档案管理方面的建议
加强档案管理工作的几点建议
时至年底,各项考核工作纷至沓来。作为展示工作成果的重要依据之一,档案资料理所当然地成为考核工作必须的检查项目。档案资料的重要性尚且不止如此,有的还关系到单位的机密和权益。因此,我们应给予档案管理工作高度重视,采取有效措施加强管理,切实提高档案资料的保密性和利用率。
一、目前基层县(市)局档案管理存在的问题
我结合实际工作经验,经过调查研究发现,目前基层县(市)局档案管理存在的突出问题有以下几方面:
(一)重视程度不高。有的部门对档案管理工作不够重视,使一些文书、报表、图片、声像等档案资料散落于本部门、各成员的办公室里。久而久之,遇到打扫卫生或调换办公室等机会即被当废品丢弃,宝贵的历史资料从此流失。
(二)分工合作不协调。认为档案管理仅仅是办公室专职档案员的工作,或者将其简单视为科室内勤与专职档案员之间的资料传递工作,缺少信息互动,各部门兼职档案员的职能作用未能充分发挥。
(三)基础工作不够扎实。具体表现在临近考核或检查前时的突击准备、临时造假等活动,不仅集中了大量的工作任务,造成人力、财力、物力的浪费,而且好似用一天的时间写下了一年的日记,已经失去了档案中原始资料的“原汁原味”。
(四)教育培训有待加强。目前接受上级组织档案培训的范围较窄,对象较为单一(一般是专职档案员一人参加),不能为全员参与档案管理提供良好的舆论氛围和知识储备,而且目前使用的中软税务办公系统的档案管理软件存在一些技术缺陷,也给档案管理工作带来了一定的困难。
二、对加强档案管理工作的几点建议
(一)统一思想、提高认识。各部门要切实认识档案管理工作的重大意义,把健全档案管理作为全局实现信息共享、提高工作效率的重点来抓,使干部充分认识到档案管理工作也是本职工作,推动档案工作的发展是全体干部职工义不容辞的责任,树立“档案工作没做好、等于今年什么事情都没做”的全员参与和保护档案资料的责任意识。
(二)明确分工、加强协调。办公室作为主管部门,要把管好档案作为头等大事来抓,协调处理好与各部门之间的分工合作关系,明确专职档案员与兼职档案员的工作职责。除了搞好综合档案室的.工作外,还要协调指导会计、征管、稽查等部门的专业档案室建档管理工作,并逐个部门指导收集档案工作;各部门除搞好本部门专业档案室建设外,必须全力配合搞好综合档案归集工作,做到全面规范。
(三)健全制度、加强督导。建立健全档案管理的各项规章制度,组织各部门负责人和档案人员进行学习,分析总结档案工作目前存在的不足、查找原因,为下一步做好工作明确思路。建议由办公室牵头,组织相关部门负责人定期进行督导检查,注重平时档案管理工作,使各项档案工作日积月累、循序渐进,避免“临时抱佛脚”的现象发生。
(四)强化培训、提供保障。一是扩大培训范围和知识面,提高档案管理人员的综合素质和解决实际问题的能力;二是从财力、物力方面保证档案管理工作的需要,凡归档工作中所需准备的装具、设备等物品,要预先列出配置计划及时准备;对归档时可能需要调整的问题要给予关注和解决。
档案管理工作要如何做好
导语:档案是信息资源的重要组成部分,档案在文化记忆、个人记忆和基因记忆的遗忘、构建、重构和恢复中具有重要的社会功能,是寻找遗忘记忆和发现过去记忆事实真相的重要载体,是知识的存储器,是知识咨询和转换的媒介,是保护过去、记录现在和联系未来的桥梁。
1.当前档案管理中存在的问题
1.1对档案的重视程度不够,管理意识不强
长期以来,相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区,认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作,不是单位的主要工作,不能给单位创造经济效益,只要“守好摊”,不丢失,不泄密,能应付外调、查档就行了。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解,忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。
1.2管理力量薄弱,管理水平不高,管理手段落后
大部分人员没有经过专业的档案知识培训,对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解,档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职,对档案工作精力投入不足,日常事务往往只是将材料放人档案盒,没有及时整理归档,严重影响了档案管理水平。其次一些归档的材料还不够真实和准确。
1.3档案硬件投入及经费不足
近年来,随着科学技术的进步,计算机及网络技术在管理中广泛运用,管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的单位较少,基本还采用手工收集、检索,信息量小,不利于档案的'收集、利用和开发。
对档案管理必备的条件解决落实差,档案室建设不标准、不规范,档案柜陈旧老化,档案保管条件简陋。有些单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“八防”设备不配套,引起档案材料霉变、虫蛀,影响档案的美观整洁及完整。有些管档单位必备的切刀、统一的档案夹,都无法购置齐备。
1.4在信息开发和编研工作上也存在一些问题。一些档案部门为达标升级应付检查随便选几个题人人都来编研使编研产品层次低质量差实用性不大利用价值更小。有的选题虽好紧跟形势但因编研时间过长失去了时效性影响了作用的发挥。
2.档案管理工作面临问题的几点建议
2.1强化档案意识对档案工作有巨大的推动作用
对于档案管理人员来说应根据新时期的特点,解放思想,转变观念,树立全新的服务意识,打破传统的封闭型服务模式,建立开放型、超前性服务模式,主动了解社会需求,进行专题分析研究,大力发掘馆(室)藏中的各类信息,运用各种现代化技术手段加大档案信息资源的综合开发,为社会提供高效能的档案信息服务。这样才能形成一个档案工作的良性循环,唯有如此,全社会的档案意识才会真正得到增强。
2.2做好档案工作全程服务意识
2.2.1做好档案开发利用工作效果的全程服务,实现档案开发利用工作的价值
在做好超前服务和参与服务工作后,及时总结、归纳、汇集和分析各种利用效果的数据,从中发现问题,找出规律,全程做好服务。看档案开发利用工作到底为业务工作提供了哪些服务,解决了什么问题,取得了哪些社会和经济效益;看档案工作自身存在哪些薄弱环节和不足之处,如档案材料收集是否齐全,整理是否系统,组卷是否合理,鉴定是否准确,检索工具是否实用等。
2.2.2做好全程服务,加强重点档案信息资源的二次开发
在全程跟踪服务过程中,通过对使用单位的调查、借阅内容的统计、使用方法的分析、编研实用性的排列等,对开发利用工作中使用过的档案实体有一个全面的了解,从中发现使用频率很高、查阅单位众多、利用人次频繁、涉及范围广泛的档案材料。这部分档案信息资源将是下一个或今后若干个开发过程中所需要和不可缺少的,也是在即将到来的利用高潮中,需要大量查阅和利用参考的。
为此,应该在进一步的追踪服务中,掌握好档案信息的回溯性、本源性、凭证性、连续性和内向型,并与相关的文献、资料、情报和其他形式、载体的信息资源汇总融合,进行二次加工提炼,形成新的更具针对性、更切合实际,具有更高价值和水平的二次文献,以满足新的一轮实用需求。
2.2.3做好全程服务,完善档案开发利用工作的分析和预测
首先应对过去阶段利用状况进行全面分析,为下一阶段提供利用打好基础。如档案利用数量、范围、卷次、类型,以及利用者类型、职业、要求、心理状态、用途划分等;其次要对过去阶段利用特点进行分析,提取最具本部门业务特色的典型实例,以及对过去利用方向的热点、敏感点和主要工作类型,加以分析和论证;第三要在前两点分析基础上,对下一阶段开发利用的方向进行预测,包括具体业务部门的需求,发展动态分析,重点利用方向的跟踪调查以及周期性需求变化等等。
2.3提高档案信息资源的开发利用水平是档案工作的根本
档案收集、管理的主要目的是为了利用,利用才能充分显示档案的价值。因此,档案工作者应加强开发利用档案信息资源意识,通过为国家、社会乃至学校各项工作提供全方位的服务,以充分发挥档案的作用。
在当今信息化时代里,如果档案工作仍停留在收集、整理、保管及被动提供利用的水平上,是适应不了形势发展需要的。因此,在开发利用档案信息资源方面,档案工作者首先要解放思想,更新观念,从封闭型的档案管理体制中摆脱出来,变被动为主动,改变过去那种坐等守摊的状况。
2.4实现档案管理工作创新的途径
2.4.1思想观念的创新
观念创新是管理创新的前提。管理创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想。管理创新必须确立现代化管理意识,特别是档案管理知识化、网络化、社会化,把知识和创新作为档案工作的管理目标,逐步改变以往“重藏轻用”的落后观念。
2.4.2管理方式的创新
档案馆(室)虽然收藏有丰富的信息资源,但是相对于使用者的多样化要求,人们仍然会感到馆藏资源的不足。这一方面是由于档案资源量的有限性,也是由于管理方式落后导致的利用效率不高。所以,必须在充实馆藏内容,提高馆藏质量的基础上,有目的、有重点、有计划地采集用户的需要的档案资源,并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成,使其系统化、规范化、有序化,及时、准确、高效地为用户提供服务。
2.4.3服务方式的创新
如何更好地创新服务方式,需要我们在实践中不断发现新的档案需求和更好满足需求的服务方式。在工作中,要加强和提高档案服务的主动性、针对性和及时性;要重视和加强对档案利用者的研究,不仅研究当前的利用者,还要研究潜在的利用者,不仅研究利用者当前的需要,还要研究利用者潜在的需求,以便最大限度消除利用者利用档案的障碍,以利用者的需求和潜在需求来加强档案服务的创新,使档案管理工作与国际接轨。
3结语
总之,档案是人类在社会实践活动中直接形成的原始的历史记录,产生于国家机构、社会组织和个人的社会实践活动。档案管理工作面临很多问题,提高档案人的档案意识是根本,增强服务意识,勇于创新,全面开发档案信息资源,才能更好为档案工作服务。
如何做好档案管理工作?
如何做好档案管理工作
一、提高综合工作素质
要想将综合档案的管理工作更好的实施下去,那么首先需要引起领导对于档案管理工作的重视,这样才可以促进工作顺利的开展下去。只有赢得领导对于档案工作的认同,才可以使档案工作人员具备良好的工作态度 提高综合档案管理工作的质量。档案管理的工作人员应该将自己的主观能动性充分的发挥出来,奥正档案管理工作更加顺利的进行下去,让领导明确这项工作的重要性。 以下是日常工作中需要注意的方面:
1.管理人员应该保持良好工作态度,将自己的本质工作做好,要获得领导对自己工作的 满意,领导对于工作的满意主要是由于工作人员的工作质量。档案工作者需要做到爱岗敬业,给领导留下深刻的印象。
2.加强宣传档案工作的重要性。一些领导不够重视档案工作,他们认为档案工作是可有可无的,这是因为他们对于档案管理工作缺乏基本的认知度,以此档案工作者的宣传工作就显得特别重要。工作人员可以理应比较重要的文件资料给领导看,使领导可以对于档案工作留下深刻的印象,并且受到一定的启发,在实践工作当中得到有效的利用。工作人员也可以找机会交流档案工作,发挥出管理工作的重要性,这样可以使领导对于档案工作产生极大的认同感。
二、综合利用各种资源,实现现代化管理
当前各个领域的工作都在循序发展,档案工作也由此发生很大的改变,出现一系列需要解决的问题。档案数量不断加大,因此有关档案的分类管理体系也逐渐变得复杂,对于管理者的要求也逐渐提高,需要利用各种现代管理手段,将档案管理当中存在的问题信息进行解决。
1.加强职业素质:档案管理工作对于管理人员的专业素质提出了更高的要求,工作人员需要具备丰厚的专业知识,并且具备职业责任感和职业道德,加强乐于奉献的精神。管理者需要利用各种相关的资料,使自身的知识领域得到拓展,从而使自身的综合素质得到有效的提高,使新时代的档案管理工作得到有效的发展。
2.提高综合管理素质:针对传统的档案管理工作,通常都是利用手工抄写的方式,虽然很容易操作,但是其工作效率却比较低,很容易出错。近些年电子技术不断发展,传统手工档案工作方式不再适用,档案管理工作需要利用科技手段,档案管理人员需要熟练掌握这些先进的科技手段,使自身的职业技能进行提高个,在岗位上一边工作一边学习,对于最新的管理方法及时的掌握,并且对于不断发展的信息文化给予关注,成为具有很高综合素质的档案管理工作人员。
3.充分利用现有的资源:档案当中涉及到丰富的信息,这也是重要的信息资源。但是这样一来,档案整理工作就会变得更加沉重,具有很多重复的工作,加大了劳动强度。现代的工作通常都是利用计算机完成,使工作变得更加简单。工作人员整理分类资料通常都是结合自己的工作习惯,虽然工作标准都是统一的,但是由于个人的主观因素是不同的,这会为立卷工作带来很大的不便,这样看来计算机管理具有不可代替的优势,避免出现手工操作所造成的失误,使工作效率得到极大的提高。
三、加强培训的工作力度
档案管理工作这的自身素质和业务水平对于档案管理工作的质量造成直接的影响。档案管理者应该适应工作的需要,将档案管理者的主观能动性充分的发挥出来,使其知识水平和挂历能力得到全面提高,要想使档案管理工作的变化得到更好的适应,将工作强度进行简化,从而认识工作观念得到转变,放弃传统的工作方式,不断学习新的管理方式和管理工具。
1.加强继续教育的力度:不断发展继续教育,使新的工作环境和工作内容可以得到进一步的适应,在档案管理过程中,继续教育的实际意义需要得到充分的认识,可以对于时代发展的要求更好的适应,从而培养出更多专业的档案管理人才。
2.加强制度建设:开展档案工作的培训需要建立良好的运行机制。建立有关继续教育的管理制度,并且严格的执行下去。以此为基础,建立有关继续教育的约束和鼓励机制,从而对于继续教育运行机制得到有效的监督和保障。
3.开展综合培训:以管理人员的职业素养程度为基础,在培训的过程中,需要按照层次、岗位等为基础,实现多渠道多形式的开展。尽量提供给档案管作者更多的学习机会,从而将管理工作者的职业水平在最大程度上进行提高。对于相关的知识进行普及,例如哲学、历史学等等,与此同时,需要加强学习科学信息知识,在档案的管理工作中应用现代化的科学技术,从而将管理工作的效率得到提高。
四、 深入和完善现代的档案资料
档案管理人员在收集和整理档案的过程中,需要明确的分类所有的文件,对其实现编号。与此同时,需要科学的分类所有的文件资料,以不同部门为基础,对所有的资料进行分类。以资料的属性和作用进行分类。这样可以减少由于传统手写借阅浪费的时间,同时也可以避免发生资料损坏或者丢失的情况,使服务质量得到提高,使档案管理人员的专业技能得到有效的提升。
档案管理工作中存在的问题与建议
在档案整理过程中,虽然整理方案明确了,但是在实际整理结果仍然与事先的方案相差很多,甚至背道而驰,通过近几年的档案整理经验,总结了如下几点,以便控制整理过程质量。
一、需要有明确的组织架构和职责分工
整理项目整体工程量有大有小,但是无论是大下,所需要职能职责需要明确,项目经理、质量经理、整理组长等,人员配备不一定齐全,但是职能必须清晰,落实到岗,到人。健全的组织是开展档案工作的前提。
二、制定明确的整理方案
在档案整理方案确定中,有两个工作是非常重要的,第一,档案整理的原则的确定。因为在档案整理过程中,会有很多突发的问题,而且这些问题很可能在档案整理进程中才能暴露出来的,所以,在整理方案确定过程中,制定对一些相同问题的处理原则是必要的,避免在后期针对有些问题重复、反复沟通,导致方案被拆解。有了必要的原则提出,便于对相同类似问题的在实际过程中的快速解决。第二,重要的档案整理细节的预测和判定。档案整理项目小组可以根据以往经验,对于一些在档案整理过程中的细节做事先的规划,并拿出整理流程和控制方法,这样,在档案整理实际过程中,整理人员才有明确的整理依据,从而使档案整理方案自始自终,统一标准。
三、集中的人员培训和上岗
在很多小的档案整理项目中,项目经理可能比较忽视人员的集中培训,总认为集中培训耽误时间,影响产值,其实结果未必。我个人人为,档案整理培训工作应遵循集中培训和师傅带徒弟培训的有效结合。对于一些原则和重要的整理办法,应利用早会等时机有效宣贯,同时,在一对一培训过程中,在实体讲解。不要放过任何机会对档案整理过程中的一些共同问题点做讲解,并及时找到规避和解决的办法。避免批量事故的发生。
最后,在档案整理过程中,需要重视过程的质量控制,重视质量理念的培训,在项目考核体系中,应明确的提出质量项目的考核内容,形成有质量目标、有质量管理办法、有质量组织保障、有质量培训手段、有质量目标考核稽核的一体化质量管理。
如何加强人事档案管理工作提出一些可行的方法
如何加强人事档案管理工作
1.改变旧有观念、提高重视程度
不少企业对于人事档案管理的重视度不够,这就需要企业改变旧有的观念提高对其的重视程度。进一步加大对于人事档案管理的资金以及人力投入,安排专业的工作人员进行档案的整理和保存,提高效率。
2.建立完善管理制度
对于企业的人事档案管理工作要有一个明确的规章制度进行规范。相关工作人员可以根据这些规章制度进行档案的管理工作,这就使工作做到了有理可循,在出现问题时也能够及时补救,及时补种,从而能够提高人事档案的管理效率。
3.提高管理人员素质
管理人员的管理方法和专业技能对于档案的管理是十分重要的。提高管理人员的专业素质,对线管人员进行培训,促使让他们完全具备管理档案的能力,使档案的管理做到专业化。运用新型的管理方法,摒除旧有管理中存在的过时的、不实用的东西。紧跟时代潮流发展的脚步,运用科学的管理方法进行人事档案的管理。
4.提高档案利用度
人事企业档案对于企业发展有重要的作用。要确保档案的真实性、准确性和全面性。如此才能让人事档案发挥其在选拔人才方面的作用,充分利用到企业人事档案资料。人事档案的信息要保证完全真实有价值。
5.利用科学的管理方法
由于时代的进步现代的管理方法开始升级,计算机技术的进步有利于管理系统的升级。运用科学的管理方法实现数字化的管理,利用新型的管理系统进行人事档案的管理。提高管理效率,使管理规范化。保证人事档案的管理准确、高效。