关于成立档案整理服务公司，需要明确企业档案是企业活动的真实记录，反映一定历史时期企业成立、成长和发展的全过程，是资产评估、清算债权债务、安置职工和解决各种纠纷的重要依据。明确档案整理、数字化、保管、移交、借阅等方面要求。破产企业档案规范化整理与数字化后，将移交至十堰市档案馆实施专责管理。

　　档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。

　　但纸质档案管理的繁重正在为众多行业客户带来困扰：

　　制造业：我们每天有上千份的销售合同，要产生数百份产品技术文件，外加几千、上万的员工档案、怎么也得几十人的档案管理团队，才能忙的过来。

　　政府机关：我们各个机关单位的档案材料都是社会发展的重要资料，办公会议纪要、政府工作简报、大事记、政务信息都要记录，经过长时间的积攒，要调阅一份几年前的档案，都要好几个礼拜才能找到，有时找到了还缺失了一部分。

　　医疗行业：我们医院医生和护士总共几千名，产生的人事档案几千份，某个医生岗位调动，人事档案调动耗时几个月。

　　银行业：我们每天都要为大批个体，企业办理各类存款贷款，理财项目，每项业务材料都是重要档案资料，几个月，几年后信贷档案成堆，有时想要抽查档案资料，则需要数十个管理员协助。

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　　这些海量的档案资料，管理过程中都会出现成本高，工作量大，查询难等问题。

　　结合各大行业客户服务经验，以“权限”和“借还”两大功能体系为基础，帮助客户统一管理纸质和电子档案，实现数字化、高效化管理档案。

　　档案管理系统的高效管理体现

　　1.“录入”不费时

　　各类的证照、合同、产品技术文件、人员信息都是企业的重要档案资料，如果全靠员工一一录入和整理，不仅耗时耗力，而且成本也高。

　　现在借助标准化的档案信息管理，就可以实现分布式的档案录入，使用流程化归档的方式，由各职能部门各自把所有的纸质文档录入系统，形成实物档案与电子信息一一对应的电子档案库，并提交移交归档入库，让管理人员在系统就能高效管理档案。

　　1）档案分类、目录清晰

　　将档案标准化进行分类是高效整理的第一步，可完全适应各行业个性化的档案分类需求，无论是合同类、产品类、人事类、经营管理类还是与自身业务息息相关的业务档案，每样档案都能个性化配置。

　　2）档案信息“条码化”

　　每份电子档案都能生成自己专属“条形码”、电子标签以及二维码，上面记录了每份档案的基本信息，比如“存放地点”、“档案编号”等，并且也可快速的实现查找的功能。

　　为了方便和纸质档案对应，客户可以直接在系统批量生成二维码或者条形码，打印后黏贴在对应的纸质档案上，扫一扫就能了解基本信息，以及定位档案。

　　2．“借阅”不求人

　　在档案纸质管理时代，借阅难倒了很多企业，一来档案太多找起来麻烦，有些档案借出去没还，自己还不知，并且每次借阅都得麻烦人，双方时间都耽误了。

　　提供纯线上、纯线下以及线上线下结合的借还管理体系，全面记录档案的应用情况，从而不再出现档案资料管理不规范，纸质档案难寻找、易丢失等尴尬问题。

　　3.“查”不用等

　　在纸质档案管理时代，想要从海量的档案中查找，需要要叫上几个管理员一起帮忙，但这时可能就要等他们有空，才能一起帮忙找了。

　　提供受权限体系管控的检索功能，支持关键词检索、全文检索、类自然语言搜索、二次搜索等多种检索方式，快速找到所需档案。

　　4.“还”不超期

　　纸质档案因为追回不及时，常常会出现耽误使用、重要档案丢失现象。现在可以借助的流程管控系统，可以智能掌控档案的整个借阅过程。当借出去的档案资料，超过期限，系统中会出现红色的警告信息，并且系统也会通过短信、流程代替管理人员智能提醒借阅人。

　　档案整理规范化功能价值

　　可以把不同类型、性质的档案进行分门别类且集中统一管理的平台，实现档案的有序化管理，避免出现人员流失造成的档案丢失，并且还提供权限管理以及借还管理两个管理体系，实现档案的规范化应用，解决档案利用不便，防止档案去向不明，被恶意扩散等尴尬情况。