档案数字化可以提高档案信息化管理水平,有利于提高档案馆工作效率和现代化水平,有利于确保数字档案永久保存和安全保管,有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享,还可以节省大量人力物力。
外包档案数字化是指将档案数字化工作外包给专业的数字化服务机构,以便于更好地保证档案数字化质量和安全。外包档案数字化的优点包括:
1、专业性强:数字化服务机构通常具有丰富的数字化经验和技术能力,能够提供更加专业和高质量的数字化服务。
2、安全性高:数字化服务机构会对档案数字化过程进行全程管控,确保档案数据的安全性。
3、效率高:数字化服务机构会根据档案数字化的需求和时间要求,制定合理的计划和方案,确保档案数字化的效率和质量。
4、成本低:数字化服务机构会根据档案数字化的需求和预算,制定合理的价格方案,降低档案数字化的成本。
需要注意的是,外包档案数字化需要选择专业的数字化服务机构,并且需要与其签订详细的合同和保密协议,确保档案数字化的质量和安全。
为什么要将档案数字化外包
将档案数字化外包的原因可能有:
1、节约成本:档案数字化外包可以降低档案数字化的成本,节约大量的人力、物力、财力。
2、提高效率:档案数字化外包可以让专业的数字化公司来完成档案数字化加工,从而提高工作效率。
3、保证质量:档案数字化外包公司有着专业的技术和设备,可以保证档案数字化的质量。
4、专业性强:档案数字化外包公司有着丰富的经验,能够提供更加专业的服务。
怎么样将档案数字化外包
档案数字化外包是指将档案数字化的过程交给专业的数字化公司来完成,以节约成本、提高效率、保证质量和专业性。以下是将档案数字化外包的一些建议:
1、选择正规的数字化公司:要选择正规的数字化公司,可以通过查看公司资质、案例、客户反馈等方式来判断。
2、确认数字化服务的范围和内容:在外包之前,要确认数字化服务的范围和内容,确保数字化的质量和安全性。
3、签订合同和协议:在外包之前,要签订合同和协议,明确双方的权利和义务,并约定数字化的质量标准和验收标准。
4、提供必要的资料:在数字化之前,需要提供一些必要的资料,如档案目录、原始档案等。
5、进行质量监控和进度监控:在数字化过程中,要对数字化的质量进行监控,并定期向客户汇报进度。
6、验收数字化成果:在数字化完成后,要进行验收,确保数字化成果符合要求。
总之,档案数字化外包需要选择正规的数字化公司,确认数字化服务的范围和内容,签订合同和协议,提供必要的资料,进行质量监控和进度监控,验收数字化成果。
档案数字化外包的优点
档案数字化外包的优点有:
1、降低企业档案管理成本,提高档案利用效率。
2、可以减少企业在档案管理上的重复投入,降低企业经营风险。
3、有利于推进企业档案信息化建设。
4、有助于提高企业的核心竞争力。
档案数字化外包对人员的要求
档案数字化外包对人员的要求有:
1、项目经理:
(1)具有全日制大学专科以上学历;
(2)公司正式工作人员,无违法犯罪记录,无不良嗜好,品行端正,身体健康;
(3)参与两次以上档案数字化加工项目;
(4)参加两次以上档案相关继续教育、培训;
(5)具有较高的调查研究水平,善于分析、总结;
(6)具有良好的对项目现场人员管理领导能力;
(7)具有良好的项目协调、组织能力,协调业主与公司关系,促进项目的正常开展;
(8)熟悉相关标准、规范、制度,掌握档案业务开展的方式方法;
(9)熟悉数字化开展的各个环节,能及时解决出现的问题;
(10)熟悉数字化开展过程中的软件和硬件设备的使用,能及时解决出现的问题;
(11)具备较高的安全、保密风险意识,对突发事件能迅速处置;
2、一般工作人员:
(1)具有中专或高中以上学历;
(2)公司正式工作人员,无违法犯罪记录,无不良嗜好,品行端正,身体健康;
(3)项目实施开展前需要至少一次参与公司组织全面系统的培训,掌握档案基础的业务知识,档案数字化工作技能;
(4)服从项目现场管理、安全保密等制度要求,按时上下班,做好签到记录;
(5)熟悉自己工作的业务环节,能解决出现的常规问题;
(6)熟悉数字化开展过程中的软件和硬件设备的使用,能解决出现的问题;