1. 文件归档：该功能可以帮助用户对已有的文档进行整理分类，将其归档到相应的文件夹中，便于快速查找浏览。

2. 文件搜索：用户可以通过关键词搜索档案系统中的文件，查找需要的文档信息。

3. 多用户协作：该功能可以支持多个用户同时编辑同一文档，并可以实时查看对方的编辑内容，提高文件协作的效率。

4. 信息安全：该功能可以保证档案信息不被非法获取或篡改，并且可以备份档案系统中的重要数据。

5. 数据分析：档案信息化系统可以通过制定合理的数据分析机制，对档案系统中的数据进行分析，为用户提供更有价值的数据信息。

6. 权限管理：该功能可以为不同的用户分配不同的权限，保证档案系统的安全管理。

7. 访问追踪：该功能可以记录用户在档案系统中的操作行为，便于对用户行为的追踪和监管。