1. 定义档案材料的范围和类别：首先需要明确需要收集哪些类型的文件和资料，例如合同、发票、凭证、报表等等。

2. 确定收集的时间范围：需要确定需要收集的时间段，例如从哪一年开始到现在，或者是某个具体时间段。

3. 确定收集的方式：可能需要从公司内部各个部门收集资料，也可能需要从外部合作伙伴或客户处收集资料。需要确定收集方式，包括采用电子邮件、电话、面谈等方式。

4. 设计收集表格或模板：为了方便统计和整理，可以设计收集表格或模板，包括需要收集的信息和资料分类等。

5. 收集资料：根据确定的范围和方式，开始收集资料。需要注意保护机密信息和个人隐私。

6. 整理、分类、归档：将收集到的资料进行整理、分类、归档。可以根据时间、部门、类别等方式进行分类。需要注意文件命名规范和存储方式。

7. 定期更新和维护：档案材料需要定期更新和维护，保证信息的准确性和完整性。需要制定相应的更新和维护计划。