1. 确定档案分类标准：根据组织部门的管理需要，将人事档案分为普通员工、管理人员、高管层等不同类别，然后按照员工姓名或工号进行排序。

2. 统一文件命名和编号：为每个员工的档案文件命名和编号，以便查找和管理。例如，可以使用员工姓名或工号作为文件名，并为每个文件分配独立的编号。

3. 采用标准文件夹和标签：选择标准大小的文件夹，并使用明确的标签为每个文件夹命名，以确保文件夹易于识别和归类。

4. 定期更新档案：组织部门应该定期更新人事档案，记录员工的职业发展、离职原因、表现评估等信息，以帮助管理人员更好地了解员工的情况。

5. 保护档案安全：对于涉及个人隐私的档案，组织部门应该采取措施保护其安全，例如使用密码保护文件、限制访问权限等。

6. 标注档案重要信息：为了更好地管理人事档案，可以在每个文件夹上标注员工的基本信息，如姓名、工号、部门、入职时间等，以便查找和管理。

7. 建立档案管理制度：组织部门应该建立档案管理制度，明确档案管理的责任人和流程，并加强员工对档案管理的意识和培训。