档案数字化信息全面的保密搭建，投入使用的电子档案智能管理系统必须符合涉密管理要求。

　　第三，规范性原则。档案数字化的规范性原则指档案数字化后的文件格式符合国家档案局颁布的档案电子文档标准，具有较好的通用性，能够通过计算机网络检索提供给利用者。数字化后的档案信息内容要与原纸质档案信息完全一致。

　　信阳档案数字化外包公司开展外包工作时，需注意：

　　一是档案数字化工作中要做好交接手续，严格清点相关文件资料，确保不丢件、不错件。加工完成的数字化档案资料要认真整理、登记后及时存入专用存储设备中。

　　二是存储数字化档案的信息存储设备、系统要建立完善的后台管理机制，相关数字化资料的查阅、复制、打印等操作要有记录，做到“有据可查”。尤其是对于存储涉密数字化档案资料的存储设备要专机专用，禁止移动存储介质随意插入，定期检查，数据的调取使用要严格履行审批流程，确保数据安全。

　　三是要加强对数字档案的安全防护，严格区分数字档案涉密与非密，并定期进行检查。同时，按照《电子文件归档与管理规范》等有关制度，做好相关数字档案的备份工作。