1. 文件格式：所有文档均应转换为电子文档格式，如PDF、DOC、XLS等。

2. 图片处理：图片应进行裁剪、调整大小和去除瑕疵等处理。所有图像均应扫描成黑白或灰度图像，分辨率应不低于300dpi。

3. 文字识别：使用OCR技术将文本从图像中提取出来，并进行校正和纠错以确保准确性。

4. 文件命名：为了方便管理和查找，每个文件都应该有一个唯一的名称，最好采用简洁明了的命名方式并加上日期时间戳。

5. 元数据标注：为了方便检索和管理，必须为每个电子文档添加元数据标注，包括作者、创建日期、修改日期、关键词等信息。

6. 文档分类：对于大量文档，应该按照一定的规则进行分类，例如按照日期、主题、类型等进行分类。

7. 存储方式：数字化加工后的文件应该存储在可靠的媒介上，例如硬盘、光盘或云存储中。同时，为了保护文件安全，还应该进行备份和加密。

8. 安全控制：对于涉及敏感信息的文件，应该设置相应的权限限制，以控制访问和使用。同时，应该采取措施保护文件免受病毒和网络攻击的威胁。