美国档案电子化管理

美国档案电子化管理是指将传统的纸质档案转化为电子格式，并利用信息技术手段进行管理和存储的过程。美国政府和机构在档案管理方面已经广泛采用电子化管理的方式，以提高档案的可访问性、安全性和效率。

美国档案电子化管理的主要步骤包括：

1. 扫描和数字化：将纸质档案通过扫描仪转化为电子文件，通常以PDF或TIFF格式保存。

2. 元数据标注：为每个电子档案添加元数据，例如文件名称、创建日期、作者等信息，以便于后续的检索和管理。

3. 存储和备份：将电子档案保存在服务器或云存储中，确保数据的安全性和可靠性，并进行定期的备份以防止数据丢失。

4. 检索和访问：通过建立数据库或档案管理系统，实现对电子档案的检索和访问。用户可以通过关键词、日期、作者等进行搜索，并获取所需的档案信息。

5. 安全管理：采取措施保护电子档案的安全性，包括访问权限控制、加密技术和防火墙等，以防止未经授权的访问和数据泄露。

6. 长期保存：为了保证档案的长期保存，需要进行定期的数据迁移和格式转换，以适应技术的更新和演变。

美国档案电子化管理的优势包括节省空间、提高工作效率、方便检索和共享、减少文件丢失和损坏的风险等。然而，电子化管理也面临着数据安全、技术更新和文件格式兼容性等挑战，需要采取相应的措施来解决。

国外电子文件中心建设战略与理念透析

　　国外电子文件中心建设战略与理念透析
　　
　　余厚洪
　　
　　论探讨国外电子文件中心建设战略与理念透析
　　
　　起源于20世纪中口r的“文件中心”是一种社会化、集约化和专业化的半现行文件管理机构，被誉为“现代最富有生命力的新型档案机构”.如今，在电子文件数宽漏蠢量激增的形势下，顺应电子文件保管、利H拍勺需求而建立起来的“电子文件中心”,是文件中心向电子领域的推进。本文试以美、澳、英、德、加等国为例来谈谈国外电子文件中心建设的战略与理念。
　　
　　一、国外电子文件中心建设战略
　　
　　1.美国：信息技术驱动多元化战略
　　
　　1988年，美国国家档案和文件署（NARA）建立了全球第一个电子文件中心。该中心是NARA六个主要办公室之一——华盛顿D-C文件服务部的一部分，内设档案服务分部与技术服务分部，前者负责电子文件的鉴定、登录、保存、加工及参考服务工作等，后者则从技术上辅助电子文件中心的工作：,馆藏电子文件来源于美国国会、法院、总统行政办公室、各种总统会}义以及近100个局及行政分支机构的部门，内容涵盖政府的表态和农业、人口、教育、环境、经济、军队、科技、健康、社会服务、同际事务等方面。
　　
　　文件中心工作人员要对电子文件开展存贮、检索、保密、鉴定、保护、迁移等一系列工作：①信息存取。除存取9-磁道的磁带机或3480-类卡式磁带机巾的电子文件外，中心保管的大多数电子文件都不必依靠专用计算机硬件或软件处理。②信息复制可以采取多种技术方法拷贝电子中心的文件，并可用不同密度复制，但不包括对有关文件编制的复制，同时区分不同情况收费。文件的转存、复制都在电子媒体上进行，中心没有惯例摘录、制表或按格式打印输H{.③信息定购。预订者在写明预订输入标准后，可使用电子文件中心E-mail（****）要求预订，还可在电子文件中心建立一个存款账户以便支付费用。
　　
　　在建设电子文件中心的同时，美国于1998年提出了ERA（ElectronicRecordsArchives）方案，拟将信息技术领域里的“面向对象”方法引入到档案管理领域，建立一个在整个文件生命周期都可以跟踪并使用文件的实用自动化系统。这是美国电子文件中心建设战略目标和对策实现的具体手段，具有保证计算机生成的文件在未来仍然保存并满足社会各方面的基本证据需要，在保证文件真实性的同时能够长久保存，在满足保护隐私和敏感信息的同时保证公众的利用等功能。可见，美国特别注重技术影响分析，重点强调通过建立满足文件功能要求的文件管理系统来实现电子文件的集中保管，以此来实施电子政务信息技术驱动多元化战略。由于具有既遵循文件运动规律又不乏实践创新、既追求规模效益又重视服务质量等特征，美国电子文件中心成为其他国家效仿的典范。
　　
　　2.澳大利亚：业务分析法驱动多元化战略
　　
　　澳大利亚档案慎陪工作者从“文件”最本质的特征——凭证作用来考虑文件的存在②，因此，电子文件中心要求文件形成部门在移交电子文件时提供有关数据与背景信息。
　　
　　澳大利亚突出业务分析方法论，强调从好的业务治理出发，在接收电子文件时作“全面检查”:①确认所有需要移交的电子文件和对应的文字材料是否移交齐全；②对照移交的原始文字材料检查电子文件的真实性、准确性；③对电子文件材料进行病毒或其他问题的检查；④将经过检查的电子文件存放于安全库区隔离观察4周，再用更新后的病毒检索系统对其进行检查，合格者转存至中心的计算机系统中。
　　
　　澳大利亚还非常重视文件格式的规范化处理。需保存的检查合格的电子文件要同时被转换成两种文件格式：一种保持原始状态，称为“原始记录版”;另一种是搜唤经过规范化处理后被国家档案馆长期保存的新的数据格式，称为“规范化格式版”.目前，澳大利亚国家档案馆使用XENA（XMLElectronicNormalizingofArchives）系统来完成这一转换工作。格式转换完毕后，保管员还要使用“校验总和”（Checksum）软件反复核查，以确保内容的真实性。核查无误后，两种格式的文件最终都将被复制成一种难以被磁化的录像光盘存入电子档案库中。
　　
　　此外，澳大利亚还建立了政府机关与国家档案馆和责任权威机构的责任战略联盟，构筑具有全局性和综合性特点的文件管理框架，实施业务连续体与文件连续体“双连续体”集成电子文件管理策略。
　　
　　3.英国：信息自由法驱动多元化战略
　　
　　英国建立了具有战略指导作用的国家电子文件管理政策框架，出台了具有示范作用的电子文件管理系统功能要求规范。这主要包括《现代政府白皮书》（1999）、《电子文件管理的电子政府政策框架》（2001）、《电子文件管理系统功能需求》（2002）、《信息资产登记》（2007）等。③其中《电子文件管理系统功能需求》（FunctionalRequirementsforElectronicRecordsManagementSystems）所列条款共420余条，远远超过DOD5015.2的160条、MoReq的390条。
　　
　　另外，英国还制定了一整套电子文件管理对策及实施指南。如英国电子文件中心强调的元数据标准（e-CovernmentMetadataStandard），是英国国家档案馆和“电子专员办公室”（Officeofthee-Envoy）合作开发的支持文件管理元数据交换的XMLschema,能提高电子文件管理系统之间、电子文件管理系统与其他系统之间的互操作性。英国规定接收的电子文件格式为PostScript、TIFF、SGML、PDF和逗号界定文件格式，规定用CD-ROM和CDR等最安全的介质保存，还要求各部门在选定移交文件的格式和介质后制定一个详细的文件移交计划，对移交文件的步骤予以说明，以确保文件移交工作顺利完成。理论探讨
　　
　　在英国，从上到下实施电子文件管理规划，从下到上实施电子文件和数字档案系统构建。英国不仅为部门和机构形成的电子文件的电子化保存与检索及其电子文件管理系统的设计与实施提供政策框架，还为政府机构间电子文件的共享与交换提供通用元数据标准和互操作性标准及指南。这属于信息自由法驱动多元化战略。
　　
　　4.德国：工作业务流管理驱动多元化战略
　　
　　德国将电子文件作为提高政府效能的重要工具，同时关注公民对于电子政务信息的利用。德国将电子文件管理纳入IVBB联邦政府两地电子政务网络建设之中，并在联邦政府在线项目（BundOnline-2005）中得到发展和完善。
　　
　　DOMEA（Dokumenten Managementund FJektron-is cheArchivie,计算机辅助文件管理和电子归档），是德国政府机关和事业单位电子文件管理和归档的推荐性标准，目前的版本是2005年11月公布的2.1版，它是德国联邦内政部下设的信息技术协调指导处从1996年开始为无纸化办公制定的。该规范不仅指导在计算机辅助条件下电子文件的流转和归档，还指导如何整理那些保存在文件服务器、硬盘和电子邮箱中尚未结构化的`电子文件，以满足电子文件管理中齐全性、完整性、真实性、合法性的要求。DOMEA还规范公务电子邮件从发送、接收、转发给相关员工、办理到向电子文件中心归档的全过程。④经过不断修正完善，DOMEA已成为欧洲国家中重要的电子文件和电子档案管理标准。在DOMEA中，运用了较为独特的文件集合和案卷分层管理理念，按照登记系统、电子文件和工作流管理层层推进电子文件的管理活动。
　　
　　5.加拿大：公共管理服务驱动多元化战略
　　
　　加拿大电子文件中心的建设理念体现在加拿大政府文件管理的定位、原则及其规范中，该国的电子文件管理被纳入《统一电子证据法》（1998）、《加拿大政府信息管理框架》（2004）、幼口拿大信息管理政策》（2007）等法规文件中，电子文件中心建设是政府活动证据与信息资产管理的重要内容。
　　
　　加拿大电子文件中心的作用被定位为：提高政府服务的质量和效率，加强治理和责任，提高公共资源的财务管理和增强公共服务。⑤力拿大从政府公共服务的视角获取高级管理层对机构文件信息管理的支持，强调高效的文件管理，以减少与文件管理相关活动的风险，支持政府决策、支持政府对社会的服务，促进政府间的沟通与交流，提高公众对政府的信任。这反映了加拿大公共管理服务驱动多元化战略的特征。
　　
　　二、国外电子文件中心建设理念的共性
　　
　　虽然各国电子文件中心建设在战略上各具特色，建设的具体路径亦不尽相同，但在建没理念上具有诸多共性。
　　
　　1.立足国际标准和基础研究成果，在电子环境下，现行文件与归档文件或档案已经很难在管理阶段上截然分开，欧美国家的电子文件中心都是基于IS015489《信息与文献——文件管理》和IS014721《开放档案信息系统参考模型》（OpenArchiv PsInfonnation System,OAIS）建设的，并吸纳了世界范同内影响广泛的研究成果，如文件生命周期理论（TheRecords LifeCvcle）、文件连续体理沦（TheRecords Continuum）等。
　　
　　2.属于国家政府责任的重要内容各国纷纷把电子文件管理作为信息时代政府治理与政府责任的重要内容，并纳入国家电子政务建设范畴。比如英国将其列入国家信息化工作“电子特使”（e-EJl——oy）的职责范围，并颁布了《电子政务环境下电子文件管理的政策框架》；加拿大视电子文件巾心为对社会服务和问责的重要机构；澳大利亚将电子文件管理作为政府绩效检查与审计的内容与依据。许多国家都希望电子文件中心在集中管理政府各部f1电子文件和协调全同电子文件管理系统的互联互通方面发挥核心和枢纽作用。
　　
　　3.特别强调信息共享与公共服务。很多国家基于信息共享的理念，通过确定框架、统一标准、创新机制、创新模式实现文件信息互联互通。比如澳大利亚基于国际元数据标准DublinCore制定了《澳大利亚政府资源定位服务>（AGLS），文件管理元数据标准与之兼容；英国国家电子文件管理政策框架始终强调数字档案的在线服务；加拿大也特别强调电子文件中心的公共信息服务功能
　　
　　4.重视电子文件的长期有效保存。电子文件中心既为发挥半现行电子文件的初始价值和情报价值而以适当方式提供利用，又为具有永久凭证价值的半现行文件进入国家档案馆而开展保管、鉴定工作。确保电子文件的长久保存，成为各国电子文件中心建设的基本出发点。比如澳大利亚电子文件中心对接收文件的细致“检查”,就是为电子文件的长期保存做准备；美国投入巨资倾力研制电子文件管理系统，也是为了电子文件能够永久保存，
　　
　　5.规范电子文件管理系统的功能。电子文件的管理势必采用以软件为中心的系统管理方法，软件功能是否科学、完善，直接关系到电子文件的真实性、完整性与可用性、为此，很多国家和地区制定并大力推动执行电子文件管理系统的功能需求标准，将其作为保证电子文件证据作用的关键。如美国出台了DoD5015.2-STD《电子文件管理应』H软件设计评价标准》，英国颁布了《电子文件管理系统功能需求》，并于2007年改为支持新版本的欧盟标准Moreq2.这些功能需求标准在这些国家或发布区域得到有效应用，在国际上产生了广泛影响。
　　
　　6.注重多层面共同推进中心建设无论侧重点在政策、标准上还是技术、业务上，都会兼顾其他层面，并将多层面的需求相互集成。比如美国的FJRA项目，在系统设计中同样强调了相关政策、标准的重要性；德国在强调DOMEA管理标准的同时，也非常重视工作业务流的管理；澳大利亚在突出业务治理的同时，就很注重系统、软件的开发；英国不仅规范了功能需求，还致力于电子文件的在线捕获、无缝管理。
　　
　　在短短的时间内，“电子文件中心”被广泛地建立和运行，并在实践中得到充分的拓展延伸，昭示着“电子文件中心”模式的强大乍命力。我困的电子文件中必建设，要在借鉴国外优秀经验的基础上，实现流程、标准、技术、软件没计、硬件配置等的相互衔接、相互匹配，确保收到实效：注释：
　　
　　（作者单位：浙江丽水学院）

美国留学档案学专业完整介绍

美国留学档案学专业介绍。档案学专业以电子档案管理为主要方向，培养具有系统的档案学基本理论与基础知识，接受过现代信息技术、管理学等方面的基本培训，具备现代信息管理，尤其是电子档案管理与服务的基本理论与技能，能在各级各类档案机构、国家机关、企事业单位和新型经济实体的档案部门以及信息部门从事档案信息管理、服务与研究的应用型、复合型高级专业人才。档案学专业具有良好的教学条件及高素质的师资队伍，积累了丰富的办学经验，形成了理论与实践并重的特色。戚帆由于学科与专业具有交叉性、综合性和实用性的特点，要求学生通过档案管理与信息技术等方面的系统教育和训练。
　　【美国留学档案学专业介绍】
　　开设的主要课程有：档案学概论、文献管理程序设计、系统分析与设计、现代信息技术、信息资源管理、档案管理学、文书配仔世培肢学、企业档案管理、档案保护技术、档案检索、数字档案馆、电子文件管理、档案计算机管理、档案法规学、档案行政管理、多媒体技术应用、电子政务等。
　　本专业毕业生主要面向各级各类档案机构、国家机关、企事业单位和新型经济实体等就业。200xx届毕业生就业率为100%，其中17%被免试推荐及考取研究生或出国留学。

国外档案服务形势及其借鉴意义

颜世强　丁克永

（中国地质调查局发展研究中心　北京　100083）

在国外，档案工作者很早就宣称：“档案的建立就是为了用，从某种程度上讲，我们职业的声誉和社会的地位就依赖于档案利用。”这种认识促使他们主动为社会大众提供方便快捷的服务。欧洲银顷漏各国档案利用的立法和规章均将公民个人能够及时地利用到机关产生的行政文件作为档案服务的重要原则。为使机关管理公开透明，行政机关文件在产生并移交到档案馆后必须具有可用性。这些经验对我国推进地质资料社会化服务具有显著的借鉴意义。

1 国外档案服务的发展

随着社会的不断进步，外国档案社会化服务经历了一个由封闭到有条件开放的漫长过程。在古代，档案只为少数享有特权的人提供服务。15～16世纪，欧洲文艺复兴运动的兴起和发展，欧洲历史学家开始关注原始文献，从而不断地去要求档案馆对外服务。18世纪，法国资产阶级革命胜利后，法国国民议会于1790年颁布了世界上第一个国家档案馆条例，明确指出了档案馆要实行向社会开放的原则，规定了法国公民可以在开馆的时间到档案馆查阅档案。从20世纪60年代起，随着信息技术的高速发展，档案数字化和网络信息共享成为其显著特点。当前，在国外大众利锋烂用政府档案普遍得到宪法保障，这成为是一项基本的人权和自由，被称为“信息权”。如欧洲理事会部长委员会宣布的有关成员国档案馆利用政策的R(2000)13号提议。指出成员国制订的法律应坚持以下原则：（1）公共档案除特别限制规定外对公众开放；（2）有限的封闭期。

2 国外档案服务的限制

国外档案社会化服务也不是全面的，通常通过延期开放、设置封闭期限制档案的社会化服务，以保护个人、政府团体、企业或国家的利益。国外档案服务的限制主要有以下4个方面。

2.1个人隐私保护

个人隐私受保护是通过特定时期内禁止使用档案来实现的。

2.2 政府与公共安全利益保护

含有国家安全、政府重要金融和经济利益、保护公共秩序和安全、与犯罪活动相关的调查和诉讼信息的文件，以及包含金融、经济和政治信息或与外国政府商业谈判的档案或文件的利用受限制。档案利用保护期一般是自档案产生之日起的30～60年。

2.3 企业和个人经济利益保护

在欧盟、档案法或特别法（工业财产保护法、专利法、经济间谍法）通常对此都有严格规定，利用限制期限平均为30～60年。

2.4 著作权保护

在国外著作权都是得到保护的。著作权问题通常都有清楚的界定，最普遍的限制规定乎胡期为自文件产生之日起70年，但一切取决于重大的变化。

3 国外档案服务典型做法

3.1 美国

美国档案通过提高信息化、数字化、网络化程度，采取主动服务等方式提高服务水平。

3.1.1 档案管理信息化程度高

主要表现：①信息公开。②提供网上服务。③实现资源共享。④实现内部办公电子化。

3.1.2 主动服务水平大大提高

各类档案馆不仅对政府工作人员开放，同时直接面对公众，为公众服务。档案馆通过各种途径向社会散发检索工具使用方法、馆藏介绍、参考资料和服务指南，想方设法使公众了解档案的作用和馆藏内容，激发公众对档案的兴趣和需求。

3.1.3 档案载体多样化

随着信息技术的不断发展，越来越多的档案文件通过计算机扫描，转换成PDF或者其他电子格式，存储在计算机中或刻录成光盘。由于有了相当数量的电子文档，极大地方便了文件数据库的建立、资料的计算机查询和档案的深度开发利用。

3.1.4 重视纸质档案的保护工作

虽然美国各级机构基本实现了办公电子化，但传统的纸质文件、书面签名方式仍然在处理一些重要事务时使用。同时，纸质文档由于其在法律上的唯一性仍然是各档案馆的重点保护对象。

3.2 西班牙

西班牙法律规定利用档案是免费和无限制的，用户在接受档案馆有关规定的情况下，有在阅览室利用档案的权利，同时也有知悉有关馆藏档案信息的权利。

3.2.1 一流的信息技术服务

在各级档案馆阅览室内都安装有必要的电源，利用者可以携带计算机进入阅览室。在档案利用室，一般都备有缩微胶片和缩微平片的阅读和打印机。如果有需要，可以即时打印出有关内容。

3.2.2 严格的档案服务质量标准

各级档案馆比较重视档案服务的考核，并制定了由多项指标组成的档案服务质量标准。以国家历史档案馆为例，这个标准有13项内容，包括档案馆提供服务的条件、文件阅览条件及档案馆服务项目的信息等。

3.2.3 重视档案利用的信息反馈和投诉

各级档案馆很重视用户信息反馈。获取用户意见的方式是：①鼓励用户对档案馆的服务进行评论，并提出建议；②举办用户联谊会；③鼓励用户给档案馆馆长写建议信；④开展问卷调查；⑤鼓励档案利用者将他们利用的档案写成的研究报告赠送给档案馆。

3.3 德国

德国档案馆把与社会公众互动看作档案服务的重要方面，通过街头宣传、档案陈列展览、出版档案宣传画册、举办学术讲座、档案馆开放日等形式让社会更多地了解档案馆，促使公众经常走进档案馆，来达到服务社会的目的。

3.3.1 设立档案馆开放日

在开放日用户，只要持身份证既可参观档案馆库房、目录室、技术用房。并配有专人讲解，备有详尽的阅读材料，让参观者全面、深入地体验档案馆。

3.3.2 推出新颖的特色服务

如海德堡市档案馆为广大读者提供生日报纸服务。

3.3.3 主动为城市经济服务

如海德堡市档案馆结合旅游城市特色，以各种方式在世界各地进行宣传活动，推动了该市旅游业的发展。

3.4 荷兰

荷兰主要通过标准体系建设来提高服务水平。

3.4.1 建立质量标准体系

各档案馆对开馆时间、价格、产品和服务，信件和订单处理的最终期限，宽敞的阅览室、良好的照明，正常运作的阅读设备，索取文件时合理的等待时间、专业的员工等进行详细规定，并被印成小册子交到公众手中，接受社会监督。

3.4.2 在网站建立“图像银行”

图像服务是现代化服务重要组成部分，有的网站媒体库中已包含了超过了20万幅的图像。数据库的发展使计算机装置可以从重要的检索引擎中——如Google的文字索引，查找到所有的档案清单。

3.4.3 建立“文本银行”

荷兰正在开发档案银行（文本银行），方便用户查找档案。建立按需扫描的系统允许访问者选定哪些档案或资料是他们希望数字化的。通过这种方式，档案馆将建立数字化库房，首先数字化那些需求量较大的档案或资料。

4 国外档案服务新趋势

4.1 服务日益标准化

国际档案理事会（ICA）制定了关于描述全宗和它的组成部分的指南ISAD(G）和关于档案材料形成者的真实信息的指南ISAAR(CPF），其下属的一个工作组近日制定出一个新的描述档案保存机构的国际标准，以便将关于档案保存机构的信息导入传统的网络搜索引擎中。利用者通过互联网可以有更多的机会查阅网上目录，查阅那些描述不同档案保存机构所保存档案的档案信息系统。

4.2 电子信息成为服务的重点

信息技术使得档案馆在完成其传统任务同时不断向数字化、信息化、网络化保管与服务迈进。美国国家档案馆馆长和世代网络公司首席执行官共同签署并公布了一项五年期的、对从美国国家档案馆海量馆藏中挑选出的文件进行数字化的协议。电子文件档案馆将使文件从文件柜进入数字空间，改进政府文件的组织、存储和检索方法，更加便于公众查找利用政府文件。英国也建立了国家数字化档案中心（NODA），推进档案数字化和信息化服务的协调管理。

4.3 服务更加以人为本

近日，英国国家档案馆家族文件中心迁入位于伦敦郊区的英国国家档案馆大楼。英国国家档案馆大楼正在进行全方位的整修和改进。整个工程结束后，将向来访者提供更多的座位、缩微胶片阅读机和计算机终端，并且改进对原始文件、研究资源和越来越多的网络资料的提供利用；将建成两个新的演讲室，提供涵盖了从家族史到军事史各个题目的教育项目。

4.4 更加注重公共休闲服务

“档案在休闲社会中的作用”是第14届国际档案大会的主题。英国在档案公共休闲利用上独树一帜。在伦敦西部的丘园（Kew）新馆公众可以联机浏览开放利用的所有政务信息，享受快速、专业的信息服务又称为开发性服务，这种服务形式包括口头咨询、书面咨询、电函咨询以及主动向潜在利用者报道馆藏档案信息等。

4.5 更加注重网络服务

世界各国档案馆普遍开辟出新的服务方式——网络服务，用户可以在任何地方自由检索公共档案馆网站提供的各类信息。英国公共档案馆通过一体化网络体系将档案目录展示给用户，为国内外利用者提供了关于原公共档案馆和皇家历史手稿委员会的详细信息，还为研究家族历史、电子文件理论研究以及档案文件的普遍保管原则等提供了翔实的档案材料。

4.6 电子档案成为现代档案管理的重要组成之一

随着电子政务的发展，电子档案的收集管理被提上议事日程。2003年，国际档案理事会（ICA）向与会代表呼吁要保护信息社会记忆，充分运用信息技术提高行政管理的透明度。

4.7 档案管理日益法制化

依法管理档案是全球各国档案管理的大趋势。英国于1838年颁布第一部《公共档案法》，2000年颁布《信息公开法》，2005年实施《信息自由法》，还出台了《公司法》、《合同法》等其他法律，这些均对档案、档案工作及档案事业发展以及各部门、企事业单位乃至个人的档案工作进行了规定。此外，英国各级档案机构、地方各级政府都根据工作需要制定相应的规章制度。还通过定期召开档案工作专业会议和出版专业刊物，来增进档案人员的相互了解和交流，促进档案法规的贯彻实施。

4.8 高度关注档案解密处理

为方便网络服务，做好档案解密工作，美国国家档案文件局近期在内部新设立解密信息管理办公室，专门负责档案解密工作。

5 可借鉴的经验

5.1 建立数字地质资料馆

在抓好资料汇交的基础，构造统一的地质资料技术和标准体系，加快地质资料数字化进程，建设相关数据库，建立共享服务平台，提高服务能力。

5.2 推进网络和主动服务

除了传统的地质资料馆藏借阅服务方式外，要提供在线资料检索系统、网络地图查询系统、一站式服务系统、电子商务服务等；使阅者可以通过网络下载，到指定的商店购买，也可以通过电话、E-mail、传真订购等形式获取资料；还要通过期刊、年度报告等形式主动开展服务。

5.3 加强地质资料开发利用

要在专业的地质资料服务的同时，开展管理、科普和集成的地质资料服务，如数据处理、应用软件、咨询、决策、技术支持、培训等多个方面，要涉及地质资料的方方面面，如区域地质调查、地球化学、地球物理、水文地质、地质灾害、矿产资源、水资源、能源、环境、地质科学知识等。做好保密地质资料解密研究，开展解密服务。

5.4 推进集群服务

要在传统地质资料馆服务主体的基础上，发挥地质调查局、地调院、地环监测院的作用，开展专业公共地质资料服务。还要通过合作机制，邀请其他的地学研究机构、高校等参与到了地质资料的提供者队伍中来。

注：本文参考了大量国家档案局、国家档案科学研究所网站及CNKI数据库公开发表的论文文献，在此不一一列出。

【浅论档案信息化管理】档案信息化管理系统

　　一 电子档案的定义　　电子档案是由数字电子计算机处理的档案，是用来区别于一些客观存在的档案实体，是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动，只有引入正确的软件、硬件与足够的背景细节，这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端，以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等显示用户所需求的档案实体的真实信息。
　　二 档案信息化管理的现实意义
　　1．提高整个部门的工作效率
　　实施档案管理信息化后，部门管理人员从繁重的手工劳动中解放出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好地派御卖从事档案的收集和编研工作，提高职能部门的工作效率。
　　2．有效地提供服务
　　档案管理的信息化，科技人员可在自己的计算机上查阅档案资料，提高了工作效率；同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发，提高了整体的工尘逗作效率和竞争力，使档案管理的职能不再单纯是档案的保管，而是公司内部的信息中心。
　　三 推进档案信息化管理的策略
　　1．建立规范体系
　　档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。档案信息化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个专业，无法全面实施、推广统一标准。同时，档案信息化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，档案的整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。档案信息化建设必须做到统筹规划、统一标准、统一部署、避免出现“自成体系、各自为战”的情况，要按统一的技术标准实施。
　　2．完善安全制度
　　档案信息化建设的最终落实都要靠人来执行，所以人是档案信息化安全的第一道保护屏障。为此，要提高档案人员的警惕性，从根本上铲除黑客对信息系统的威胁。采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施。
　　3．规范管理，注重实效
　　建立档案信息化建设指导委员会，负责研究档案信息化发展方向，组织制订和修改档案信息化方面的法规、规章与标准；负责监督和检查档案信息化建设的进程，实施政策引导；负责指导数字档案信息资源的开放利用和安全管理。将信息化进程、计算机应用水平作为档案馆（室）目标工作考核、评比先进的条件，并逐年提高其在考核中的权重。档案局加强对各单位档案信息化建设的行政监督和宏观指导。制定相应的规范性文件和标准，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、安全，严防违反档案法律法规行为。及时总结推广经验，促进档案信息化建设规范稳步开展。
　　4．电子档案的有效、实用
　　目前，虽然许多单位、部门的信息化进程在逐步推进，但往往忽视了档案信息化后的实用性。我们推进档案管理信息化，是为了更好地提供档案服务，而一些单位的电子档案修改机制尚不完善，一些档案被修改后（如声音的清晰化处理、图像的清晰化处理、文字录入错误纠正），只保留修改后的档案，而将原始数据进行了删除，降低了电子档案的留存价值，甚至对部分档案来说已丧失全部价值。还有一些单位，为了所谓的加快信息化进程，擅自不按标准操作，将存储扫描的清晰度降低，从而加快扫描速度、减少存储空间，致使所存档案不清晰或信息缺失，不能达到实际使用的要求，多数档案拆没仍需实地查询入库的纸质资料。为了提高电子档案的实用性，我们不仅需要一套完整的管理制度进行保障，还要从计算机技术上加以规范和限制，如管理软件对操作者的权限限制，软件中对于存储图像分辨率的强制要求，通过使用计算机的签署技术、身份验证技术等，实现对管理者的操作行为进行记录及约束。总之，需要我们通过各种行政及信息技术手段，尽可能地提高电子档案的有效性及实用性。
　　5．人才储备原则
　　由于电子档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对管理人员提出了更高的要求。只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能满足社会发展对档案工作的需求。
　　档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆（室）某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。信息化是当今世界和社会发展的大趋势，档案馆（室）只有克服困难，迎头赶上，与其他行业同步发展，才能适应社会和时代发展的需要，更好地服务社会。
　　参考文献
　　［1］韩立涛.浅论档案信息化管理及推动档案信息化建设［J］.大观周刊，2011（23）
　　［2］李廷忠.浅论档案信息化及档案信息化建设［J］.黑龙江科技信息，2011（23）
　　〔责任编辑：庞远燕〕