网络环境下的档案管理【浅析网络环境下的档案管理】

　　【摘　要】　随着科学技术的发展，我们正处于信息化的时代，在网络技术迅猛发展计算机应用越来越广泛的条件下，档案管理也正在向着电子化、网络化的方向迈进，大幅提升了其管理水平。但是，事物都具有两面性，信息时代提升了档案事业的发展空间，并为其带来巨大的发展潜力，同时，一些与之相应的挑战也随之而来。档案管理工作在网络环境的影响下，挑战与机遇并存，为了使档案管理工作能够顺利的进行，主动迎接挑战、克服困难，并紧紧抓住机遇是非常必要的。本文主要从三个方面来进行分析，即当前网络环境影响下档案信息管理的特点、目前的现状和面临的挑战以及采取的对策。
　　【关键词】　网络环境；档案管理；挑战；对策
　　1. 前言
　　信息在这个科技迅速发展的时代，被充分的利用和高效传播着。作为资源的一种，档案信息资料也渐渐由原来的神秘和不被重视转变为得到更多的关注和关心。因为档案资料能够给人们提供一些所关注的内在信息，其自身价值逐渐得到社会的认可。但是，目前一些比较突出的问题还存在于在档案管理工作的各方面，因此档案管理者们要顺应时代发展潮流，寻找工作中的重要突破口，抓住良好契机，实现档案信息化，变革新的理论和工作方法，使档案管理工作在发展过程中取得更大的成效。
　　2. 网络环境下档案管理的特点
　　2.1 档案信息的收集更加快捷
　　计算机技术的普及使得档案信息收集变得更加方便。数据信息可以直接由各输入档案数据库，同时档案人员在采集和核对信息时，也可以直接通过网络从各个部门的文件夹中得到所需的信息，这样缩短了文件转为档案的时间，使信息收集比传统的方式更加快捷。
　　2.2 档案信息记录的形式呈现多元化的趋势
　　在历史上，人们记录信息的主要手段是文字，并且文字是唯一的用来记录历史的工具。在科技发展过程中，录音和摄像技术的出现使得用声音和图像来记录信息成为现实。声音和图像比文字更加具体、生动、和直观地展示和描绘事物，使人们能够更加方便和详细的了解事物。
　　2.3 保证档案信息内容的完整性
　　在信息网络环境的作用下，对办公文件和档案进行一体化管理，通过网络，电子文件可以直接变为电子档案，保证了档案信息的完整性，使信息的丢失和遗漏得以避免。
　　3. 网络环境下档案管理面临的挑战
　　3.1 思想认识淡漠，观念落后
　　在传统的档案管理观念的影响下，现代化的资源建设以及档案信息化管理难以得到有效的实施，档案管理建设的受限使得各种经济效益得不到有效的提升。现代的档案管理难以发展的主要原因为，工作人员技术水平低，硬件设施条件不完善，对档案管理的投资力度不足，难以满足档案信息建设发展的需要，因而整体上不能够有力的促进其发展。
　　3.2 技术力量滞后
　　档案管理的技术力量落后，主要是由三个方面造成的。第一，从整体上来看，档案管理人员的技术水平普遍偏低，由于他们缺乏对计算机知识的了解，不能够熟练的掌握业务技能，再加上工作人员流动性大，使得具有专业性、技术性的人才严重缺乏；第二，档案管理部门大多数经济效益不高，不属于直接创造财富的部分，部门内部缺乏高层次的管理人才；第三，网络技术不断地更新换代，传统的档案管理模式已经不能很好的为档案管理发展服务，且再加上现在大多数档案管理的门户网站在建设发展中，缺乏技术含量，甚至有些档案网站很难进入，这些都对现代档案管理沉声了不利的影响。
　　3.3 档案管理软件没有系统的平台选型， 缺乏通用性
　　随着科技的发展，产生了很多各有特点的档案管理软件，它们虽然都具备档案管理最基本的要求，但是从目前的发展趋势来看，办公自动化、电子政务系统和档案管理逐渐趋于一体化，造成系统平台选型要顾及更多的因素。在各个档案部门，计算机的型号不一样，规格也不同，各自开发的软件不能互相交换使用，这样就给利用电脑完成信息管理的工作带来很大的麻烦，使得信息编辑成果得不到快捷的出版，这使档案信息网络化的进程受到了阻碍。
　　3.4 档案信息的保密性、完整性和真实性在信息网络环境下受到挑战
　　在一定程度上，档案信息一般都具有保密性，在对档案信息进行网络上的共享及开发利用时，必须符合保密内容的各项规定。不一定所有的档案资料都可以被放在网络上，涉密内容也不一定就不能录入网络系统，因此，档案工作者必须要思考的重要问题就是在网络环境下怎样做好保密工作。另外，在信息网络环境影响下，电子档案的真实性、可读性和完整性也受到了挑战。档案信息在网络环境下是以数字化的形态存在的，其本身具有的共享性、机读性、对设备高依赖性及易改性等特性使得任何有意的或无意的操作都有可能威胁到档案的真实性、完整性。
　　4．网络环境下档案管理的对策
　　4.1建设专业性强的档案人才队伍
　　目前，知识不足、管理落后、年龄老化等诸多问题在我们的档案管理工作人员中还大量存在着，如果这些问题得不到及时的解决，就会使我们的工作效率降低。在目前的网络环境下，传统的纸质档案的检索和查阅已经满足不了人们的需求，档案管理越来越向着网络化管理的趋势发展。因此，拥有一支专业性的人才队伍是必须的，领导应该着手创建一支年轻化、专业化复合型人才的人才管理队伍，这支队伍在提升档案管理工作上必将发挥重要的作用。如果缺少一支业务精良、技术性强的队伍，档案管理工作的实质性问题就得不到很好的解决，所以，要把不断增强档案信息化人才队伍的整体能力、持续创新和综合素质作为目标，在不断引进新的人才的同时，要加强对既有人才的技术培养，使档案管理人才队伍不断的适应知识经济的发展。此外，针对年龄老化的问题，要注意改善人员结构，加强人才建设方，特别是从专业结构、人员素质、学历层次等方面锻炼出一支精通理论和实践，既知识化、专业化又年轻化的档案工作团队。领导干部应该敢于唯才是用，接纳和吸引档案人才，加强对档案人员的培训，要更新观念，改变思路，在环境、机制、理论等方面不断创新，不仅要尊重人才，也要尊重知识，努力为档案人才干好事业营造良好的工作环境。

档案数字化管理的优势与存在的问题

档案数字化管理的优势与存在的问题
档案数字化管理优势
（一）能增强立卷制度执行力。1983年4月，中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《机关档案工作条例》的规定：“凡机关工作中形成的具有保存价值的文件材料均由文书部门或业务部门进行立卷，并定期向档案部门归档”，从上述规定可见，文书处理部门整理（立卷）在我国是一项基本制度。传统的档案管理工作，档案立卷是档案管理的重要步骤，现代化管理档案也要求所有档案均需立卷。但至今，在档案管理工作中，部门立卷的落实程度始终有待考量，不少单位档案室迄今仍未建构健全的部门立卷制度，或制度形同虚设，没有很好的执行，个别部门每年仅送几次较散乱的资料给档案室相应负责人代替部门进行立卷，但档案管理人员知识结构和业务领域受限，同时每日均有大量工作需完成，对每一个部门的工作内容未必了解透彻，必然也就不能保证所上交材料的完整和成套性。但档案数字化后，结合网络管理，由档案员将各部门已输入到电脑中的文件资料进行统一立卷编目，如此可提高档案归档质量。
（二）能缩短档案资料整理工作时间。传统的档案管理工作大多都是在固定时间、固定人员与固定地点进行的，档案资料的鉴定、整理、归档等流程需花费大量时间完成，且有时还会出现事半功倍的现象。档案数字化管理，突破了原有办公管理的局限性，电脑成为现代办公的主要途径，管理人员可通过编码与解码的方式完成电子档案的存储，且可用不同载体对档案进行复制与存储。相关部门仅可将需归档资料录入电脑终端，并通过后台传输至档案管理终端，管理人员就可利用电脑里已设的管理系统完成对资料的归档，如此缩短了工作时间，操作简便，提高了工作质量。
（三）提高了查询效率。在当前社会经济飞速发展的背景下，产生了海量的档案资源，如果依靠人工完成对档案资源的查询费时、繁琐。实现数字化档案管理后，查询者仅在指定页面上搜索关键词就能得到需要的信息，提升了查询效率。工作人员也将有大量时间从事档案资源的整理、分类等基础性工作。（四）增强纸质档案原件的保护。纸质档案实现数字化后，可以把原件妥善地保存起来，工作中档案的利用完全可以通过数字化副本代替原件实现，这样可以避免或减少对档案原件的损坏，以便有效地延长原件的保存时间；尤其是那些历史久远的珍贵档案材料，实现数字化处理后无疑会得以更好地保存。
二、档案数字化管理的不足
（一）档案数字化管理有一定的风险性。在信息技术逐日普及的今天，网络信息安全问题随之凸显，电脑病毒与黑客非法入侵等均为计算机系统里的档案信息造成了极大威胁，增加了档案保密管理难度。另外，部分档案在转换成电子档案时，主要利用电子编码技术来进行档案编辑，电子编码技术在应用时有一定的弊端，如果对原始凭证内容进行修改也不会留下任何痕迹，相关管理人员是很难及时发现的。所以，违反《档案法》的行为应备加警惕。
（二）电子文件档案储存受载体制约性强。电子文件对软硬件设备的依赖性相当强，计算机储存设备容量虽大，不过面对呈几何级数发展的电子文件也有穷尽之时，且计算机应用软件更新相当快，不少早期形成的文件在新的软硬件环境下无法读取，即使是同时期的电子文件也可能存在着软件不兼容问题，这些问题均不利于电子档案的安全、长期乃至永久管理。
（三）数字档案的法律效力问题。档案是原始的记忆，具有凭证作用和法律效应。但数字档案有其特殊性，由于它的内容容易被修改，并且内容和载体易分离，真实性存在“信任危机”。因此，数字档案突显囧态，在法律面前很难成为合法有力的证据。
（四）工作人员业务素质需要提高。因档案数字化与数字化档案信息管理必然会用到计算机软硬件与扫描、存储、数字影像处理等多种现代化技术，增强档案管理业务水平，并非仅懂得现代计算机技术的人即能胜任并完成工作，唯有一专多能的复合型人才方可胜任。因而应重视档案数字化与数字化档案管理人员的培养。总之，在计算机网络技术不断发展的21世纪，档案数字化管理是档案事业发展的必然趋势。现代信息技术必将实现由手工档案管理至自动化管理的变革，进而提高管理工作效率，减少劳动强度，加快文件传输。作为档案管理人员应正确权衡档案数字化管理利弊，紧跟时代发展步伐，摸索出科学档案管理新思路、新方法，规范档案信息化管理，发挥档案信息数据资源的利用价值，方可凸显档案工作的服务效能。

如何加强办公室电子档案和纸质档案的管理

如何加强办公室电子档案和纸质档案的管理
档案电子档案与传统档案管理工作现状，可知其中存在着一定的问题：
（1）档案管理工作流程有待进一步的优化与规范；
（2）档案管理人员专业水平有待提高，电子档案与传统档案管理工作创新性任重道远。同时，由于实际工作中档案管理机制不完善，加上其它因素的干扰，可能会造成档案流失或者档案信息保存不完整现象的出现；
（3）传统档案受到当前发展形势的影响，自身的应用范围受到了一定的制约，即纸质档案管理工作面临着较大的挑战。相对而言，电子档案由于受到计算机网络及各类信息技术的支持，实际的应用范围正在扩大。与此同时，为了更好的加深对传统档案与电子档案的深入理解，应了解二者的相关特征。传统档案的特征为：易识别、存储形式直观，但在长时间的保存中可能会丢失或者损害；电子档案的特征为：档案信息保存工作效率高、管理成本低、档案利用时可共享、对保存场地的面积要求低等。
电子档案与传统纸质档案在管理中的区别
归档方式方面有所差异
结合电子档案与传统纸质档案的特征及实际的应用概况，可知二者在归档方式方面有所差异。具体表现在：电子档案管理中由于采用了可靠的电子编码技术，能够进行快速的修改，且不会留下痕迹，其载体并不固定。实际操作中若采用了一些原始凭证的关键信息，可对档案进行修改。因此，电子档案归档中应注重数字签名、信息认证、身份认证及保密机制等技术措施的合理运用，确保文件在保存与处理的过程中不会出错，增强电子文件的真实可靠性，确保电子档案的法律凭证地位不受影响；相对而言，传统纸质档案归档方式较为简单。通过相关部门出具的证明，可对既有的档案材料进行修改，修改的过程中由于其为纸制品，缺乏严格的验证程序，材料的保密性要求并不高。
归档时间不同
当文件办理完成后，电子档案可随时进行归档，或在一定的时间内进行统一归档，文件形成后可在计算机网络及信息技术的支持下传送给档案部门，并需要通过电子数码签名的方式进行身份认证，最终由档案管理工作人员进行登记。在管理电子档案的过程中，需要进行访问限制，确保档案资源的高效利用。在这样的档案管理工作模式下，确保了档案的高效归档及完整性，避免了档案流失；传统纸质档案管理工作中需要相关部门进行统一整理，并定期对所有档案进行更新整理，管理中的流程性突出。
保管方式及分类、编目等方面的不同
电子档案与传统纸质档案在保管方式方面的区别有：电子档案中保存文件的可读性易受到文件载体、新存贮介质的影响，需要在计算机网络及信息技术的支持下进行操作完成。同时，档案部门接收到电子文件后应进行格式转换，确保电子档案的统一保存；传统纸质档案保管中需要对纸制品材料进行存储，管理中占用一定的空间，并需要严格控制存储环境，实际的管理工作难度大。电子档案与传统纸质档案在分类、编目等方面的不同表现在：电子档案文件比较特殊，需要档案部门接收到电子文件后进行唯一的文件编号，并给出相应的分类号与档案号，其中采用了全方位的检索工具，方便了用户查询，减轻了档案管理工作量；传统纸质档案管理中需要消耗大量的人力、物力资源，管理中可能会出现人为错误。