商丘位于我国河南省东部，是豫鲁苏皖接合部区域性中心城市，正处于迅速发展的阶段。商丘机关单位众多，机关档案资源丰富。为了更好地存储机关档案，提供机关档案服务工作，商丘各个机关单位积极开展档案整理工作。

　　整理流程纸质归档文件整理流程包括：组件、修整、装订、分类、排列、编号、编页、编目、装盒、排架一系列内容。

　　1. 组件。组件包括件的构成和件内文件排序。按照规定，归档文件一般以每份文件为一件。

　　件是归档文件整理的最小单位，“为一件”是指实体装订在一起，编制目录时也只体现为一条条目。

　　(1)件的构成

　　①文件正文与附件

　　正文与附件应作为一件(一般情况)。如果附件量太多或者太厚不易装订，也可各为一件(特殊情况)。常见的发改、水利、环保等部门的行政审批文件，正文是一份批复的红头文件，附件往往有很多本装订成册的支撑性文件。这种情况下，正文和附件可各为一件，附件多时，可一本作一件，排序时接着正文即可。

　　②文件正本与不同稿本

　　文件正本与定稿为一件(一般情况)。定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件(特殊情况)。重要文件(如法律法规)须保留历次修改稿(如征求意见稿、送审稿、定稿等)，其正本与历次稿(包括定稿)各为一件。

　　③转发文与被转发文

　　转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件。

　　④原件与复制件

　　对于制成材料、字迹材料等不利于长期保存的文件(如热敏纸传真件、铅笔书写的重要文件)，以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。复制件包括复印件、打印件以及手工誊写的抄件等。这些复制件应与原件作为一件。

　　⑦关于报表、图册、名册

　　报表、图册、名册等一般每册(本)内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来的装订方式，一册(本)作为一件。报表、名册、图册等作为文件附件时，一般与文件一起作为一件。但如果附件有多册，且每册已装订，可一册为一件。

　　⑧会议纪要、会议记录

　　会议纪要：一次为一件。

　　会议记录：使用专用记事本记录的，一本会议记录应作为一件保存，但不同年度、不同会议类型的会议记录不应作为一件。使用会议记录纸记录的，可以一次会议记录作为一件，也可根据材料厚度自定件数，如一年或半年的作为一件。

　　2. 文件修整

　　(1)对字迹模糊或易褪变的文件进行复制。纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔、针式打印、感热记录均属易褪变材料。易褪变的文件复制后才能归档。复印时要选择激光复印机，采用单面方式复印。

　　(2)去除文件上不合格装订用品。包括订书钉、曲别针、大头针、塑料封等塑料装订用品。对于保管期限较短、原装订方式符合保管期限要求的，也可不去除原装订用品。

　　(3)对破损文件进行修裱。不能对没有破损的文件进行以美观为目的的修裱。

　　(4)需要根据情况对超大纸张进行折叠。折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。

　　3. 装订

　　归档文件一般以件为单位装订;

　　归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理;

　　装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。

　　应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，相同保管期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同保管期限的装订方式应相对统一。用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不可使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封套等材料进行装订。

　　永久保管的和定期保管、需向市档案馆移交的归档文件采用：线装法、不锈钢订。

　　线装法包括三孔一线和直角装订两种，厚的三孔一线，装订位置在左侧中部;薄的直角装订，装订位置左上部，不使用不锈钢夹或封套装订。

　　定期保管、不需向档案馆移交的归档文件采用：线装法、不锈钢订、浆糊、不锈钢夹、封套。

　　4. 分类

　　凡单位内设机构比较健全、职责分工比较明确的，采取年度—机构—保管期限分类法;

　　内设机构比较简单或职能交叉不便于按机构分类的，采用年度—问题—保管期限分类法;

　　单位规模小，年度形成归档文件数量少的，可采用年度—保管期限分类法。一个全宗内应统一的分类方案。