机关档案指的是各个机关单位在公务活动中形成的，对国家和社会有查考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的历史记录。江苏省会为南京市。地处中国东部沿海地区中部，文化底蕴深厚，楚汉文化、吴文化、金陵文化、淮扬文化相互交融。其次，江苏作为经济大省，经济综合竞争力居全国前列，是中国经济最活跃的省份之一。在此背景下，江苏积累了许多丰富的机关档案资源。

　　在江苏机关档案扫描服务中，需要永久保存和数字化的档案包括：

　　1.本机关制定的法规政策性文件材料。

　　2.本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。

　　3.本机关职能活动中形成的重要业务文件材料。

　　4.本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。

　　5.本机关机构演变、人事任免等文件材料。

　　6.本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。

　　7.上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料。

　　8.同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

　　江苏机关档案扫描服务的注意事项：

　　1. 对数字化项目的档案内容进行调研。需要详细了解数字化项目档案的内容，是什么类型的档案，是哪个时期的档案，是否需要修复，档案的材质如何，采用哪个规则进行整理，扫描分辨率如何，图像文件的格式、命名、压缩、存储等等。作为一个项目进行外包，项目的经费预算有多少，招投标的形式如何，项目的实施工期有多长，如何实施，在哪里实施，如何监管，验收工作如何开展等等。

　　2. 外包服务公司的选择。档案数字化外包服务是一种政府采购的委托服务形式，需要按照政府采购的流程确定外包服务公司，一般都是采取公开招投标的形式来确定选取哪家公司。在采购的时候需要对公司做出相关要求，如企业性质、企业规模、注册资金情况等方面资质条件，安全保密、技术认定、履约情况等技能实力。通过市场竞争的形式，选择资质条件最优，技能实力最强的公司来胜任外包服务项目。

　　3. 制定规章制度，严格执行落实。为保障档案实体和档案信息数据的安全，需要制定岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理等方面的规章制度。制度的生命力在于落实，作为业主的档案馆室，需要做好监督指导工作，作为承包项目的外包服务公司需要按照规定流程操作，将制度严格执行落实在各项工作环节中。

　　4. 互助互利，共同完成数字化项目。发包与承包，是互助互利的关系，档案馆室与外包服务公司需要明确责任与义务，完成进度的快慢，成果质量的好坏，直接影响着整体项目的进展。档案馆室与外包服务公司需要共同努力，良性循环，想方设法共同完成数字化项目。

　　最后，随着人工智能、区块链等前沿技术的不断发展与应用，服务将进一步朝着智能化与安全化方向发展。借助人工智能，实现档案的自动分类、智能编目与精准检索，极大提升档案管理的效率与精度;依托区块链技术，确保档案数据的不可篡改与安全共享，为机关间的协同办公筑牢信息安全防线。

　　同时，江苏机关档案扫描服务也会不断拓展服务边界，深度参与机关档案管理的全流程，从档案的收集、整理、扫描，到存储、利用与长期保存，提供一站式、全方位的解决方案。并且积极与其他地区的档案服务机构交流合作，分享江苏经验，吸收先进理念，共同推动全国机关档案管理事业迈向新的高度，为江苏乃至全国的政务高效运行、社会稳步发展贡献强劲力量，促进整体档案管理事业的现代化、无纸化、高效化发展。