随着信息化办公的普及，电子文件数量呈爆发式增长，企事业单位面临电子档案管理分散、标准不统一、利用效率低等实际问题。电子档案整理服务专注于为政府机关、企业、医疗机构等提供规范化的电子档案整理解决方案。相关组织和机构依据国家档案管理标准，通过专业团队对电子文件进行分类、鉴定、著录、归档和存储，实现电子档案的系统化管理，帮助客户解决电子文件管理难题，提升档案查阅效率，强化信息安全保障，为数字化管理提供基础支撑。焦作市位于我国河南省，为了促进对档案的利用，积极开展焦作电子档案整理服务工作。

　　焦作电子档案整理服务的具体流程：

　　(一)收集。应在办公自动化系统、业务系统电子文件拟制、办理过程中完成电子文件及其元数据的收集，声像类电子文件、在单台计算机中经办公、绘图等应用软件形成的电子文件的收集由电子文件形成部门基于电子档案管理系统或手工完成。

　　同一业务活动形成的电子文件应齐全、完整，电子文件内容信息与其形成时保持一致，应能客观、完整地反映业务活动。以专有格式存储的电子文件不能转换为通用格式时，应同时收集专用软件、技术资料、操作手册等。

　　(二)整理 。应以件为管理单位整理电子文件，并在电子文件拟制、办理或收集过程中基于办公自动化系统或业务系统完成保管期限鉴定、分类、排序、命名、存储等整理活动，整理活动应保持电子文件内在的有机联系，建立电子文件与元数据的关联。

　　(三)清点 。清点分为提交归档责任方对拟归档电子文件总件数、元数据总条数的清点和接收归档方对交换的归档电子文件及其元数据数量的清点。

　　清点一般由系统自动完成，清点内容包括电子文件的门类、形成年度、保管期限、件数及其元数据数量等，清点结果记录在归档说明文件中。

　　(四)检测 。根据一定的方案，对电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测。

　　(五)登记 。档案部门应将清点、检测合格的电子文件及其元数据导入电子档案管理系统预归档库，自动采集电子文件结构元数据，通过计算机文件名建立电子文件与元数据的关联，在管理过程元数据中记录登记行为，登记归档电子文件。并依据清点、检测结果，按批次或归档年度填写《电子文件归档登记表》，完成电子文件的归档。

　　(六)编目 。应对归档电子文件的元数据进行解析自动生成归档文件目录，在此基础上对整理阶段划定的电子档案保管期限与分类结果进行审核、确认和修正，必要时对电子档案进行重新排序并重新编制文件级档号。

　　电子档案可沿用原归档电子文件的命名，或按规则将其自动转换为符合规范的文件级档号，同时更新相应的计算机文件名元数据。应根据实际需要按照《档案著录规则》的要求对电子档案做进一步著录，规范、客观、准确地描述主题内容与形式特征。

　　完成整理编目后，应将电子档案及其元数据归入电子档案管理系统正式库。

　　焦作电子档案整理服务完成后，对于电子档案的归档格式有以下这些：

　　(一)电子文件的归档格式 。电子文件归档格式应具备格式开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等性能，能够支持向长期保存格式转换。电子文件应以通用格式形成、收集并归档，或在归档前转换为通用格式。版式文件格式应按照《版式电子文件长期保存格式需求》执行，可采用OFD、PDF\A格式。

　　各个类型的电子文件归档格式按照相关规定执行。

　　(二)元数据的归档格式 。元数据的归档格式应根据归档接口以及元数据形成情况确定：

　　1. 经办公自动化系统、业务系统形成的各门类电子文件元数据以web service归档接口或归档电子文件及其元数据的规范存储结构作为归档接口时，可以ET、XLS、DBF、XML等任一格式归档;以中间数据库归档接口为归档接口时，可与电子文件一并由业务系统数据库推送至中间数据库，也可再由中间数据库导出数据库数据文件。

　　2. 声像类电子文件元数据、在单台计算机中经办公、绘图等应用软件形成的电子文件，可以ET、XLS、DBF等格式归档。