会计档案电子化管理的好处
会计档案电子化管理的好处包括:
1. 提高工作效率:电子化管理可以实现自动化处理和快速检索,节省了大量的时间和人力成本。通过电子化管理,会计人员可以更快地找到需要的信息,提高了工作效率。
2. 减少错误率:电子化管理可以减少人为错误的发生。通过电子化管理,可以避免手工录入和复制粘贴等操作带来的错误,提高了数据的准确性和可靠性。
3. 节约空间:电子化管理可以大大减少纸质档案的存储空间,节约了办公空间和存储成本。同时,电子化管理还可以避免纸质档案的损坏和丢失。
4. 提高安全性:电子化管理可以实现数据的备份和加密存储,提高了数据的安全性。同时,电子化管理还可以设置权限和审计跟踪,保护会计档案的机密性和完整性。
5. 便于审计和监管:电子化管理可以实现对会计档案的全面监控和审计。通过电子化管理,审计人员可以更方便地获取和分析数据,提高了审计的效率和准确性。
总之,会计档案电子化管理可以提高工作效率、减少错误率、节约空间、提高安全性和便于审计和监管,是现代会计工作的重要手段和工具。
电子档案对会计业务流程的影响
提高工作效率、降低会计档案管理成本。
1、提高工作效率。档案电子化管理,减少了财务人员手工打印、整理、装订会计档案的工作量,提高了工作效率。
2、降低会计档案管理成本。电子档案减少了纸质文件的消耗,与打印设备的购买,降低了成本。
会计电算化档案管理的作用
楼主您好, 会计电算化是指电子计算机代替传统的人工记账、算账、报账以及部分代替人脑完成对信息分析、预测与决策的过程,是以电子计算机为主的当代电子技术与信息技术应用到会计实务中的简称。 会计电算化与会计档案管理之间是相互依存、互为促进的关系,一方面,会计电算化工作拓宽了会计档案的职能范围、提高了会计档案管理的效率;另一方面,会计档案管理也对电算化环境下的会计提出了新要求,并为会计控制提供了重要的理论依据。具体如下:一、会计电算化环境对会计职能的影响 会计工作电算化是伴随着科学技术进步与管理的要求而发展成为一种实现会计职能的手段,是科技环境与管理环境共同作用于会计工作的结果。在会计电算化环境下,一方面,会计人员的工作环境得到改善、效率得到提高;另一方面,会计职能作用形式产生了变化,会计职能的重心由人工记账时期的会计核算转向会计电算化环境下的会计监督。 1.简化了会计核算过程。会计是伴随着经济活动的规模与复杂性到了一定程度后,从其他经济管理活动中分立出来的,形成其自身独立的专职工作。传统的人工记账时期,会计工作的主要任务是进行会计核算,会计核算的过程包括设置账户、复式记账、填制凭证、登记账簿、编制会计报表等内容,其中大量重复的劳动是填制凭证、登记各种账簿与编制会计报表;在会计电算化环境下,会计核算的过程除设置账户与填制凭证是采取人机交互方式外,人工记账时代大量重复进行的登记账簿与编制报表工作主要由计算机自动完成,会计人员所进行的主要是审核与监督工作。显然,在电算化环境下,会计核算过程得到简化,会计工作效率明显得到提高。 2.拓宽了会计监督职能。人工记账时期会计人员的主要精力是放在登记各种账簿与编制会计报表上,会计职能主要表现为核算职能,会计监督仅仅体现在核算之中,监督的形式主要是事后监督与被动监督。在会计电算化环境下,一方面,会计人员可以从繁重的手工劳动中解脱出来,在时间上保证了会计人员能够有效地行使监督的职能;另一方面,由于会计电算化环境下的预算控制不仅实现了对单位经济活动的“时时监控”,而且还可以打破时间的跨度,完成对历史会计信息的处理与未来信息的分析等工作,较好地协助会计人员进行事前预测、事中控制与事后考核等对经济活动全过程的控制工作,从而大大地拓宽了会计监督职能的空间。 二、会计电算化环境下会计档案职能的特点 同人工记账时代的会计档案相比,会计电算化环境下会计档案的形成与管理有以下三个方面的特点。 1.内容复杂性与领域拓展性。传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算纸质材料,它是记录和反映经济业务的重要史料和证据,具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性。实行会计电算化后形成的会计档案,从实际内容看,一方面保留了传统意义上具有严格规范性、史料性和整体性的会计档案,另一方面又包括了存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据,使电算化会计档案与传统的会计档案相比,存储的范围和领域明显扩大。 2.环境依赖性与载体特殊性。传统的会计档案不需要软、硬件的支持,比较直观,可以直接查看到会计信息,而会计电算化档案必须在特定的计算机硬件与软件系统才可重现,对系统环境具有很强的依赖性。会计档案的数字化,使会计核算资料的记录方式发生了突破,改变了信息的介质,提高了会计信息处理的质量和速度,但由于电算化会计档案中的档案载体不是纸张而是磁盘、光盘等,它们受载体的质量、存放环境、存贮信息有效期与载体在计算机文件中阅读器质量好坏等因素的影响。 3.信息共享性与数据易改性。网络技术的运用,可以提高会计文档的多方位检索速度,并能够实现档案信息的网上远距离传送,有利于会计档案资源共享。但是,由于存储磁介质与光盘中的数据可以很容易被修改,从而导致会计档案信息的失真,甚至被破坏的可能,而使会计档案失去价值。 三、会计电算化环境下会计档案职能的定位 由于会计电算化环境下会计工作的结果(会计档案)具有领域的拓宽性、环境的依赖性与数据易改性等特点,会计电算化虽然有助于简化核算过程与拓宽会计监督的职能,但在会计工作质量控制与会计信息安全利用等方面存在较多的问题,给会计工作提出了新的任务与要求。要解决这一问题,使会计职能适应会计环境对会计工作的要求,就应从调整会计职能入手,将会计职能的行使设置为两个层次,一是由前台工作人员行使对经济活动的核算与监督职能,完成对单位经济业务的处理工作;二是由后台工作人员行使对会计工作的再监督职能,完成对会计信息质量控制与信息利用工作。会计档案作为记录会计工作过程与反映单位经济活动状况的证据,既是联系会计工作前台与后台的纽带,也是实现会计质量控制与会计信息利用的主要途径。因此,同传统手工记账时代的档案管理职能相比较,会计电算化环境下会计档案的职能主要应突出它的两大功能。 1.会计质量控制关口的职能。在会计电算化环境下,会计质量控制的重点是建立一种内部制约机制,及时预防“差错”与“舞弊”行为的发生,会计档案管理的主要职责是要留下包括“差错”与“舞弊”行为在内的经济业务记录与会计工作痕迹,并通过相应的事后监督机制,及时发现并中止上述行为。因此,在会计电算化环境下,会计档案管理首要职能是实现档案归集关口的前移,确保会计档案资料的真实性,反映经济业务与会计工作的本来面貌;其次,要将内部会计控制制度与实施结果纳入档案管理的范畴,把事后监督信息定期反馈到会计工作前台,同时真实记录信息反馈与信息处理的过程;第三,要建立会计档案归集的审查制度,制订各种会计信息处理过程的归档要求,做到内容完整、手续完备、要求具体、责任明确,使会计档案的归集成为单位会计工作质量再完善的过程。 2.会计信息利用窗口的职能。由于计算机中的数据文件是动态的,时刻都在发生变化,因此,会计档案利用的首要任务是要根据会计工作的特点,在规定的时间段内进行数据备份,并定期将计算机系统中的所有档案要素复制到磁介质上,与相关的文字材料和电子文档等一同归档,保证归档资料的完整性,为实现档案数据的综合查询与有效利用奠定基础;其次,要运用相关的统计分析方法,根据单位经济业务的分类,对会计信息进行加工整理,并通过对会计档案的编研,以财务年鉴等方式形成有价值的会计信息,防止保存档案信息的载体失效而使重要的会计信息丢失;第三,根据工作需要,在有针对性地实现会计档案信息对外提供与提高会计档案利用价值的同时,做好会计档案数据的日常维护工作。 四、会计电算化环境下会计档案职能的实施 要实现会计电算化环境下会计档案的各项职能,必须从观念、制度、手段与人力等方面入手,才能确保会计档案职能的实施。 1.强化档案意识。首先,要克服传统会计档案管理过程中的一些错误观念,纠正会计档案管理过程中的一些错误做法。比如:重凭证、账簿管理,轻辅证材料管理;重纸质实物档案管理,轻磁性介质档案管理;重档案移交后续管理,轻前台会计工作的档案管理;重一般档案的统一管理,轻专门档案的专门管理。其次,要将先进的档案管理思想、管理方法、管理理论和管理成果应用于会计档案的管理实践,树立会计档案管理的时效性意识、完整性意识、过程控制意识、质量保证意识、妥善保管意识与有效利用意识。 2.健全档案制度。会计档案管理应从严密、有序与规范的要求出发,充分重视制度建设,严格按照《会计档案管理办法》与会计电算化环境档案管理的要求,积极推进会计档案管理的科学化、规范化、制度化与现代化工作。要建立会计档案入库前的审查制度,加强前台会计工作的会计档案管理,确保人库会计档案的质量;要建立会计档案查询、对外借阅、复印等内部控制制度,防止档案资料的遗失与泄密,确保会计档案的安全;要加强对有保存价值与利用价值的辅证材料以及磁性介质会计资料的管理,防止磁性介质档案信息的失效,确保会计档案的完整。 3.完善档案手段。传统意义上档案手段主要是指档案库房、档案设施,随着新型存储介质的不断出现和现代信息处理技术的广泛应用,出现了许多新型的档案载体,新型载体与传统档案载体在形成介质、利用方式、存储方式等各个方面都有不同的特点和要求。以新型档案载体为对象的会计档案,将是电算化环境下会计档案管理的重要形式,它不仅要求有效地保护档案载体,还要确保档案信息内容的安全性、真实性与完整性,这就给会计档案的管理手段与管理环境提出了更高的要求。会计档案管理部门只有将当代先进的技术设备、技术手段与技术成果引入档案管理实践中,才能满足新型档案载体管理的要求。 4.培训档案人员。现代化的管理需要现代化的人才、现代科学技术手段与先进科学管理方法的掌握和应用,人是决定因素。由于会计档案资料内容广泛,具有专业性、广泛性与严密性的特点,作为一种专门档案,不能按一般档案的管理办法进行管理,而应该按照专门档案进行专业化管理。会计档案的专业化管理,要求档案管理人员不仅要有档案管理学知识,还应具备会计专业知识,能够熟练使用现代化的管理手段,运用各种管理软件。而现在大部分档案管理人员只具备会计或档案管理单方面的知识,难以胜任现代会计档案管理工作的需要,培养和引进一批既掌握各种现代技术知识和技能、了解档案管理知识,又精通会计工作业务,专门从事会计档案管理的工作人员,才能适应新时期会计档案管理的要求。 参考文献: 1.于玉林.现代会计理论实务与教育研究[M].北京.中国财政经济出版社,2000.3.9 2.吴水澎.中国会计理论研究[M].北京.中国财政经济出版社,2000 3.田巧芬.会计电算化条件下的会计档案管理[J].中国卫生经济,2004(10) 4.陈永成.档案管理现代化是新时期档案事业发展的必然趋势[J].中国档案,2003(11)
如何开展大数据时代下的电子会计档案管理工作
如何开展大数据时代下的电子档案管理工作
档案信息化管理的优点
(一)提高办公效率
在传统的档案管理工作中大多数工作都会通过人力解决,导致所有的工作人员都承受着非常大的工作压力,无论是资料的收集还是整理只能依靠人工的力量,因此在工作人员工作的过程中可能会出现失误,甚至可能会造成档案丢失的情况,在进行档案记录工作的过程中,部分工作人员可能会因为字迹问题导致信息误解情况,因此,曾经的档案管理工作是非常复杂、困难的,错误出现的频率较高。在将信息化技术应用于档案管理工作后,该项工作不仅流程变得更加简单,而且不管是收集档案还是对档案进行分类等都得到了简化,让工作人员的档案管理工作变得更加轻松,并且还有效提高了工作效率。
(二)方便资源共享
传统档案管理工作中对档案进行查阅是十分复杂的一件事,要求工作人员对档案进行逐个查找,很难在短时间内就找到一个文件,工作内容复杂且困难,因此信息查阅工作频率非常低,所以信息共享也很难实现,许多信息都因为查找困难而不能发挥任何作用,是十分浪费的。在使用信息化技术对档案进行管理的工作中,可以把所有档案按照不同种类分别进行储存,档案管理变得更加系统,档案管理中的各项工作都变得更加简单了,人们能够在网络平台上获取需要的文件,对各种信息数据都可以非常快的获得,实现资源共享。
(三)有效提高了传递速度和传递的安全性
负责档案管理的工作人员有时需要向个别部门传递他们所需要的文件,传统的文件传递大多是使用邮政系统,需要消耗很长时间,而且可能会受到多种突发因素的影响,引起各种事故,比如文件丢失或损坏等,因此这是非常危险的一个选择,会给各部门的工作都造成非常大的影响。在使用信息化技术进行档案管理工作后文件传递则变得十分简单,可以直接使用网络向对方进行传递,不仅速度快,而且安全性更高。
创新档案管理理念实现管理信息化的途径
(一)建立健全档案规范体系
要想在信息化时代使用信息技术做好档案管理工作,健全的档案规范体系是一切工作的基础,能够统一管理工作的各项标准。在传统的管理工作中有很多缺陷,管理工作质量较低,档案管理工作的作用没有得到充分发挥,现如今,档案管理工作缺少统一标准,信息化技术的覆盖不彻底,所以,我们必须要有一个健全的管理规范体系,提高档案管理工作的质量。
(二)提供技术支撑
信息化的档案管理工作必须要有更多先进技术的帮助,技术是进行一切工作的基础保障,所以,一定要向管理部门提供技术支持。信息化的档案管理应该在APP上进行工作,要针对档案管理工作进行应用开发,除此之外,为了提高管理工作效率,管理软件要和自动化的办公系统结合到一起。先进的设备同样也是信息化管理的技术保障,有效提高管理工作效率,减轻工作人员压力负担,保护他们的身体健康。
(三)对档案管理的软硬件设施进行更新
我们需要更新档案管理的软硬件设施,这样才能提高档案管理的质量和效率,从而将重要的内容得以保存,减少问题的出现,现代化的设备能够实现更好的效果,全面进行管理,并且能够应对各种问题和困难,达到更好的效果,使得重要的内容得到准确的保存。在实际的发展中,档案管理人员需要学会熟练的操作相关的设备,还需要对软硬件设施进行及时的更新,这样就能保障数据的完整性,还可以进行分类整理,提高档案管理的水平。
会计档案电子化的意义
尤其是疫情期间,优化和拓展“非接触式”电子凭证的必要性更为凸显,而当下企业会计档案管理工作面临困扰:
会计档案量大,会计凭证、合同、报告等材料多;
流程管理体系未拉通,不利档案整体管理;
没有纸质档案与电子的索引关系,查阅繁琐困难;
无监督、易丢失、被篡改损毁,无法保证完整性。
在归档过程中,对于档案移交、上架、盘点、销毁等,企业如何实现高效在线管理呢?解决方案,详见下文。
档案系统体系:财务“云”端化
云计算、云共享等技术愈发成熟,加速企业会计管理信息化进程,如何在“无纸化时代”云领风骚?!财务云档案管理系统的出现,恰是市场大浪淘沙后的一粒“金子”。
财务云档案管理系统灵活对接企业前端业务系统,实现财务档案与业务环节拉通,档案自动采集,且电子档与实物档保持信息一致。除了作为独立系统的解决方案,还可以与财务共享中心结合,形成综合解决方案,互补增强。