档案电子化管理与纸质管理优势

档案电子化管理与纸质管理的优势如下：

1. 空间利用：电子化管理可以将大量的纸质档案转化为电子文件，节省了大量的物理空间。而纸质管理需要大量的文件柜和存储空间，占用了较多的办公区域。

2. 检索速度：电子化管理可以通过关键词搜索、索引和标签等方式快速找到需要的文件，提高了检索速度。而纸质管理需要手动查找文件，耗费时间和人力。

3. 信息共享：电子化管理可以实现多人同时访问和编辑文件，方便信息的共享和协作。而纸质管理需要手动复制和传递文件，效率较低。

4. 安全性：电子化管理可以通过密码、权限控制和备份等方式保护档案的安全性。而纸质管理容易受到灾害、丢失和损坏的影响。

5. 环保节能：电子化管理减少了纸张的使用，有利于环境保护和资源节约。而纸质管理需要大量的纸张和打印耗材，对环境造成一定的压力。

总的来说，档案电子化管理相对于纸质管理具有空间利用率高、检索速度快、信息共享方便、安全性高和环保节能等优势，是现代化办公管理的重要趋势。

档案电子文件和纸质文件的优缺点比较

档案电子文件和纸质文件的优缺点比较

一般，档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。原始记录性是它的本质属性。下面是我收集整理的档案电子文件和纸质文件的优缺点比较，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。

一、电子档案和纸质档案比较的优势分析

1、电子档案的可分享性。纸质档案一般只有一份或者几份，数量非常少，而且只能在同一个地点观看。这对于文件的传输是非常不利的。如果另一个距离较远的地方的人需要了解这份纸质文件，只有两种方法：一种是远距离的人乘坐交通工具来到纸质文件所在地，另一种是通过邮寄纸质文件。显然这样会浪费大量的时间，人力物力。而且很大一部分的纸质绝密档案是不允许被邮寄的。邮寄的途中很有可能会造成文件的损坏或者丢失。

但是电子文件则可以在不同的时间，不同的地点同时被很多人看到。一方面可以打破人数的限制，同时被很多人看到，无形当中增加了档案的利用价值和利用效率。另一方面打破了纸质档案只能在同一场所观看的限制。观看者可以通过多种方式进行远距离观看。我们国家之前的文物档案都是采用纸质书面的形式，而且人们只能通过去博物馆才能看到文物，我们国家每个地区几乎都有博物馆，而且拥有五千年历史，文物数不胜数。远距离、时间少限制着很多对文物对历史有着浓厚兴趣的人。于是现在更多的博物馆开始采用电子档案以及线上观看、查询的方式。高科技的发展使得资源可以更加有效地分享。

2、电子档案的不易失真性和经济环保性。纸质的档案随着时间的增加和阅读次数的增加会受到不同程度的损坏，字迹也会越来越老化，难以长时间保存。高温高湿等环境因素均可促进纸张发生水解，同时也可使字迹材料发生扩散、洇化。而且意外事件的发生也极有可能会使珍贵的档案材料毁于一旦，比如火灾。但是电子档案却可以进行多个备份，而且数字化档案不会因为重复性利用而失效，我们可以进行无数次的打印、下载和传输。

纸质档案需要大量的纸张，而且档案工作人员需要花费大量的时间精力对纸质档案进行拆钉、装订和搬运。我国虽然地域广阔，树木众多，但是人均资源并不多。这是我们每个人都知道的常识。每年保存档案所消耗纸质的数量是十分庞大的，这显然是不符合建立资源节约型，环境友好型社会的。增加电子档案的使用可以很大程度上减少纸质档案的使用，保护环境。当一份文件需要传送给多个人的时候，只需要通过邮件、文档等方法即可，而不再需要大量的复印。

3、电子文档的多样性和趣味性。纸质文档的形式比较单一，只可以通过文字的描写来表达。在书写的过程中很容易出错。在观看文档的时候我们经常会看到潦草的字迹，很难认清。如果经过较长的时间，是很难求证的。电子档案的录入相对于纸质档案来说速度比较快，字迹工整，出错后方便修正。电子文档在录入时形式是多样性的，不只是单一的.文字形式。还可以采用多种图形比如柱状图、饼状图、条形图等来进行统计。

另外电子档案可以将相关物品的图片放入档案中，达到图形和文字的统一。有了电子文件可以更方便快速地对文件信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等，更好地满足利用者的各种需求。当围绕一个专题对档案进行汇编时，电子文件比手工编辑更快速，加工更方便。

二、纸质档案和电子档案的优势比较分析

1、纸质档案的不易篡改性和丢失性。电子档案对于电脑高手或者可以接触到档案的相关人员来说是极其容易侵入并且进行篡改的，而且电子档案篡改后不留痕迹，是非常难以被发现和识别的。纸质档案不容易被篡改，被篡改后会留下相应的痕迹，是非常容易被发现和辨别的。而且纸质的档案具有独一无二性，可以通过字迹等来进行相应的辨别。同样，一份历经时间越久的档案也就显得愈加珍贵。

电子档案的不稳定性更加明显，遇到计算机病毒或者计算机故障的情况，如果没有及时备份是十分严重的。保存电子档案的U盘、光盘、磁盘一旦受到外界强磁干扰，或因存储库房的温湿度的变化，都会导致档案内容的丢失和损坏。电子档案的查阅需要计算机等相关的设备和知识，而纸质档案方便快捷。同时电子档案的容易篡改性、拷贝性使得它的真实性容易受到质疑，相比纸质档案更有说服力。

2、纸质档案的安全性。有些档案是绝密的，有些档案是关系着国家安全的，有些档案是关系公民个人隐私的。但是电子档案的安全性远远不如纸质档案。对于网络上的一些高手来说，侵入各个系统的电脑并非不可能。电脑技术日新月异，每个国家都在飞速进步。如果想保证电子档案的安全性，我们必须不断地提高相关的技术，防止国家机密的外泄。

纸质档案与电子档案有什么特点？

现代社会随着科技进步及管理手段、设备的创新出现了电子档案，纸质档案不再一枝独秀。电子档案以其效率高、存储量大等优点而被人们广泛使用。本文对纸质档案与电子档案之间的区别、特点进行分析，进行对两者共存的管理方法进行探讨，使得能够共同效力于人们的工作和生活。

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织和个人直接参与社会实践，已经保持了各种形式的活动，形成的历史价值记录。档案是人们有意识保存下来的社会实践的文件，它是人类记忆的基础，连接人类社会的发展。随着信息时代互联网技术的发展，人们生活、工作的方方面面也随之发生了巨大改变。电子档案也悄然兴起并且以其高效率、少空间、易共享、多样性等特点越来越受到档案管理工作者的青睐。有人甚至预言，在电子档案兴起的今天，纸质档案将被电子档案所取代，未来的档案世界将会是电子档案的天下。

纸质档案是以纸张为信息记录载体的档案。电子档案主要是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等材料为载体的，具有原始记录性和保存僧人的文字、图像等电子文件资料。

纸质档案与电子档案的区别

1、记录载体的区别 纸质档案是手工用笔、纸张等手段书写、复制和制作的，其记录载体是纸张。纸质档案以具体形态存在，人们可以直接拿来阅读、使用。电子档案的记录、制作、处理、阅读和传输都以电子计算机等设备、网络和相关软件为手段，以光盘、硬盘等为载体，以二进制的数字编码抽象形态存在，需要借助计算机将数字编码转化、还原为文字、图像，人们才可以查阅。

2、存储容量的区别 传统的纸质档案以目前常用的A4纸为例，纸张面积为29.8cmX21cm，有效存储量面积较小。而电子档案的存储空间，以日常生活和工作中常用的光盘为例，一张光盘的存储量可达到400MB～600MB，可存放35万A4打印纸上的文字信息或10万页图形信息，这就相当于把一个满满档案柜里的档案资料压缩存放在一张光盘上。

3、耐久性的区别 纤维素是纸张的主要制成材料，具有较强的耐久性，只要能够有效排除高温、高湿等环境条件，纸质档案的寿命可延长到上百年甚至更久。随着科技创新，近年研制出档案专用纸张，为纸张存储的耐久性提供保障。电子档案的载体一般多是光盘和硬盘，对环境的温湿度、防磁性、抗破坏、抗病毒等条件要求很高，且寿命一般不超过20年，载体脆弱且不稳定，这无疑与档案的作用产生矛盾。

4、可更改性的区别 纸质档案的文字有个人字迹特征，有书写墨迹的新旧之别，不易更改和伪造，我们可以通过或提供档案原件，或提供档案副本或复制品，或提供档案信息加工品等来满足不同的档案用户的需要。而电子档案的不安全性和资源的共享性，可以运用计算机的限读功能及反删改、反复制、反销毁功能，向使用者提供所需档案信息的复制磁盘、光盘等。

5、信息唯一性的区别 纸质档案具有唯一性和原始性，纸质档案可作为凭证使用，人们常常通过对字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料进行分析进而对其原始性加以判断。与纸质档案相比较，电子档案的原始性不易判断和确认，完全没有“原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，并且具有信息共享性。