档案电子化管理的先进理念

档案电子化管理的先进理念包括以下几个方面：

1. 数字化转型：将传统的纸质档案转化为电子档案，实现数字化存储和管理。通过数字化转型，可以提高档案的可访问性和可管理性，减少物理空间的占用，并提高档案的安全性和保密性。

2. 自动化流程：利用先进的技术和工具，实现档案管理的自动化流程。例如，通过OCR技术实现自动扫描和识别纸质文件，通过自动化的工作流程实现档案的分类、整理、归档等操作，提高工作效率和减少人工错误。

3. 数据挖掘和分析：通过对电子档案中的数据进行挖掘和分析，可以发现隐藏在档案中的有价值的信息。例如，通过数据分析可以发现某个时期的销售趋势、客户偏好等，为企业的决策提供依据。

4. 云端存储和共享：将电子档案存储在云端服务器上，实现远程存取和共享。这样可以方便不同部门或不同地点的人员共同访问和管理档案，提高协作效率和信息共享。

5. 安全性和隐私保护：在档案电子化管理过程中，要重视档案的安全性和隐私保护。采用加密技术和权限控制机制，确保只有授权人员才能访问和修改档案，防止档案信息的泄露和损坏。

总之，档案电子化管理的先进理念是利用先进的技术和工具，实现档案的数字化存储、自动化流程、数据挖掘和分析、云端存储和共享，同时注重档案的安全性和隐私保护。这些理念可以提高档案管理的效率和质量，为组织和企业提供更好的决策支持。

档案工作中的特色亮点有哪些内容？

档案工作的特色亮点可以总结为以下几个方面：

1. 数字化档案管理：随着数字技术的发展，档案数字化管理已成为档案工作的一大特色，数字化档案管理不仅提高了档案的保管、检索和利用效率，同时也在数据的安全保护和长期保存方面提供了更好的保障。

2. 多元化档案信息服务：除了提供档案保管和管理服务，现代档案工作还注重多元化的档案信息服务，通过电子化信息服务、数字化资源提供等手段，提供更为便捷和高效的档案信息服务。

3. 现代化档案管理理念：现代档案管理理念注重以用户需求为导向，注重档案管理的协同性、开放性、互动性和共享性。通过采用信息技术手段，建设起全员参与的档案管理体系，不断提升档案管理水平和服务质量。

4. 档案工作智能化：随着人工智能和大数据技术的发展，档案工作也开始向智能化方向发展，采用智能检索和智能识别技术，加强档案数据的自动化处理和分析，提高工作效率和管理水平。

总体而言，档案工作的特色亮点就是在数字、现代、多元和智能化方向上的不断拓展和创新，以更好地适应信息化时代的要求，并为用户提供更为优质、高效的档案服务。

国外电子文件中心建设战略与理念透析

　　国外电子文件中心建设战略与理念透析
　　
　　余厚洪
　　
　　论探讨国外电子文件中心建设战略与理念透析
　　
　　起源于20世纪中口r的“文件中心”是一种社会化、集约化和专业化的半现行文件管理机构，被誉为“现代最富有生命力的新型档案机构”.如今，在电子文件数量激增的形势下，顺应电子文件保管、利H拍勺需求而建立起来的“电子文件中心”,是文件中心向电子领域的推进。本文试以美、澳、英、德、加等国为例来谈谈国外电子文件中心建设的战略与理念。
　　
　　一、国外电子文件中心建设战略
　　
　　1.美国：信息技术驱动多元化战略
　　
　　1988年，美国国家档案和文件署（NARA）建立了全球第一个电子文件中心。该中心是NARA六个主要办公室之一——华盛顿D-C文件服务部的一部分，内设档案服务分部与技术服务分部，前者负责电子文件的鉴定、登录、保存、加工及参考服务工作等，后者则从技术上辅助电子文件中心的工作：,馆藏电子文件来源于美国国会、法院、总统行政办公室、各种总统会}义以及近100个局及行政分支机构的部门，内容涵盖政府的表态和农业、人口、教育、环境、经济、军队、科技、健康、社会服务、同际事务等方面。
　　
　　文件中心工作人员要对电子文件开展存贮、检索、保密、鉴定、保护、迁移等一系列工作：①信息存取。除存取9-磁道的磁带机或3480-类卡式磁带机巾的电子文件外，中心保管的大多数电子文件都不必依靠专用计算机硬件或软件处理。②信息复制可以采取多种技术方法拷贝电子中心的文件，并可用不同密度复制，但不包括对有关文件编制的复制，同时区分不同情况收费。文件的转存、复制都在电子媒体上进行，中心没有惯例摘录、制表或按格式打印输H{.③信息定购。预订者在写明预订输入标准后，可使用电子文件中心E-mail（****）要求预订，还可在电子文件中心建立一个存款账户以便支付费用。
　　
　　在建设电子文件中心的同时，美国于1998年提出了ERA（ElectronicRecordsArchives）方案，拟将信息技术领域里的“面向对象”方法引入到档案管理领域，建立一个在整个文件生命周期都可以跟踪并使用文件的实用自动化系统。这是美国电子文件中心建设战略目标和对策实现的具体手段，具有保证计算机生成的文件在未来仍然保存并满足社会各方面的基本证据需要，在保证文件真实性的同时能够长久保存，在满足保护隐私和敏感信息的同时保证公众的利用等功能。可见，美国特别注重技术影响分析，重点强调通过建立满足文件功能要求的文件管理系统来实现电子文件的集中保管，以此来实施电子政务信息技术驱动多元化战略。由于具有既遵循文件运动规律又不乏实践创新、既追求规模效益又重视服务质量等特征，美国电子文件中心成为其他国家效仿的典范。
　　
　　2.澳大利亚：业务分析法驱动多元化战略
　　
　　澳大利亚档案工作者从“文件”最本质的特征——凭证作用来考虑文件的存在②，因此，电子文件中心要求文件形成部门在移交电子文件时提供有关数据与背景信息。
　　
　　澳大利亚突出业务分析方法论，强调从好的业务治理出发，在接收电子文件时作“全面检查”:①确认所有需要移交的电子文件和对应的文字材料是否移交齐全；②对照移交的原始文字材料检查电子文件的真实性、准确性；③对电子文件材料进行病毒或其他问题的检查；④将经过检查的电子文件存放于安全库区隔离观察4周，再用更新后的病毒检索系统对其进行检查，合格者转存至中心的计算机系统中。
　　
　　澳大利亚还非常重视文件格式的规范化处理。需保存的检查合格的电子文件要同时被转换成两种文件格式：一种保持原始状态，称为“原始记录版”;另一种是经过规范化处理后被国家档案馆长期保存的新的数据格式，称为“规范化格式版”.目前，澳大利亚国家档案馆使用XENA（XMLElectronicNormalizingofArchives）系统来完成这一转换工作。格式转换完毕后，保管员还要使用“校验总和”（Checksum）软件反复核查，以确保内容的真实性。核查无误后，两种格式的文件最终都将被复制成一种难以被磁化的录像光盘存入电子档案库中。
　　
　　此外，澳大利亚还建立了政府机关与国家档案馆和责任权威机构的责任战略联盟，构筑具有全局性和综合性特点的文件管理框架，实施业务连续体与文件连续体“双连续体”集成电子文件管理策略。
　　
　　3.英国：信息自由法驱动多元化战略
　　
　　英国建立了具有战略指导作用的国家电子文件管理政策框架，出台了具有示范作用的电子文件管理系统功能要求规范。这主要包括《现代政府白皮书》（1999）、《电子文件管理的电子政府政策框架》（2001）、《电子文件管理系统功能需求》（2002）、《信息资产登记》（2007）等。③其中《电子文件管理系统功能需求》（FunctionalRequirementsforElectronicRecordsManagementSystems）所列条款共420余条，远远超过DOD5015.2的160条、MoReq的390条。
　　
　　另外，英国还制定了一整套电子文件管理对策及实施指南。如英国电子文件中心强调的元数据标准（e-CovernmentMetadataStandard），是英国国家档案馆和“电子专员办公室”（Officeofthee-Envoy）合作开发的支持文件管理元数据交换的XMLschema,能提高电子文件管理系统之间、电子文件管理系统与其他系统之间的互操作性。英国规定接收的电子文件格式为PostScript、TIFF、SGML、PDF和逗号界定文件格式，规定用CD-ROM和CDR等最安全的介质保存，还要求各部门在选定移交文件的格式和介质后制定一个详细的文件移交计划，对移交文件的步骤予以说明，以确保文件移交工作顺利完成。理论探讨
　　
　　在英国，从上到下实施电子文件管理规划，从下到上实施电子文件和数字档案系统构建。英国不仅为部门和机构形成的电子文件的电子化保存与检索及其电子文件管理系统的设计与实施提供政策框架，还为政府机构间电子文件的共享与交换提供通用元数据标准和互操作性标准及指南。这属于信息自由法驱动多元化战略。
　　
　　4.德国：工作业务流管理驱动多元化战略
　　
　　德国将电子文件作为提高政府效能的重要工具，同时关注公民对于电子政务信息的利用。德国将电子文件管理纳入IVBB联邦政府两地电子政务网络建设之中，并在联邦政府在线项目（BundOnline-2005）中得到发展和完善。
　　
　　DOMEA（Dokumenten Managementund FJektron-is cheArchivie,计算机辅助文件管理和电子归档），是德国政府机关和事业单位电子文件管理和归档的推荐性标准，目前的版本是2005年11月公布的2.1版，它是德国联邦内政部下设的信息技术协调指导处从1996年开始为无纸化办公制定的。该规范不仅指导在计算机辅助条件下电子文件的流转和归档，还指导如何整理那些保存在文件服务器、硬盘和电子邮箱中尚未结构化的`电子文件，以满足电子文件管理中齐全性、完整性、真实性、合法性的要求。DOMEA还规范公务电子邮件从发送、接收、转发给相关员工、办理到向电子文件中心归档的全过程。④经过不断修正完善，DOMEA已成为欧洲国家中重要的电子文件和电子档案管理标准。在DOMEA中，运用了较为独特的文件集合和案卷分层管理理念，按照登记系统、电子文件和工作流管理层层推进电子文件的管理活动。
　　
　　5.加拿大：公共管理服务驱动多元化战略
　　
　　加拿大电子文件中心的建设理念体现在加拿大政府文件管理的定位、原则及其规范中，该国的电子文件管理被纳入《统一电子证据法》（1998）、《加拿大政府信息管理框架》（2004）、幼口拿大信息管理政策》（2007）等法规文件中，电子文件中心建设是政府活动证据与信息资产管理的重要内容。
　　
　　加拿大电子文件中心的作用被定位为：提高政府服务的质量和效率，加强治理和责任，提高公共资源的财务管理和增强公共服务。⑤力拿大从政府公共服务的视角获取高级管理层对机构文件信息管理的支持，强调高效的文件管理，以减少与文件管理相关活动的风险，支持政府决策、支持政府对社会的服务，促进政府间的沟通与交流，提高公众对政府的信任。这反映了加拿大公共管理服务驱动多元化战略的特征。
　　
　　二、国外电子文件中心建设理念的共性
　　
　　虽然各国电子文件中心建设在战略上各具特色，建设的具体路径亦不尽相同，但在建没理念上具有诸多共性。
　　
　　1.立足国际标准和基础研究成果，在电子环境下，现行文件与归档文件或档案已经很难在管理阶段上截然分开，欧美国家的电子文件中心都是基于IS015489《信息与文献——文件管理》和IS014721《开放档案信息系统参考模型》（OpenArchiv PsInfonnation System,OAIS）建设的，并吸纳了世界范同内影响广泛的研究成果，如文件生命周期理论（TheRecords LifeCvcle）、文件连续体理沦（TheRecords Continuum）等。
　　
　　2.属于国家政府责任的重要内容各国纷纷把电子文件管理作为信息时代政府治理与政府责任的重要内容，并纳入国家电子政务建设范畴。比如英国将其列入国家信息化工作“电子特使”（e-EJl——oy）的职责范围，并颁布了《电子政务环境下电子文件管理的政策框架》；加拿大视电子文件巾心为对社会服务和问责的重要机构；澳大利亚将电子文件管理作为政府绩效检查与审计的内容与依据。许多国家都希望电子文件中心在集中管理政府各部f1电子文件和协调全同电子文件管理系统的互联互通方面发挥核心和枢纽作用。
　　
　　3.特别强调信息共享与公共服务。很多国家基于信息共享的理念，通过确定框架、统一标准、创新机制、创新模式实现文件信息互联互通。比如澳大利亚基于国际元数据标准DublinCore制定了《澳大利亚政府资源定位服务>（AGLS），文件管理元数据标准与之兼容；英国国家电子文件管理政策框架始终强调数字档案的在线服务；加拿大也特别强调电子文件中心的公共信息服务功能
　　
　　4.重视电子文件的长期有效保存。电子文件中心既为发挥半现行电子文件的初始价值和情报价值而以适当方式提供利用，又为具有永久凭证价值的半现行文件进入国家档案馆而开展保管、鉴定工作。确保电子文件的长久保存，成为各国电子文件中心建设的基本出发点。比如澳大利亚电子文件中心对接收文件的细致“检查”,就是为电子文件的长期保存做准备；美国投入巨资倾力研制电子文件管理系统，也是为了电子文件能够永久保存，
　　
　　5.规范电子文件管理系统的功能。电子文件的管理势必采用以软件为中心的系统管理方法，软件功能是否科学、完善，直接关系到电子文件的真实性、完整性与可用性、为此，很多国家和地区制定并大力推动执行电子文件管理系统的功能需求标准，将其作为保证电子文件证据作用的关键。如美国出台了DoD5015.2-STD《电子文件管理应』H软件设计评价标准》，英国颁布了《电子文件管理系统功能需求》，并于2007年改为支持新版本的欧盟标准Moreq2.这些功能需求标准在这些国家或发布区域得到有效应用，在国际上产生了广泛影响。
　　
　　6.注重多层面共同推进中心建设无论侧重点在政策、标准上还是技术、业务上，都会兼顾其他层面，并将多层面的需求相互集成。比如美国的FJRA项目，在系统设计中同样强调了相关政策、标准的重要性；德国在强调DOMEA管理标准的同时，也非常重视工作业务流的管理；澳大利亚在突出业务治理的同时，就很注重系统、软件的开发；英国不仅规范了功能需求，还致力于电子文件的在线捕获、无缝管理。
　　
　　在短短的时间内，“电子文件中心”被广泛地建立和运行，并在实践中得到充分的拓展延伸，昭示着“电子文件中心”模式的强大乍命力。我困的电子文件中必建设，要在借鉴国外优秀经验的基础上，实现流程、标准、技术、软件没计、硬件配置等的相互衔接、相互匹配，确保收到实效：注释：
　　
　　（作者单位：浙江丽水学院）

现代人事档案管理探索_人事档案管理

现代人事档案管理探索

我国在上世纪50年代初产生人事档案以来，作为一项常规性的公共管理工具，对中国的信用建设、干部职工管理、国家安全、福利分配等方面作出过不可磨灭的制度性贡献。但是，随着社会主义市场经济体制的建立，人事档案制度的身份性和制度性弊端也显露无遗，出现了一些死档、弃档、虚假档案、人质档案、克隆档案，甚至人才自由流动中造成了人档脱节的现象。在人事档案管理上问题也不少，多数人事档案管理技术手段滞后，管理人员配备不足，硬件和软件都比较差。一些人事档案室的电脑仅局限于打印档案目录，无法进行人事信息的查询和检索，更无法实现对人事档案信息的筛选、排序、分类、汇总，信息化水平比较低，由此导致很多人事统计工作只能靠手工完成，造成人才资源的极大浪费。因此，人事档案工作者要立档案意识，坚持以人为本，以民为本，树立人性化的管理理念。要促进人事档案尽快从封闭型向开放型转变，从手工操作型向现代化管理型转变，从实体档案管理向虚拟档案管理转变，使传统的档案工作者向信息管理工作者转变。

一、确保人事档案材料真实性，注意多样性

人事档案材料主要由人事、组织、劳资等部门在人事管理活动中形成，它是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。因此，真实性是档案的生命。任何不真实的档案都会误国误民，贻害无穷。然而，出于档案当事人自身利益考虑，近些年来人事档案材料内容失真情况比较普遍，突出的是三龄一历的造假问题，即有些人在自传和表中，年龄填的越来越低，参加工作时间和入党时间越填越早，学历越填越高。极个别人甚至无中生有，伪造学历和工作经历，平步青云走上高级领导岗位，最典型的莫过于原石家庄市委副书记王亚丽。

人事档案管理应该强调人事档案的信息服务功能，强调档案的人力资源写实功能，强调档案对工作人员合法权益的保护功能。收集材料是人事档案工作的起点和基础，要经常地、有计划地收集和补充人事档案材料。特别要注重收集反映职工个人素质和业绩变化的各种培训、学历提高的证书和证明材料，反映职工关系变动的各种聘用合同、劳动合同、合作协议以及解聘、辞退、岗位变动等相关材料，反映职工依法应享有的各种工资福利待遇和其他社会保障权益的原始和变动材料。人事档案的形成具有一定的规律和特点，如产生的连续性、来源的广泛性、形式的固定性、相互的联系性等等，因而就有多样的收集方法。要加强教职工的业绩跟踪，关注各种活信息。不仅要收集文字、表格等物质材料，还要注意收集电子信息、数据库信息，在多媒体、网页、图形、图片中发现值得入档的材料。使人事档案材料既真实丰富，又具有时代特征，能够全面反映一个员工的德、勤、绩、能，为正确培养、选拔和使用人才提供详实的原始材料。

二、利用abc 管理法管理人事档案，讲究科学性

abc 管理法最早源于巴雷特曲线图，美国通用公司的狄凯于1951年将其应用于库存管理，并命名为abc 管理法。这种管理法时运用数理统计的分法，对构成事物的影响因素按主次进行分类排列，以抓住事物的主要矛盾进而对它们实行分别控制的一种科学分类管理技术。它是按照分析的需要，将事物或管理对象的影响因素或所占比重的大小，划分为a 、b 、c 三部分，并对其分别进行重点次要和一般三种不同程度的控制和管理，以便最经济、最有效地使用人力、物力、财力获得最大的经济效益。正因为如此，半个多世纪以来，该分法被广泛地应用于企业的各项管理工作中，如今在图书、档案等文献资料管理领域也得到了应用。 根据有关规定，人事档案可以建立正本、副本。正本内容丰富，能全面反映员工的情况。副本内容比较概括，是正本材料的备份或复制件，主要在领导干部档案中建立。一般人事档案只建立正本。正本由一个员工的历史和现实情况的材料所构成，共包括履历、自传、鉴定、学历、职称、政审、奖励以及职务、工资等方面的10类材料。根据abc 管理法，应重点加强

在职人员材料的收集与鉴定工作。应建立学校各单位、各部门专人负责的收集制度，定期收集，定向收集，随时收集，追踪收集，并根据事实准确，材料完整，手续完备的要求，对各类人员的材料进行统一的甄别和审核，根据其真伪和价值决定取舍。工人档案内容应突出评定岗位技能和学历、劳动合同、工资、保险福利待遇等重点部分，对政审和参加党团材料可从简处置。而离休、退休、离职和死亡人员档案可以先收集、不整理，以后根据需要再整理。

三、建立人事档案计算机信息网络系统，体现先进性

随着人事档案管理制度的改革，弱化了人事档案政治化、神秘化的程度，与此同时，信息技术和因特网的飞速发展，改变了人事档案管理和服务方式，通过计算机网络进行信息共享和信息交换，从传播学的角度讲，彻底改变了空间对人的约束。

建立干部人事档案多媒体信息网络系统，是国家信息化和新时期组织的迫切需要。采用先进得的电子信息技术来构建整个人事档案信息网络系统要涉及到很多先进的技术，主要包括数据库技术、多媒体技术、网络技术等，因此，要采用先进的应用软件。人事档案信息计算机检索系统中采用现代网络通信技术，可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索，发展为智能检索及网络检索，实现检索信息传递网络化。人事档案通过计算机管理，对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工，可以直接提高档案工作的效益，提高劳动效率与工作质量，使人事档案管理更加科学化。并且，与传统档案资料相比，数字档案更易于保存、查询和修改，而且可以通过网络快速传递，提高档案的利用率，降低了档案管理的成本。当然，由于电子文件保存中存在着更新版本的不兼容性和不可识读性，所以，储存材料及载体的易损问题都不能忽视，处理不当回造成宝贵的人事档案信息资源丢失。另外，还要正确运用加密功能，在严格界定档案材料密级的基础上，对通用数据库的数据根据使用权限进行系统的分类加密，防止信息丢失泄密，给单位和个人造成不应有的损失。

四、重视人事档案信息资源的开发与利用，增强实用性

人事档案工作室是人事工作的重要组成部分，也是国家档案工作的一个方面。档案是人们在各种实践活动及思维活动中自然形成的历史记录，一般说来，其内容比较真实，誉者不过其实，抑者不损其真。正因为如此，档案的凭证作用和参考作用在各种文献中居于首位，这是我们应大力开发和利用人事档案的主要原因。

开发档案信息资源的手段很多，最基本的措施是对档案收集、分类、立卷、排列、编目、鉴定、编制检索工具以及进行统计等等，这是对档案的第一次整理。开展档案文献编纂公布，则是根据一定的专题，在有关的档案部门内查选档案，经过严格的编辑加工，以文献出版物的形式向全社会公布档案内容，这属于对档案的第二次整理。在人事档案信息系统建设和应用过程中，要重视信息资料的采集、开发与利用，不能购置先进的硬件设备而忽略信息资源及系统的应用。要以应用为主线，开发选用一些实用的应用程序，充分利用现有的信息资源。中国南方人才市场1997年就上因特网，可搜集25000条人事档案信息，它已向1500个单位提供人才信息网络的终端，还开发了人才测评软件系统，为7000多人进行了评估。当前高校可以将不属于个人隐私部分的内容材料上网，采用网络化管理和服务方式，使人事档案管理部门与外界的人才信息交流，由单一的途径变为开放式的交流模式。只有坚持以人为本，适度开放个人社会公信平台，才能保障当事人的知情权，使现有制度的既得利益者在公共平台上实现共赢，促进社会主义和谐社会建设。这是人事档案管理政策的必然趋势。

电子文件档案化管理探讨

杜新瑞 李瑞

(河南石油勘探局档案馆，河南南阳 473132)

摘要 分析了电子文件的特点，通过电子文件与传统纸质文件对比，论述了电子文件档案化管理的必要性、存在的问题以及与传统档案管理之间的区别，提出了电子文件档案化管理模式。

关键词 电子文件；档案化；管理

一、前言

近年来，电子信息技术飞速发展，办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，许多日常工作都可以直接在计算机和网络上完成，大量的电子文件从产生到完成几乎完全可以脱离纸和笔。主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。具有凭证、依据、参考作用的电子文件，有必要保存起来以备查阅利用，因此必须按照有关规定和规范进行归档。

面对全新的电子文件管理形式，传统的档案管理方式和方法已经无法适应，因此，适应现代管理制度和信息社会的发展，加强电子文件归档工作，对电子文件实行档案化管理成为必由之路。

二、电子文件的特点

电子文件包括形成阶段、管理阶段、处置阶段。与纸质文件比较，主要具有以下特点：

1)电子文件不再是直观的纸质文件，它必须通过复杂的编码和解码过程，才能提供利用，与载体没有必然的联系，它可以复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，借助现代办公设备可以随时随地调出查阅所需的档案信息。

2)电子文件可以直接由计算机和网络系统等现代办公设备迅速地处理和传递。

3)电子文件的利用是可共享的，而且不再受时间和距离的影响。

4)电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

三、电子文件档案化管理的必要性和存在问题

电子文件档案化管理，就是在传统档案管理经验和形式基础上，结合电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，有针对性的汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论，对电子档案实行文件级的管理。对本部门、本地区形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管理，从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式，并相应的成立地区性、部门性电子文件中心或电子文件档案馆。本着服务社会，回报社会的原则，发挥档案部门的管理和技术优势，相对集中地保存和管理电子文件，为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实、准确、快捷的档案信息服务。

电子文件一般在网络上传递、处理，它随着电子计算机及网络应用的普及程度有逐步发展的趋势。从目前来看，电子文件的保留、处置等方面都存在很多问题，主要体现在以下几个方面。

1.草稿性电子文件常常被忽视

由于处于办公自动化的起步阶段，多数单位只用电子计算机起草文件，而一旦打印出纸质正式文件，作为草稿性的电子文件就会被忽视。这些电子文件绝大多数未被保留，而是被新起草的文件或其他信息不断地覆盖、清除。

2.辅助性电子文件管理混乱

一些单位在发文时，先经过网络发送电子文件，接收单位先按电子文件承办，正式的纸质文件随后按正常发文程序发送。这些单位一旦纸质文件到手，电子文件就常常处于无人管理的状态。多数单位对这部分电子文件未采取严格保管措施，人们甚至可以随意对其进行增、删、改等操作。

3.正式的电子文件归档程序不够完善

目前，大多数办公自动化系统在设计时没有档案工作者参与，因此，对电子文件的归档考虑不周，只设计了逻辑归档功能，电子文件实际上没有位置迁移，没有把这些电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，一旦信息系统出现问题，电子文件就会被破坏，甚至全部丢失。

4.电子文件存储载体不安全

目前，很多单位的电子文件直接保存在硬盘存储器上，存取非常简便，如果系统一旦出现故障，极易造成数据的丢失。有一些单位的电子文件甚至以软磁盘作为存储介质，其可靠性和保管期限都存在较大问题。

5.电子文件生成的设备环境数据缺乏保护措施

电子文件的生成环境是很复杂的，而且电子文件对设备有依赖性。一些单位保留电子文件时，没有注意保存生成软件及设备等方面的参数，如果某系统被毁，那么由它生成的电子文件就可能难以读取。

基于上述诸多因素，很有必要加强对电子文件的前期控制，注意平时的收集和积累，为电子文件的归档和管理奠定良好基础。

四、电子文件档案化管理与传统档案管理的区别

1.电子档案的归档时间与传统档案不同

电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或按某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定拥护访问限制级别，以便用户查阅利用。这种随时归档的方式，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率；另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。

2.电子文件与传统档案的归档方式不同

电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件的原始凭证性关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成、处理、传递和利用过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。

3.电子文件在保管方式上和传统档案有差异

电子文件载体的老化变质以及新的信息媒体、新存储介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门配合档案部门，在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。

4.电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同

因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以档案部门在接收到文件的同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时，可以编制多角度、全方位的检索工具，方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。

5.电子文件查询利用方式和传统档案不同

只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行身份确认，确定获得许可查阅权限后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。

五、电子文件档案化管理模式

采取先进的技术和理念，以虚拟、开放、灵活的手段管理电子文件档案。

专业档案部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段对各个单位产生的电子文件信息进行集中统一管理，并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案。以定期或不定期的方式，把日常产生的电子文件档案信息，以标准化的格式通过网络传递给档案部门，由档案部门进行分类、整理、编目，分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间里，有必要时档案信息还可以脱机存储到其他更安全的介质上，并做多个备份，避免自然因素损坏和非法访问。

档案部门对电子文件档案信息采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理。档案部门为信息存储单位提供信息查询功能，并进行用户确认，以确保档案的完整与安全。

因此，电子文件档案化管理是由电子档案部门集中统一管理，对电子文件采取社会化、自动化、标准化、网络化管理，不由文件形成部门或其他非专业部门来管理。

六、结束语

综上所述，电子文件档案化管理对档案部门、对电子文件形成部门都具有重要的现实意义。档案部门在积极参与电子文件档案化管理的同时，应和技术部门、法律界和文件形成部门密切配合，增强档案管理的法制意识，共同推进电子文件的社会化、标准化、自动化、网络化管理，加强电子文件的档案管理工作，以确保电子文件档案化管理工作快速发展，为档案信息资源共享做出应有的贡献。

On Archivalmanagement of Electronic Documents

Xinrui Du，Rui Li

(Henan Petroleum Exploration Bureau Archives，Nanyang，Henan 473132)

Abstract By analyzing the characteristics of electronic documents，the author discusses the administration of electronic documentsmust be archivalized，so as to ensure proper preservation and effective application.By comparing the differences between electronic documents and traditional paper documents，the authors explain the necessities of archivalizatoin of electronic documentsmanagement，raise the existing problems and thusset forth archivalmode formanagement of electronic documents.

Key words electronic documents；archivalizatin；management