贺州市档案数字化是指将纸质档案经过扫描、修图、编目、最终合成为图像保存在电脑、移动硬盘中的一种方法。使用档案数字化后纸质档案无需再翻动，有利于原始档案的保存。档案数字化占用空间小，很多单位档案室的全部档案经数字化后只需一台电脑就可以管理，管理员直接在电脑上就可以查找、打印，既方便又快捷。数字化档案可以让每一位利用者在任何时间、任何地点进入档案管理系统，查询自己需要的档案信息，不受时间和空间的限制，提高了档案利用的效率。

其次，数字化档案相比纸质档案而言，节省了占地空间，不仅可以节约一笔保管费用，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。最后，纸质档案转变为电子档案后，档案的使用更加安全。由其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

　　贺州市档案数字化主要内容如下：

　　1、档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库。

　　2、载体档案的数字化，如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库。

　　3、档案专题信息的采集与建库。

　　贺州市档案数字化主要流程如下：

　　1、档案收集：统一组织移交进馆的档案材料，包括各门类和各载体的档案材料。

　　2、档案整理：按照《档案著录规则》和《文件级档案目录格式》的要求，对档案进行著录、分类、组卷、排列、编号。

　　3、档案扫描：对档案进行数字化扫描，采用多种数字化扫描设备对档案进行扫描，确保档案数字化质量。

　　4、图像处理：对扫描后的图像进行处理，包括图像旋转、校正还原、去除原始信息外的脏点、斑点、去黑点、黑线、黑框、黑边等。

　　5、档案著录：对处理后的图像进行著录，著录内容包括档号、案卷题名、责任者、文号、日期、页数、图号、图名等。

　　6、数据库建设：根据著录信息，建立档案数据库，并进行数据库的备份。

　　7、数字化成果检查与验收：对数字化成果进行检查与验收，包括档案数字化质量、数据库建设质量等。

　　贺州档案数字化的规范

　　贺州市档案数字化的规范如下：

　　1、档案数字化前需要对档案进行整理，将档案按照年度、问题、保管期限等分类，方便后续的数字化处理。

　　2、数字化过程中要确保档案的完整性和安全性，对于破损、缺失的档案要进行修复和补充。

　　3、数字化使用的软件要进行严格的测试，确保软件的正常运行和数据的安全性。

　　4、数字化后的档案要进行备份，防止数据丢失。

　　5、数字化过程中要遵循国家相关法律法规和标准规范，确保数字化工作的合法性和规范性。

　　贺州市档案数字化对人员的要求

　　贺州市档案数字化对人员的要求有：

　　1、熟悉不同类型的档案整理及数字化的规则，按照项目要求，严格执行规范化操作，保证所接触档案的完整性。

　　2、档案数字化工作人员守则，要遵纪守法，服从领导，严格遵守安全、保密等各项工作制度，严格执行档案数字化工作操作规程。

　　3、要加强团结，密切合作，互助友爱，努力营造和谐的工作氛围。

　　4、要维护良好的机关形象，杜绝有损机关形象的言行。

　　5、凡发现有泄露档案机密行为或不遵守安全、保密制度立即辞退。

　　6、做好服务器定期维护工作，做好已数字化电子档案的脱机备份和异质备份工作，移动硬盘备份实现“双套”制。