档案电子化管理制度

档案电子化管理制度是指将传统的纸质档案转化为电子形式，并通过信息技术手段进行管理和存储的一套制度和规范。该制度主要包括以下几个方面：

1. 档案电子化的原则和目标：明确档案电子化的原则，如合法性、可靠性、完整性等，并明确档案电子化的目标，如提高档案管理效率、节约存储空间等。

2. 档案电子化的程序和要求：规定档案电子化的具体程序和要求，包括档案数字化的流程、技术标准、设备要求等。

3. 档案电子化的安全管理：明确档案电子化的安全管理措施，包括数据备份、权限控制、防止数据丢失或泄露的措施等。

4. 档案电子化的存储和检索：规定档案电子化后的存储方式和检索方法，包括建立电子档案库、制定档案分类和编码规范、制定档案检索和查询的流程等。

5. 档案电子化的保密和保护：明确档案电子化过程中的保密和保护措施，包括对敏感信息的加密、防止非法获取和篡改的措施等。

6. 档案电子化的备份和归档：规定档案电子化后的备份和归档措施，包括定期备份电子档案、建立档案归档计划等。

7. 档案电子化的监督和评估：建立档案电子化的监督和评估机制，包括定期进行档案电子化的检查和评估，确保制度的有效实施。

档案电子化管理制度的建立和实施，可以提高档案管理的效率和便利性，减少纸质档案的存储和管理成本，同时也能够提高档案的安全性和可靠性。

档案电子化管理办法 电子文件归档与电子档案管理办法

电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理并可以在通信网络上传递的文件。归档，指将处理完毕且具有保存价值的事情或文件经系统整理后交档案室(馆)保存备案(备查)的过程。下文是关于电子文件归档与电子档案管理办法，欢迎阅读!

第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器(包括内存储器和各种外存储器)中，并可通过通信网络进行传输。

第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。

从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。

1.总 则

1.1 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。

1.2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。

1.3 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。

1.4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。

1.5 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

1.6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

1.7 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

2.电子文件的收集与积累

2.1 收集范围。电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。

2.2 收集积累要求

2.2.1 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

2.2.2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

2.2.3 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。

2.2.4 用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

2.2.5 用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。

2.2.6 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

2.2.7 用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。

2.2.8 用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。

2.2.9 由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。

2.2.10 通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。

2.2.11 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

2.3 收集、积累方法

2.3.1 及时按照要求制作电子文件备份。

2.3.2 每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。

2.3.3 电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。

2.3.4 电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

2.3.5 电子文件性质代码：R—草稿性电子文件;U—非正式电子文件;O—正式电子文件;N—无纸电子文件;T—文本文件;I一图象文件;G—图形文件;V一影像文件;A—声音文件;M—多媒体文件;P—计算机程序;D—数据文件。

3.电子文件的整理

3.1 电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中。

3.2 电子文件应按《档案著录规则》著录，并制成机读目录。

3.3 归档电子文件应填写登记表。

4.电子文件的归档。应定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。

4.1 归档范围电子文件的归档范围的划分，可参照国家关于文件的现行有关规定执行。

4.2 归档时间逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。

4.3 检测在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。

4.4 归档前的鉴定电子文件的归档鉴定工作，参照国家关于文件的现行有关规定执主，鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标只。

4.4.1 有效性和完整性鉴定。归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文牛的有效性和完整性则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

4.4.2 保管期限的划分。电子文件保管期限的划分，参照国家关于文件的现行有关规定执行。

4.5 归档要求

4.5.1 把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作，

4.5.2 本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文牛长期保存的载体。

4.5.3 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境

4.5.4 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。

4.5.5 需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。

4.5.6 原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。

4.5.7 在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。

5.电子档案的移交与保管。电子文件归档后按有关规定移交至档案保管部门，作为电子档案进行保管。

5.1 检验

5.1.1 档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20%合格率应达到100%。

5.1.2 检验项目。

5.1.2.1 载体有划痕，是否清洁。

5.1.2.2 有无病毒。

5.1.2.3 核实电子档案的完整性和有效性审核手续。

5.1.2.4 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。

5.1.3 将检验结果填人电子档案人库登记表。检验有合的，应退回形成单位，重新制作。

5.2 移交手续验收合格后，档案保管部门在电子档案人库登记表上签字盖章。一式2份，一份交电子文件形成单位一份自存。

5.3 保管要求电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。

5.3.1 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。

5.3.2 环境温度选定范围: 14℃— 24℃;相对湿度选定范围：45%—60%。

5.3.3 存放时应注意远离强磁场，并与有害气本隔离。

5.3.4 电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件。

5.4 存效性保证

5.4.1 每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。

5.4.2 每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%如发现问题应及时采取恢复措施。

5.4.3 设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。

5.4.4 磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

5.4.5 定期检验结果应填人电子档案管理登记表。

5.5 利用

5.5.1 电子档案的封存载体不得外借。

5.5.2 利用时使用拷贝件。

5.5.3 利用时要遵守保密规定。

5.5.4 利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。

5.5.5 具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。

5.6 电子档案的销毁鉴定。

5.6.1 电子档案的销毁鉴定，按国家现行有关规定执行。

5.6.2 电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。

5.6.3 非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。

5.7 统计档案保管部门应及时按年度对电子档案的保管，利用等情况进行统计。

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1.浅谈建设工程电子档案的特点与管理

2.浅谈电子化档案管理论文

3.企业档案管理规定

4.档案管理工作心得3篇

电子文件归档和电子档案管理规定

法律分析：
1、合同应交由企业档案管理部门进行归档，档案管理一般为法务部门或行政部门。 为保稳妥，建议企业每个合同至少应留存两份原件，并分别放置两个地方独立留存。 2、合同登记的项目应由企业的业务部门与归档部门一同汇总，共同完成登记工作。 有些企业仅登记合同中的收、付款信息，这是远远不够的，登记应至少包括对方主体信息、主要项目内容、本企业合同负责人、对方合同负责人、主要权利义务履行期限、付款节点、收款节点、涉及资产购买的还应进行资产登记。
3、合同归档之前进行扫描，留存合同电子版，做到纸质文件与电子文件的统一。 日后非必须使用原件时，查询电子版本即可。
4、建立客户档案信息。 通过签署合同得知的客户信息进行汇总，方便日后查询。

法律依据：
《合同保管归档规定》
第六条 凡属企业归档范围的文件材料，必须按有关规定向本企业档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第七条 企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。

求公司电子档案管理制度，如何存档，以何种形式存档？

　　电子档案管理制度
　　为了加强学校电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和 有效开发利用，更好地为学校发展服务，根据《中华人民共和国档案法》和《上 海市国家行政机关电子文件归管理暂行规定》等有关文件规定，结合本校实际， 特作如下规定： 一、建立与健全电子文件的管理体制和工作职责 1． 电子文件是学校开设的一种独立的档案门类和载体， 它和其他档案一样， 应加强领导。电子文件从形式到归档的管理过程中，由各办公室和档案部门负 责。 2．电子文件应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失、不损毁、不失 真，从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。 3．电子文件实行集中统一管理。校档案室要配备与业务部门兼容的计算机 系统，使归档的电子文件能有效机读。档案人员应忠于职守，熟练地掌握计算 机系统的使用技能，组织编制归档电子文件的各种检索工具，积极主动提供服 务，充分发挥归档电子文件的作用。 二、电子文件的归档方式 1． 电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档， 根据本校工作实际， 现强调物理归档。 2．各部门根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经 办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在规定期限 内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类（信息类和环境类）组 盘。填写必要著录项目，编制机读记录和要存放载体的编号。 3． 归档的电子文件要编制简要检索工具， 其基本著录项目为： 序号、 题名、
　　责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境 等著录内容，归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。 三、电子文件的移交与保管 1．电子文件在每年六月份前将上年度的应归档的电子文件向档案部门归 档，移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、帐目一致、手续 清楚、移交清单一式二份，交接双方签字后各执一份。 2．校档案室负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及归档检查验收和 接收后的统一编目、保管、开发利用。做到外观完好、整洁无损、记录的字节 数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和百分之百的准确 率。 3．入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及进补救。 4．随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案进行同步更新复 制、复制或补救新版本，旧版或有问题的载体仍需保存三年。 5．保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备，温 度控制在 14℃—24℃，相对湿度控制在 45℃—60℃。 四、电子文件的提供和利用 1．封存的电子档案不外借，利用时使用复制件，联网利用要有安全保密防 范措施和可靠的监管保障。 2．销毁电子档案，需经本单位校档案鉴定小组、分管领导批准，编制销毁 清册，监销人、销毁人签名盖章。

昆明市电子文件管理与归档办法

第一章　总 则第一条　为规范电子文件的管理与归档工作，确保电子文件安全归档和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《昆明市档案条例》等法律、法规，结合本市实际，制定本办法。第二条　本办法适用于本市机关、团体、事业单位的电子文件管理与归档工作。

　　企业和其他组织的电子文件管理与归档工作参照本办法执行。第三条　本办法所称电子文件是指机关、团体、企业事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

　　本办法所称电子档案是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件，以及实体档案经数字化处理后形成的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的历史记录。第四条　电子文件管理与归档应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持“分级管理、规范标准、便于利用、安全保密”的原则。第五条　市、县（市）区人民政府应当加强电子文件、电子档案的管理，纳入信息化发展规划，建立健全机构，明确人员编制，将所需经费纳入同级财政预算，并建立责任追究、目标管理制度。第二章　机构与职责第六条　市、县（市）区人民政府办公厅（室）负责组织、协调行政机关电子文件管理与归档工作。第七条　市、县（市）区信息化行政主管部门应当为电子文件管理与归档工作提供信息化保障，统一电子文件数据标准，指导制定档案信息化建设规划，做好档案信息化项目立项管理、组织协调、技术论证和项目建设评估工作。第八条　市、县（市）区档案行政主管部门应当会同相关部门，按照国家、省有关规定和业务规范，统一电子档案的有关数据标准，建立档案信息资源共享平台，对电子文件归档进行监督管理。同时，加强对企事业单位和其他组织电子文件管理与归档的监督指导。第九条　保密行政主管部门对全市电子文件管理与归档工作中的涉密电子文件管理进行指导、协调、监督和检查。第十条　市、县（市）区国家综合档案馆负责接收和保管其接收范围内各单位形成的电子档案，并依法提供利用。

　　各专业档案馆和部门档案馆按行业标准负责本专业、部门电子档案的接收、管理、利用。第十一条　电子文件形成单位负责属于本单位归档范围的电子文件的收集和归档、整理、管理、移交工作。第三章　收集与归档第十二条　电子文件形成单位应当实时收集电子文件，并即时备份，存储于能够脱机保存的载体上，确保电子文件安全、完整、真实、有效。第十三条　电子文件形成单位的档案管理机构对符合下列归档范围的电子文件，应当进行收集：

　　（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的；

　　（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的；

　　（三）本机关需要贯彻执行的上级、同级机关的文件材料，下级机关的重要报送件；

　　（四）本单位工作活动中形成的正式电子文件及电子文件的形成过程稿；

　　（五）其他对本机关工作具有查考价值的。

　　电子文件在收集时，应当同时收集相应的背景信息和元数据。第十四条　收集的电子文件类型包括：

　　（一）文本文件：用文字处理技术形成的文字文件、表格文件；

　　（二）图像文件：用扫描仪、数码相机等获得的静态图像文件；

　　（三）图形文件：用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件；

　　（四）影像文件：用视频设备获得并经计算机处理的动态影像文件；

　　（五）音频文件：用音频设备获得并经计算机处理的声音文件；

　　（六）多媒体文件：用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含文字（表格）、图像、图形、声音、影像等两种以上的复合信息形式；

　　（七）数据文件（数据库文件）：用计算机软、硬件系统进行信息处理过程中形成的各种管理数据、参数等；

　　（八）其他应当收集归档的电子文件。第十五条　电子文件形成单位应当实时将符合归档条件的电子文件进行归档整理，整理以“件”为单位进行。第十六条　电子文件归档应当符合以下要求：

　　（一）归档的电子文件应当齐全、完整，能够有效表现所载内容并可供调取查用；

　　（二）符合本市电子文件和电子档案数据格式标准，能够长期有效读取；

　　（三）具有永久保存价值或者其他重要价值的文本文件、图像文件、图形文件，应当制成纸质档案或者缩微胶卷同时归档，并建立互联；

　　（四）加密传送、存储的电子文件应在解密后进行归档，压缩电子文件应在解压缩后进行归档；

　　（五）归档电子文件应当设置成禁止改写状态；

　　（六）规定电子文件、电子档案的开放级别。

　　前款第（二）项所称电子文件和电子档案数据格式标准，由市档案行政主管部门会同质监、信息化、保密等行政主管部门，依据国家、省的相关标准制定，报市人民政府批准后，向社会公布执行；专业档案馆、部门档案馆的主管部门可以按照行业标准和规范，制定专业电子档案的数据标准，报市档案行政主管部门备案。