湖北是我国的重要省份，为了更好地提供档案的查询、检索和利用服务，湖北省积极开展档案的电子化服务，促进档案管理事业的现代化、智能化、信息化发展。

　　湖北档案电子化服务的主要步骤：

　　1. 扫描纸质档案。将纸质档案放置在扫描仪上，设置扫描参数，进行扫描。扫描后的文件可以保存为PDF、JPEG等格式。

　　2. 对扫描文件进行处理。将扫描文件进行裁剪、旋转、调整亮度等处理，使其更加清晰、易于阅读。

　　3. 对处理后的文件进行分类。根据文件的内容和用途，将文件进行分类，建立文件夹或目录结构，方便文件的管理和查找。

　　4. 对文件进行备份。将电子版档案保存在多个存储设备中，以防止数据丢失或损坏。

　　5. 建立档案管理系统。建立档案管理系统，包括档案的编号、名称、日期、分类、存储位置等信息，并建立索引，方便检索和利用。

　　6. 对档案进行安全保护。对电子版档案进行加密、备份、防病毒等措施，确保档案的安全和可靠性。

　　湖北档案电子化服务应遵循的原则：

　　1. 档案数字化以档案利用为目的，贯彻需求牵引和成本效益原则，根据需要，先对利用率高的档案进行电子化处理，后电子化利用率相对较低的档案。根据这一原则，应贯彻“五个优先”原则，下列档案应优先考虑建立数据库。

　　(1)常用优先。这是贯彻需求牵引原则，把利用频率较高的档案优先数字化，以满足当前利用的需求，增加数字档案馆的效益。

　　(2)目录优先。即把档案目录优先数字化，以满足检索需求。目录优先还体现为成本效益的需要。由于全文数字化建设需投入的人力物力较大，见效比较慢，如优先将档案的目录进行数字化，实现档案的计算机检索，以尽快见到效果。

　　(3)急用优先。企业在某一个时期有特定的专项任务，从而派生出对某一方面档案利用的紧迫需求，档案数字化时应考虑这一需求，将急用的档案优先数字化，以满足紧急需求。如产品开发时期有可能对某一老产品的档案调用较多，可考虑优先将该老产品档案数字化，以方便利用和满足业务发展对档案利用的需求。

　　(4)孤本优先。即把珍贵的档案优先数字化，以满足珍藏需求。数字化后，孤本档案利用可不用调用原件，可有效保护档案原件，达到珍藏的目的。

　　(5)特色优先。即将体现本企业特色的档案优先数字化，以满足特殊需求。不少企业档案机构保存有称之为“镇馆之宝”的档案，这部分档案较易引起利用者的兴趣，可优先数字化，有利于增强档案部门的影响力。

　　2. 档案数字化“两个同步”原则

　　(1)档案数字化转换与档案鉴定同步推进在档案数字化过程中，要对每个保管单位进行梳理，在这个过程中对需要数字化的档案进行一次鉴定是十分必要的。通过鉴定重新审视其价值，尤其是已到期或将到保管期限的档案，通过鉴定可剔除价值较低的档案，将其排除在数字化范围之外。数字化过程中的鉴定也可列入日常管理的定期鉴定，可谓一举两得。

　　(2)档案数字化转换与档案利用同步推进由于档案数量庞大，档案数字化工作周期一般较长，如果等到全部档案数字化完成后将档案数据开放检索，数字档案馆的效益将长期得不到体现，增加缩减投资和项目失败的风险。为此，必须尽早将档案数据开放检索，实行数字化与档案利用同步进行，完成一批投入，开放一批，尽早使数字档案馆建设工作见到成效。

　　湖北档案电子化的重要意义：

　　1. 通过档案电子化，可以有效提高湖北各个企事业单位或其他社会组织的档案保存效率和利用价值。不同于传统的档案管理模式，电子化处理后的档案通常存储在特定的电子档案管理系统之中，通过关键词可以一键迅速检索和定位档案信息，实现可档案的快速检索和查找，极大地方便了档案的利用。

　　2. 方便档案的管理和传输。电子版档案可以通过网络传输，方便了档案的共享和管理。

　　3. 节省存储空间。电子版档案可以存储在硬盘、U盘等存储设备中，节省了大量的存储空间。

　　4. 提高档案的安全性。电子档案可以通过设置访问权限等方式对档案信息进行加密和定期备份，确保档案信息的安全性和可靠性。