所谓工程档案，指的是在工程施工活动中形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可称建筑工程档案。

　　工程档案不仅是项目建设过程中的记录，它在项目竣工后的维护和管理中也发挥着重要作用。完整的工程档案可以为未来的维修、扩建提供有价值的参考信息，能够帮助管理者在最短的时间内做出正确的决策。工程档案是任何工程项目成功过程中不可或缺的一部分，通过合理的管理和维护，工程项目的各个阶段都能得到有力的保障。工程档案不仅是对过去的记录，更是对未来的支持和保障。工程项目的相关人员都在实践工作过程中认识到了工程档案的重要性，并为其维护和管理尽最大的努力。因此，随着档案扫描在全国各地的流行，并在实践中取得不错的成果，企事业单位开始通过与档案扫描服务机构合作，将本组织的工程档案进行数字化扫描。

　　江苏省为了进一步加强建设工程档案管理，维护社会公共资源安全，确保建筑工程档案的有效利用，大力鼓励各个企事业单位开展工程档案扫描服务转型。

　　由于工程档案事关重大，在扫描过程中，应严格遵循相应的标准和原则。江苏工程档案扫描服务应遵循的具体标准和原则如下：

　　1. 扫描标准包括：

　　(1)扫描分辨率。扫描分辨率的选择，应保证扫描后图像清晰、完整，并综合考虑数字图像后期利用方式等因素。如有COM输出、仿真复制、印刷出版等其他用途时，可根据需要调整扫描分辨率。需要进行COM输出的档案，扫描分辨率建议不小于300dpi;需要进行高精度仿真复制的档案，扫描分辨率建议不小于600 dpi;需要进行印刷出版的档案，可结合档案幅面、印刷出版幅面、印刷精度要求等选择合适的分辨率。

　　(2)存储格式。纸质档案数字图像长期保存格式为TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式，图像压缩率的选择可根据实际应用的需求而定。

　　(3)图像命名：应以档号为基础对数字图像命名。图像命名方式的选择应确保图像命名的唯一性。建议将数字图像存储为单页文件，并按档号与图像流水号的组合对图像命名。数字图像确需存储为多页文件时，可采用该档案的档号为图像命名。

　　2. 档案扫描原则：

　　(1)规范性原则。档案数字化的规范性原则指档案数字化后的文件格式符合国家档案局颁布的档案电子文档标准,具有较好的通用性,能够通过计算机网络检索提供给利用者。数字化后的档案信息内容要与原纸质档案信息完全一致。如果解决了数字档案的法律凭证作用问题，利用者在计算机网络上利用的数字化档案信息相当于在档案馆实地查阅原始档案实体,对于有些特殊的电子文件能以原始形成格式进行还原显示，例如照片、图纸等。

　　(2)便利性原则。扫描的目的是为了方便工程档案的查阅、利用和管理。因此，在扫描过程中要充分考虑后续使用的便利性，如对电子文件进行合理的索引和标注，便于快速检索和定位所需信息。扫描后的电子档案应与档案管理系统进行有效对接，实现档案信息的数字化管理和共享，提高档案利用效率。

　　(3)安全性原则。传统载体数字化前，应建立安全保障和保密措施，以确保数字化过期的档案信息的保密，安全保密包括安全与保密两个方面，其含义包括以下几个方面。一是要建立在档案数字化过程中的档案信息安全保密体系，建立一套管理制度与机制，从人、物、技术、管理等方面保证档案信息安全、防止信息失泄密。二是要注重档案数字化过程中档案信息的安全。三是要注重档案数字化过程中档案信息的保密。

　　(4)实用性原则。针对馆(室)藏档案有重复利用和紧急利用两种方式,急用、常用档案应优先进行数字化，坚持“现用现扫,常用先扫，已用定扫”的快捷服务方式。社会需求是制定和调整档案数字化工作策略的“风向标”。档案业务部门应注重多年档案利用的情况统计，把利用频繁的档案进行综合分析，科学地确定优先进行档案数字化的范围。