厦门市档案电子化管理要求

厦门市档案电子化管理要求包括以下几个方面：

1. 档案数字化：将纸质档案转化为电子文件，包括扫描纸质文件、录入电子数据等操作，确保档案的数字化处理。

2. 档案存储与传输：建立档案电子化管理系统，实现档案的存储、传输和共享。要求档案存储设备和网络环境稳定可靠，能够保证档案的安全性和完整性。

3. 档案索引与检索：建立档案索引系统，对电子档案进行分类、编目和标引，确保档案的准确检索。要求档案索引系统能够支持多种检索方式，如关键词检索、时间范围检索等。

4. 档案安全与保护：确保档案的安全性和保密性，防止档案被非法篡改、丢失或泄露。要求建立档案安全管理制度，包括权限管理、备份与恢复、防病毒等措施。

5. 档案审计与监管：建立档案电子化管理的审计和监管机制，对档案电子化管理过程进行监督和检查，确保档案电子化管理的合规性和规范性。

6. 档案保管期限管理：根据国家有关规定，对档案的保管期限进行管理，包括档案的留用、销毁等操作。要求建立档案保管期限管理制度，确保档案的合理保管和处理。

以上是厦门市档案电子化管理的一般要求，具体的要求可能还会根据实际情况进行调整和补充。

电子档案管理应遵循的原则

电子档案管理理应遵循的原则：安全性原则、接受性原则、经济性原则、合法性原则等。

1、安全性原则：电子档案管理应确保电子档案内容的完整性、保密性、可用性和不可篡改性，通过加密、备份等技术手段保证电子档案的安全性。

2、接受性原则：电子档案管理应该考虑到用户的需求和能力，提供简单、易用、易理解的系统和服务，并广泛地宣传档案管理的标准和流程。

3、经济性原则：电子档案管理应该在节约资源的前提下提高效率和质量，通过采用合适的技术和管理模式减少档案管理成本。

4、合法性原则：电子档案管理应该遵循相关法律法规、标准和规范，确保档案的合法合规性，减少因档案管理不规范而导致不必要的风险。

5、透明性原则：电子档案管理应该建立可以追踪操作历史记录的系统，公开档案管理流程和标准，以加强管理者和用户的互信互动，确保管理的透明。

6、可访问性原则：电子档案管理应当保障档案的长期保存和可访问性，同时充分保护档案的隐私和机密性。

7、生态性原则：电子档案管理应该在绿色环保的前提下进行，遵循可持续发展的原则，尽量减少对环境造成的污染和浪费。

电子档案管理好处

1、提高效率：通过电子档案管理，文件的检索、查找和共享变得更加方便和快捷，大大提高了工作效率。

2、提高准确性：电子档案可以更精准地记录文件内容和历史记录，而且随时可以进行存储和备份，保持了数据的完整性和准确性。

3、降低成本：电子档案管理能大大降低纸质文件的印刷、复印、存储、管理等费用，同时也减少了误操作和损失的风险。

4、提高安全性：电子档案管理可以采用密码和加密技术等措施，保护档案内容和隐私信息的安全，提高了档案的保密性和安全性。

5、提高服务质量：电子档案管理可以支持全天候、在线查询、下载、上传等服务方式，并允许多人同时访问同一份文件，提高了服务质量和效率。

6、绿色环保：电子档案管理可以减少印刷和纸张的使用，同时也减少了环境污染和能源消耗。

7、长期保存：电子档案可以实现远程备份和长期保存，并防止数据被篡改，可以确保数据的长期储存和可追溯性。

电子档案管理带来了更高效、更准确、更安全的文件管理方式，同时也可以节约成本、提高服务质量和降低环境污染等方面带来了重大的好处。

厦门市城乡建设档案管理办法

第一章　总　　则第一条　为了加强城乡建设档案的收集和整理，有效保护和利用城乡建设档案，发挥城乡建设档案在城乡规划、建设和管理中的作用，根据有关法律、法规的规定，结合本市实际，制定本办法。第二条　本办法所称城乡建设档案，是指在城乡规划、建设及其管理活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件、实物等各种形式和载体的材料。第三条　城乡建设档案管理应当遵循统一管理、集中收存、信息共享的原则，保障城乡建设档案的完整和安全，方便社会公众查询和利用。第四条　市、区人民政府应当加强对城乡建设档案管理工作的领导，保障城乡建设档案的馆库建设、人员配置、管理经费等条件适应城乡建设发展的需要。第五条　市建设主管部门负责全市城乡建设档案管理工作，区建设主管部门在市建设主管部门的指导下，负责本辖区内的城乡建设档案管理工作。

　　规划、国土房产、交通运输、水利、人防、市政园林、港口、消防等部门，在各自职责范围内负责城乡建设档案管理的相关工作。

　　市、区档案主管部门对辖区内的城乡建设档案管理工作按规定实施业务指导和监督。第六条　市城乡建设档案管理机构依照本办法规定负责下列城乡建设档案的日常工作：

　　一检查、指导和协调全市城乡建设档案管理工作；

　　二组织开展城乡建设档案相关法律、法规、规章的宣传和培训；

　　三起草城乡建设档案发展规划，制定城乡建设档案发展计划、规章制度、业务技术规范；

　　四接收、收集、整理、鉴定和保管城乡建设档案；

　　五按照规定对城乡建设档案进行验收，配合参与市档案主管部门组织的市级以上重点建设工程档案验收；

　　六统筹开展城乡建设档案信息资源的开发利用工作；

　　七涉及城乡建设档案管理的其他工作。

　　依法设立的区城乡建设档案管理机构，依照本办法规定负责本辖区内城乡建设档案的日常工作。第七条　城乡建设档案管理应当采用新技术、新设备，逐步推行城乡建设档案电子化归档和信息化管理。第二章　收集和整理第八条　城乡建设档案包括建设工程档案、业务管理和业务技术档案、基础资料档案。第九条　建设工程档案包括：

　　一工业、民用建筑工程档案；

　　二市政基础设施工程（含公用基础设施、市容环境卫生设施等建设工程）档案；

　　三园林绿化、风景名胜建设工程档案；

　　四文物古迹保护建筑工程档案；

　　五交通、港口基础设施工程档案；

　　六水利工程档案；

　　七抗震、人防等防灾工程档案；

　　八地下管线工程（含给水、排水、燃气、热力、电力、通信、广播电视等地下管线及其附属设施）档案；

　　九军事工程档案资料中，除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图；

　　十国家、省、市规定的其他建设工程档案。第十条　建设单位应当组织勘察、设计、施工、监理等单位按照国家、省、市相关标准和规范收集、整理建设工程档案，并对建设工程档案的真实性、完整性和准确性负责。

　　建设单位委托档案服务机构收集、整理建设工程档案的，档案服务机构应当按照国家、省、市城乡建设档案管理的标准和规范提供相应服务。第十一条　建设单位在组织建设工程竣工验收前，应当向城乡建设档案管理机构申请建设工程档案验收。对符合条件的档案资料，由城乡建设档案管理机构出具书面意见。建设主管部门在办理建设工程竣工验收备案时，应当查验城乡建设档案管理机构出具的书面意见。

　　涉及交通、港口、水利等专业工程的档案验收，按照国家有关规定执行。交通运输、港口、水利等部门可以委托城乡建设档案管理机构进行专业工程档案验收。

　　前两款规定的建设工程档案属于重点建设工程档案的，按照国家有关重点建设工程档案验收的规定执行。第十二条　推行建设工程档案验收承诺制。市城乡建设档案管理机构或者交通运输、港口、水利等部门可以根据需要编制建设工程档案验收承诺事项清单，建设单位对清单所列事项作出书面承诺后，城乡建设档案管理机构或者交通运输、港口、水利等部门应当直接出具建设工程档案书面意见。

电子档案管理要求

电子档案管理的要求如下：档案人员要转变思维方式，更新观念；档案人员要保证电子文件的可识读性；档案人员要确保电子档案的原始性；档案人员要加强对档案的集中统一管理；档案人员要严保档案安全。

1、档案人员要转变思维方式，更新观念。

要提高档案人员对电子档案重要性的认识，使其摆脱以纸质档案管理为基础的传统思维模式，建立以电子档案为基础的新型思维模式，实现由纸质文件的现代观念向电子档案的“后现代观念”的转变。

2、档案人员要保证电子文件的可识读性。

电子文件的信息内容是以特定的编码形式记录下来的，信息技术的发展不断有新的编码替代原来的编码，电子文件各自所有的编码方式和迅速变化的计算机系统运行环境间矛盾会越来越尖锐。

3、档案人员要确保电子档案的原始性。

电子文档在保存中容易被复制和修改且不易被发现，因此，保证电子文件的原始性是保证其凭证作用的关键。

4、档案人员要加强对档案的集中统一管理。

电子文件其物理结构和逻辑结构往往不一致，同一个电子文件中的正文、图形、指示、附件等可以不在载体上连续存放，甚至可以在不同的载体上而不影响其正常显示输出，在电子文件的传输载体转换等信息处理过程中，其物理结构经常发生变化，而其逻辑结构却可以保持不变。

5、档案人员要严保档案安全。

要注意电子文件“物理生命”与“信息生命”的保护。保护电子文件的“物理生命”主要是防磁、控制环境的温湿度、防机械损伤。对电子文件“信息生命”的保护是对档案管理又一新的挑战。

档案法中关于档案信息化建设的规定是什么

档案法中关于档案信息化建设的规定是根据过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
新档案法的颁布施行对不断加强档案治理体系和治理能力现代化具有重大的历史意义，为新时代档案事业高质量发展提供坚强法治保障。
电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规，电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用，电子档案管理办法由国家档案主管部门会同有关部门制定。
【法律依据】
《中华人民共和国档案法》
第三十五条 各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。
档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。第四十二条 档案主管部门依照法律、行政法规有关档案管理的规定，可以对档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织的下列情况进行检查：
（一）档案工作责任制和管理制度落实情况；
（二）档案库房、设施、设备配置使用情况；
（三）档案工作人员管理情况；
（四）档案收集、整理、保管、提供利用等情况；
（五）档案信息化建设和信息安全保障情况；
（六）对所属单位等的档案工作监督和指导情况。第三十九条 电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案馆移交。
档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。
档案馆可以对重要电子档案进行异地备份保管。