档案数字化公司
档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括:档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。
这8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的,也有分为6个环节的,也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统,故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统,各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节;档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分,信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成,信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。
档案数字化管理有什么好处?大家知道哪家公司做这方面软件比较好?谢谢了
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档案数字化管理的好处
传统手工档案管理模式在我国事业单位与机关部门中应用时间较长,该模式存在的主要问题是档案管理工作效率不高、保密性不够以及信息查找不便利等。在新时期,档案管理工作任务愈加繁重,而传统管理模式工作量大、时间长,阻碍档案管理工作有效开展。在档案管理工作中应用计算机技术与网络技术,能够显著提高档案管理工作效率,特别是提高信息检索与查询效率。通过应用自动搜索功能,可以节约档案管理人员的查询时间,满足用户档案资料的需要,实现对档案信息资料的充分利用。具体而言,数字化档案管理具有如下优势。
1.提升企业的经济效益
随着社会的进步与发展,人们每天要接收与处理大量信息,而传统办公方式由于工作效率低,无法实现对大量信息的快速、高效处理。基于传统档案管理模式下,要想实现海量信息处理,不得已要增加办公费用与人员,这必然会增加企业成本,影响企业的经济效益。而数字化档案管理模式相对传统粗放型模式而言,最大的优势是实现了对传统纸张档案机读,既节约保管费用与占地空间,又可以提高查阅效率,减少了人员与纸张浪费。
2.提升了档案利用效率
传统纸质档案多保存于档案馆与档案室,对于用户来说存在许多不便。而数字化档案管理的特点是高效、便捷,用户可以快速、准确地查找出所需档案。通过应用计算机技术,档案查找摆脱了时空限制,用户可以随时随地查找档案,充分利用档案资料。
3.提升档案管理工作效率
数字化档案管理的作用是可以实现对档案资料的及时归档,满足用户需要。比如,人事档案在企业发展中属于重要内容,而企业人事档案管理要面向繁多的管理对象,包括职工入厂、调动以及退休等,传统人工档案管理方式要先对档案归档后才可以查询,而基于计算机技术与网络技术为核心的数字化档案可以准确反映出目前情况。同时,数字化档案的另一优势是可以简化资料查询,便于办公人员进行随时查询。
单位有一批传统声像档案需要做数字化,有VHS、Betamax、DVCPRO、1/4寸开盘录像带等,哪家机构可以承接?
档案数字化公司
一、声像档案数字化处理与保存的必要性
对声像档案进行数字化处理与保存是由其特性决定的,是声像档案管理的必然选择。首先,声像档案的载体材料容易受到温度、湿度、光照等因素的影响,与纸质材料相比不具有足够的稳定性,想要长久保存需要更高的条件要求。尤其是录像、录音带等具有磁性的档案载体,不仅要防高温、防潮湿、防光照,还必须要防磁,一旦受到上述外部因素的影响,声像档案就容易损坏,甚至造成档案报废。比如,录像、录音带会出现消磁、断裂、变形、磁粉脱落等现象;照片保存久了会发黄褪色,底片还容易变质粘连。其次,在科学技术不断发展的背景下,各种声像设备也层出不穷,更新换代的速度非常快,而那些老旧的声像档案资料就难以被保管利用。尤其是录像、录音档案,常常需要与之相匹配的设备支持,档案管理人员需要利用特定型号的录像机、录音机对录像带、录音带进行检查,当需要播放的时候也要相应的录像机与录音机支持。然而,随着声像设备的更新换代,一些老旧型号的设备将逐渐被淘汰,如果原来的设备出现故障,也将难以维修,这也是声像档案难以长期管理保存的重要原因之一。所以,传统的声像档案不易长久保存与管理,对声像档案进行数字化处理是当前较为有效的保护传统声像档案的措施。对声像档案进行数字化处理,不仅可以把原有的模拟信号转换为数字信号从而方便备份、保存,还可以实现快速的数字化检索从而便于利用与管理。总之,对声像档案进行数字化处理对于声像档案的管理与保存具有重要意义,也是声像档案管理的必然选择。
二、声像档案数字化处理的主要技术
(一)对视频、音频档案资料的数字化格式转换
对视频、音频档案资料的数字化格式转换,就是把以前的模拟信号转换为计算机可以识别出的离散型信号,这种格式转换需要利用计算机软件来实现,如A/D转化器、WindowsWaveCN等。当我们需要采集新的视频、音频资料时,可以直接把录像机、录音机等设备连接到计算机上,将所录信息直接存储到电脑的硬盘里面,这一信息资料的采集过程即为数字化的转换处理过程。
(二)对图片档案资料的数字化处理
当前档案馆中的图片档案资料包括电子文档形式的电子档案、纸质档案。对于电子文档形式的电子档案可以直接储存到档案管理的软件中,利用软件程序对档案实现自动化管理。如果想要借阅或输出图片档案资料,用户可以进入档案管理程序中进行检索,然后利用打印机把需要的图片打印出来。对于纸质的图片档案,如果内容较为丰富、数量较多,可以分批次对其进行电子扫描,并及时对扫描的文件进行说明注释,主要是把图片的拍摄地点、时间以及其所呈现的基本事件说清楚,以便后期对图片档案资料的分类、归档。对于一些由于年代久远而磨损、发黄的图片,可以对其电子扫描后利用PS等软件来修复,使其恢复到最佳效果。
(三)对数字化的声像档案进行统一管理
对于数字化的声像档案可以利用AdobeAudition、AdobePremiere等软件对其进行编辑压缩,对压缩后的声像档案文件及时编制独立档案号、分类号等,再通过设定搜索关键词方便用户今后对这些声像档案的查找应用,同时也方便了档案管理人员的工作,提升了工作效率。
三、数字化处理后的声像档案保存方法
数字化的声像档案与纸质档案相比具有极大的优势,而且与先前的模拟声像档案资料相比,其在保质、保真、高压缩率等方面也遥遥领先。然而数字化的声像档案具有特殊性的运行机制与技术手段,这使得其在保存方面存在诸多需要解决的问题。所以,我们不仅要关注数字化声像档案的体制机制建设等宏观问题,还要使得数字化声像档案便于存储、查阅、利用。当前,数字化的声像档案保存方法主要包括以下几种:
1、保存好声像档案的读取设备。在对声像档案进行数字化处理后,其不再具备人工直接读识性,必须依靠一定的读取设备才能对声像档案进行读取。所以,数字化声像档案的重要保存方法之一便是保存好其读取设备。
2、仿真法。这是一种对即将淘汰的信息进行保存的重要方法。这种方法主要是利用仿真器在一个电脑系统中模拟另一个电脑系统来保护那些即将被淘汰的重要信息。
3、数据信息迁移法。这种方法主要是把数字化的声像档案定期从一个过时的技术环境向一个新的技术环境迁移,从而避免数据信息在技术更新换代中造成的损坏、丢失,保证其可用性、可读性及完整性。这种方法是当前保存数字化声像档案最有效的方法之一。
4、完善数字化声像档案的保存条件,建立科学、安全的保存环境,加强对硬件保存设施、基础设施建设,比如防磁柜、防磁库建设。
最近公司业务档案增长速度很快,租了一层档案室都放不下了,想找家档案外包公司,有推荐的吗?
一、档案外包需求的分类
我们认为档案外包从服务需求内容上整体上分为2大类,劳务外包和专业外包;劳务外包主要解决的是劳动力不足的问题,而专业外包则是解决档案管理过程中的管理流程、管理制度、专业档案的整理方案、迎接上级检查或档案执法检查的迎检方案、专业档案管理软件、档案知识管理和数据挖掘等方面的专业服务。在实际过程的档案外包合作过程中,可能出现以上2种需求都包含的情况。从外包主体上可以分为档案馆(室)机关外包和企事业制外包2个主体类别,由于档案馆(室)主要业务是档案管理,并配备了专业人员,所以外包的需求大多是劳务需求型的。企业和事业单位的由于档案作为支撑主营业务的模块,往往在知识储备和人力配备上不足,对专业要求比较高,所以往往需要进行管理咨询、整理扫描、软件规划等专业外包服务。
二、档案服务服务类别
目前国内档案提供的基本服务大致分为档案软件开发、档案整理数字化加工、档案装具用具生产及销售、纸质档案托管、档案信息化硬件供应等几大类。不同的服务的目标客户群体不同,有的直接面对终端客户,有的做档案渠道。
三、如何根据需求甄选档案
我们认为,在选择目标档案服务商的决策上,应该根据自身的需求和内部档案管理成熟度来考量。比如传统的档案馆(室),本身对劳务外包需求比较大,可以选择专业做档案整理扫描的。比如企事业单位,在档案专业上不足,可以选择具备档案管理咨询和档案全流程服务业绩的,这样确保档案管理工作的专业性和系统性。档案软件的选择和选型,都是建立在客户档案管理成熟度比较高的阶段,所以档案管理软件的作为工具型的产品,一定是要结合档案管理现状来选型的。我们认为,选择何种档案类型的服务,不仅需要评估专业能力,也要考量服务的可持续性和长久性,考量档案服务的服务价值观。对于国内起步较晚的档案外包行业来说,档案服务产品化和品牌化,是外包企业战略发展的必然选择。
本人成立了一家档案整理服务有限公司,但需要保密资质,请问这个保密资质要怎么办,需要什么条件?求解答
档案整理服务类型需要《涉密档案数字化加工资质》,这个资质分为甲乙两类,国家相关法律法规对这两类资质作了详细的划分:
(一)甲级资质
1.通过质量管理体系认证(如GB/T 19001-ISO 9001)、职业健康安全管理体系认证(如GB/T 28001)、信息安全管理体系认证(如GB/T 22080-ISO 27001)。
2.依法缴纳社保金满1年的员工不少于50人。
3.经审计的上年度净资产不少于1000万元,上2个年度各项纳税总额不少于100万元,经营状况良好。
4.具有自有产权或租赁期3年(含)以上的固定生产经营场所,建筑面积不少于300平方米。具有可封闭式管理的涉密档案数字化加工场所,周边环境安全可控。
5.拥有功能完备的档案数字化加工设备。
(二)乙级资质
1.生产经营和质量安全管理体系健全。
2.依法缴纳社保金满1年的员工不少于20人。
3.经审计的上年度净资产不少于200万元,上2个年度各项纳税总额不少于20万元,经营状况良好。
4.具有自有产权或租赁期3年(含)以上的固定生产经营场所,建筑面积不少于200平方米。具有可封闭式管理的涉密档案数字化加工场所,周边环境安全可控。
5.拥有功能比较完备的档案数字化加工设备。
对比自身企业条件后,符合哪一类标准便可申请哪一类的资质了,申请保密资质时需携带:营业执照或者事业单位法人证书;从事印刷、复制等经营活动的许可证明;企业事业单位章程;生产经营和办公场所的产权证书或者租赁合同;国家秘密载体印制、保管场所平面图;法定代表人及从事涉密业务印制、管理人员的身份证明材料;验资报告及上一年度财务审计报告;印制设备清单;保密管理规章制度及保密设施、设备清单等资料到向工商注册地市地级保密行政管理部门提出申请。
10个工作日审查完毕,对于不符合申请条件的,退回申请材料,并说明理由;符合要求的,发出受理通知书。保密行政管理部门应当在30个工作日内指派两名以上工作人员进行现场审查。审查完毕,保密行政管理部门应当在15个工作日内作出审批决定。