电子化档案系统是组织机构管理和存储文件、记录和信息的重要工具，其有效性对于提高工作效率、信息共享和安全性至关重要。以下是电子化档案系统建设情况的汇报：

1. 项目背景：说明为何开始进行电子化档案系统建设，包括组织机构的需求分析和目标设定。

2. 系统规划：概述电子化档案系统的整体框架和架构设计，包括系统的模块结构、技术选型、数据存储和安全策略。

3. 实施进展：详细描述电子化档案系统实施的进展情况，例如已完成的阶段、剩余的任务、遇到的挑战以及解决方案。

4. 功能建设：列举系统所包含的主要功能模块，如文件录入、索引检索、安全权限管理等，并分别介绍每个功能模块的设计与实现情况。

5. 数据迁移：说明原始纸质档案向电子数据库的迁移过程，包括数据清理、格式转换、质量检验等环节，并概述迁移工作的进展。

6. 系统测试：解释系统测试的方法和结果，包括功能测试、性能测试、安全性测试等方面的情况，并指出已发现的问题和改进计划。

7. 用户培训：说明已经或者计划进行的用户培训措施，包括培训内容、对象和形式。

8. 风险管理：陈述在电子化档案系统建设过程中可能存在的风险和应对策略。

9. 下一步计划：详细描述接下来的工作计划，包括剩余任务的时间表、资源需求、以及系统上线和运维的策略和计划。

10. 收益评估：概述电子化档案系统建设后预期的效益和收益，如提升工作效率、节约成本、信息共享等方面的预期收益。

通过这样的汇报，相关部门和上级领导可以清晰了解电子化档案系统建设的情况，为决策提供必要的依据，并确保项目的顺利实施。