档案电子化管理系统6
档案电子化管理系统6是一种用于电子化管理和存储档案的软件系统。它可以帮助机构或组织将纸质档案转换为电子格式，并提供一系列功能来管理、检索和保护这些电子档案。
档案电子化管理系统6具有以下主要特点和功能：
1. 档案扫描和转换：系统可以通过扫描纸质档案并将其转换为电子格式，包括PDF、图像文件等。
2. 档案索引和分类：系统可以根据设定的索引规则和分类标准，对电子档案进行索引和分类，方便用户进行检索和管理。
3. 档案检索和查找：用户可以通过关键词、日期范围等条件进行档案检索和查找，快速找到所需的电子档案。
4. 档案管理和审批：系统可以提供档案管理和审批功能，包括档案借阅、归还、销毁等操作，以及审批流程的管理和记录。
5. 档案安全和保护：系统可以采用多种安全措施，如权限管理、数据加密等，保护电子档案的安全性和完整性。
6. 档案备份和恢复：系统可以定期进行档案备份，并提供档案恢复功能，以防止档案丢失或损坏。
总之，档案电子化管理系统6是一种功能强大的软件系统，可以帮助机构或组织实现档案的电子化管理，提高工作效率和档案管理的准确性。
电子档案管理系统应包括哪些功能？
电子档案管理系统应包括以下功能：
1. 档案分类与归档：系统应支持对档案进行分类和归档，可以按照组织的需求和标准建立分类体系，并将档案按照分类进行归档和存储。
2. 档案检索与访问：系统应提供便捷的检索和访问功能，用户可以通过关键词、属性、日期等进行检索，快速找到所需的档案，并具备合适的访问权限控制。
3. 档案更新与版本控制：系统应支持档案的更新和版本控制，记录档案的修改历史，并确保只有授权用户才能进行档案更新和版本管理。
4. 档案元数据管理：系统应支持对档案元数据（如标题、作者、创建日期等）的管理，包括元数据的录入、更新和索引，以便用户更好地组织和检索档案。
5. 档案审批与流转：系统应提供档案审批和流转的功能，支持多级审批流程和自定义的审批规则，确保档案的合规性和准确性。
6. 档案安全与权限管理：系统应具备档案的安全性和权限管理功能，可以对不同的用户或用户组设置不同的权限，保护档案的机密性和完整性。
7. 档案备份与恢复：系统应具备档案的备份和恢复功能，确保档案数据的安全性和可靠性，防止档案数据的丢失或损坏。
8. 档案销毁与保留：系统应支持档案的销毁和保留功能，根据组织的规定和法律法规的要求，对档案进行合理的销毁和保留。
9. 档案统计与报表：系统应提供档案统计和报表功能，可以生成档案使用情况、归档情况、存储容量等统计报表，为组织的管理和决策提供参考。
10. 档案导入与导出：系统应支持档案的导入和导出功能，可以将已有的电子文档导入系统，并将档案导出为常见的文件格式，方便共享和交流。
以上功能是电子档案管理系统的一些常见功能，实际系统的功能会根据组织的需求和特定情况而有所差异。对于不同行业和组织来说，可能还会有其他特定的功能需求，需要根据实际情况加以考虑和定制。
什么是数字档案管理系统？
数字档案管理系统是一种基于数字技术实现的档案管理系统，它将传统的纸质档案数字化，使其能够通过电子设备进行管理、查询和维护。它可以帮助机构和企业更好地管理和保护档案，提高档案利用率，降低管理成本和风险。
数字档案管理系统通常包括以下组件：
1. 文档扫描：将纸质档案进行扫描、转换为电子文档。
2. 文档索引：将电子文档进行索引，建立档案目录，方便查询。
3. 文档存储：将电子文档存储在服务器或云存储中，提供快速的访问和备份。
4. 检索和浏览：提供多种查询方式，包括关键词搜索、分类检索和文档浏览。
5. 文档管理：包括文档归档、上传下载、文档备份等管理功能。
6. 文档安全：提供多种安全措施，包括权限管理、加密、防火墙等，对档案进行保护。
数字档案管理系统的优点在于，它能够提高档案管理的效率和准确性，减少档案空间和管理成本，同时也能够增强机构和企业的信息化程度，提升服务水平和品牌形象。
【浅论档案信息化管理】档案信息化管理系统
一 电子档案的定义 电子档案是由数字电子计算机处理的档案，是用来区别于一些客观存在的档案实体，是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动，只有引入正确的软件、硬件与足够的背景细节，这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端，以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等显示用户所需求的档案实体的真实信息。
二 档案信息化管理的现实意义
1．提高整个部门的工作效率
实施档案管理信息化后，部门管理人员从繁重的手工劳动中解放出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好地从事档案的收集和编研工作，提高职能部门的工作效率。
2．有效地提供服务
档案管理的信息化，科技人员可在自己的计算机上查阅档案资料，提高了工作效率；同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发，提高了整体的工作效率和竞争力，使档案管理的职能不再单纯是档案的保管，而是公司内部的信息中心。
三 推进档案信息化管理的策略
1．建立规范体系
档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。档案信息化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个专业，无法全面实施、推广统一标准。同时，档案信息化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，档案的整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。档案信息化建设必须做到统筹规划、统一标准、统一部署、避免出现“自成体系、各自为战”的情况，要按统一的技术标准实施。
2．完善安全制度
档案信息化建设的最终落实都要靠人来执行，所以人是档案信息化安全的第一道保护屏障。为此，要提高档案人员的警惕性，从根本上铲除黑客对信息系统的威胁。采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施。
3．规范管理，注重实效
建立档案信息化建设指导委员会，负责研究档案信息化发展方向，组织制订和修改档案信息化方面的法规、规章与标准；负责监督和检查档案信息化建设的进程，实施政策引导；负责指导数字档案信息资源的开放利用和安全管理。将信息化进程、计算机应用水平作为档案馆（室）目标工作考核、评比先进的条件，并逐年提高其在考核中的权重。档案局加强对各单位档案信息化建设的行政监督和宏观指导。制定相应的规范性文件和标准，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、安全，严防违反档案法律法规行为。及时总结推广经验，促进档案信息化建设规范稳步开展。
4．电子档案的有效、实用
目前，虽然许多单位、部门的信息化进程在逐步推进，但往往忽视了档案信息化后的实用性。我们推进档案管理信息化，是为了更好地提供档案服务，而一些单位的电子档案修改机制尚不完善，一些档案被修改后（如声音的清晰化处理、图像的清晰化处理、文字录入错误纠正），只保留修改后的档案，而将原始数据进行了删除，降低了电子档案的留存价值，甚至对部分档案来说已丧失全部价值。还有一些单位，为了所谓的加快信息化进程，擅自不按标准操作，将存储扫描的清晰度降低，从而加快扫描速度、减少存储空间，致使所存档案不清晰或信息缺失，不能达到实际使用的要求，多数档案仍需实地查询入库的纸质资料。为了提高电子档案的实用性，我们不仅需要一套完整的管理制度进行保障，还要从计算机技术上加以规范和限制，如管理软件对操作者的权限限制，软件中对于存储图像分辨率的强制要求，通过使用计算机的签署技术、身份验证技术等，实现对管理者的操作行为进行记录及约束。总之，需要我们通过各种行政及信息技术手段，尽可能地提高电子档案的有效性及实用性。
5．人才储备原则
由于电子档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对管理人员提出了更高的要求。只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能满足社会发展对档案工作的需求。
档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆（室）某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。信息化是当今世界和社会发展的大趋势，档案馆（室）只有克服困难，迎头赶上，与其他行业同步发展，才能适应社会和时代发展的需要，更好地服务社会。
参考文献
［1］韩立涛.浅论档案信息化管理及推动档案信息化建设［J］.大观周刊，2011（23）
［2］李廷忠.浅论档案信息化及档案信息化建设［J］.黑龙江科技信息，2011（23）
〔责任编辑：庞远燕〕
电子档案管理系统基本功能规定
1、电子档案管理系统是企事业单位信息化建设的需要，它能够极大地增强档案的处理效率，并且能够实现高效归档和检索以及借阅档案信息。电子档案管理系统，是指把当前的档案信息录入电脑,在电脑中构建档案数据库,并把各种档案信息在电脑页面中显示，以访便用户的查询和借阅，实现对档案资源的科学、规范和有效的管理， 为用户提供高效率的档案利用服务。
2、电子档案管理系统,通过建立统-的标准,规范整个电子文件管理，包括规范各业务系统的电子文件管理;构建完整的电子档案资源信息共享服务平台,支持档案管理全过程的信息化处理，包括:采集移交接收、归档、存储管理、借阅利用和编研发布等等,同时逐步将业务管理模式转换为服务化管理模式,以服务模型为业务管理基础，业务流和数据流建立在以服务为模型的系统平台之上。
3、电子档案管理系统，是指档案机构运用信息技术手段对电子档案进行接收、整理、保存和提供利用的计算机软件系统。电子档案管理系统是指将具有归档电子文件的接收、电子档案的整理组卷、电子档案的案卷变动处理、电子档案检索目录的编制、电子档案阅览等功能的对电子档案进行全程管理的计算机网络系统。
电子档案管理系统的功能解释
1、系统应具备电子档案接收功能，支持在线和离线的批量接收与处理，保存移交接收处理记录。系统应具备对电子档案的数量、质量、完整性和规范性等进行检查的功能，对不合格的进行标注。
2、系统应具备对检查合格的电子档案进行登记的功能，支持电子档案数量的清点、内容和元数据有效性的验证，赋予电子档案唯一标识。系统应具备对征集档案进行管理的功能。
法律依据
《电子档案管理系统基本功能规定》
第三章档案接收
第十二条系统应具备电子档案接收功能，支持在线和离线的批量接收与处理，保存移交接收处理记录。
第十三条系统应具备对电子档案的数量、质量、完整性和规范性等进行检查的功能，对不合格的进行标注。
第十四条系统应具备对检查合格的电子档案进行登记的功能，支持电子档案数量的清点、内容和元数据有效性的验证，赋予电子档案唯一标识。
第十五条系统应具备对征集档案进行管理的功能。
第四章档案整理
第十六条系统应具备电子档案的自动归类与排序等功能，支持分类与排序的调整处理。
第十七条系统应具备电子档案的著录、标引等功能，形成电子档案目录，并与电子档案相关联。
第十八条系统应具备电子档案批量格式转换的功能，生成符合国家、行业相关标准的用于长期保存和提供利用的电子档案。
第十九条系统应具备维护电子档案各组成部分及相关数据信息之间、电子档案与电子档案之间的关联功能。
第二十条系统应具备电子档案入库功能，并保存入库处理过程记录。
第五章档案保存
第二十一条系统应具备对电子档案及其目录数据库进行备份与恢复功能，设置备份与恢复策略，制作备份数据，对备份数据和介质进行登记、检测与管理，使用备份数据进行恢复处理，记录备份恢复过程信息。
第二十二条系统应具备对电子档案存储状况的监控和警告功能，对存储介质不稳定、存储空间不足、电子档案非授权访问和系统响应超时等情况发出警告，跟踪和记录警告事项处理过程。
第二十三条系统应具备对电子档案进行真实性、完整性、可用性和安全性等检查功能。
第二十四条系统应具备电子档案保护功能，保障电子档案不被非授权的修改与删除，记录长期保存过程中的变动信息。
第六章档案利用
第二十五条系统应具备依据利用需求生成电子档案利用库的功能，支持电子档案的检索、筛选和输出，能够为利用者提供符合国家标准格式的电子档案。
第二十六条系统应具备对电子档案进行多条件的模糊检索、精确检索和全文检索等功能，支持跨全宗、跨门类和递进检索，检索结果能够进行局部浏览和有选择性地进行输出。
第二十七条系统应具备电子档案在线借阅服务功能，支持在线申请、在线审批、在线阅览、授权下载与打印等处理，并记录用户使用电子档案的意见和效果等信息。
第二十八条系统应具备档案编研功能，对档案编研成果进行管理。
第二十九条系统应具备电子档案利用登记功能，保存档案利用者信息，并采取技术手段确保利用过程中电子档案不被非法篡改。
第七章档案鉴定与处置
第三十条系统应具备对电子档案鉴定与处置的定义、配置和管理功能，按照电子档案的处置规则，建立和配置鉴定与处置条件、策略和流程，支持保管期限到期鉴定等自动提醒功能。
第三十一条系统应具备电子档案的鉴定与处置操作功能，支持密级、价值和开放等鉴定处理。
第三十二条系统应保存鉴定与处置的过程信息，记录鉴定与处置的责任人员、意见和时间等信息。
第三十三条系统应具备电子档案销毁管理功能，对实施销毁处理的电子档案进行彻底销毁，留存已销毁的电子档案的目录信息和销毁处理记录。
第八章档案统计
第三十四条系统应具备对电子档案数量与容量的统计功能，可按照档案的全宗、门类、文件格式、开放程度和年度等进行统计。
第三十五条系统应具备对一定时间期限内的电子档案的接收、整理、保存、鉴定、利用等关键业务过程工作情况进行统计的功能。
第三十六条系统应内置常用电子档案工作统计报表。
第三十七条系统应提供报表制作工具，支持用户自定义统计报表。
第九章系统管理
第三十八条系统应提供电子档案数据库及其存储结构的定义与配置功能。
第三十九条系统应具备电子档案分类方案的定义与维护功能，支持电子档案类目结构的建立与修改、锁定与解锁、导入与导出等处理；系统应内置常用的文书、科技、音像等档案门类的分类方案；系统应支持对会计、业务类等专门档案分类体系的设置。
第四十条系统应具备电子档案元数据和目录数据的定义与维护功能，内置常见种类的电子档案元数据方案。
第四十一条系统应具备用户信息管理的功能，支持系统管理员、系统安全保密员和系统安全审计员的三员分立的安全控制功能，支持电子档案管理用户的分组、分类管理，以及按照功能和数据进行授权等功能。
第四十二条系统应具备日志及其分类管理功能，记录用户访问、存取和使用电子档案的行为和信息。
第四十三条系统应具备对电子档案关键业务过程、档案管理操作行为和系统非授权访问等事项进行审计、跟踪的功能，记录发现问题。
