1. 提高工作效率：数字化档案极大地简化了档案管理工作，可以快速准确地查找、提取、共享、备份和保护文件，大大减少了物理档案管理的工作量，节省了时间和人力成本。
2. 更好的数据保护：由于数字化档案可以进行加密、备份、存储、迁移和恢复，因此数据更加安全可靠，不会受到自然灾害、人为破坏、数据泄露等因素的影响。
3. 便于查找：数字化档案可以通过关键字、日期、分类等方式进行搜索和筛选，可以快速查找到所需信息，便于管理和使用。
4. 节约空间：数字化档案可以大量减少纸质档案的存储空间，降低物理档案管理的成本，也减少了环境负担。
5. 便于分享与合作：数字化档案可通过共享文件夹或者云存储服务，让多个人共同使用和编辑，提高协同工作效率，促进信息共享和数据交流。
6. 法律合规：数字化档案遵循数据保护法规的要求，防止信息泄露和滥用，增强组织的信息安全，符合法律合规要求。
