广州档案管理
第一条 为加强档案管理，保障完整收集、安全保管和有效利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《广东省档案条例》等法律、法规，结合本市实际，制定本规定。第二条 本市行政区域内的档案收集、管理和利用活动适用本规定。第三条 各级人民政府应当将档案事业建设列入本地区国民经济和社会发展规划，统筹安排档案事业发展所需经费。
各级人民政府应当将档案信息化建设纳入当地信息化建设总体规划，建立档案信息公共服务体系，提高档案利用效率。第四条 市档案行政管理部门主管本市的档案工作，负责组织实施本规定。
区、县级市档案行政管理部门主管本行政区域内的档案工作，业务上受市档案行政管理部门的监督和指导。第五条 机关、人民团体、企业事业单位和其他组织应当建立健全档案管理制度，集中、统一管理本单位的档案；同时为档案工作提供必要的条件，保障依法开展档案工作。
机关、人民团体、国有企业事业单位和属于国家所有的其他组织的档案列入国有资产管理范围。第六条 各级国家档案馆负责收集和永久保管多种门类的档案，并向社会提供利用。各级国家档案馆收集档案的范围，由同级档案行政管理部门制定，报同级人民政府批准后公布实施。
专门档案馆负责收集和永久保管特定领域的档案，并向社会提供利用。专门档案馆收集档案的范围，由其行政主管部门会同市档案行政管理部门制定。
部门档案馆负责收集、保管本部门及其所属机构形成的档案，并在一定范围内提供利用。部门档案馆收集档案的范围，由其主管部门制定，报市档案行政管理部门备案。对报送备案的收集档案范围中不符合国家档案管理业务规范的规定，市档案行政管理部门应当提出修改意见。第七条 机关、人民团体、国有企业事业单位应当自成立之日起3个月内建立档案工作机构或者指定专人负责本单位的档案工作，同时报同级档案行政管理部门备案。
备案的内容包括档案工作机构的名称、库房设备、档案管理人员，及其他应予备案的事项。备案事项发生变化的，各单位应当自变化之日起30日内向原备案部门办理变更或者注销登记。
本规定生效前尚未备案的单位，应当自本规定生效之日起30日内向同级档案行政管理部门备案。第八条 机关、人民团体、企业事业单位和其他组织应当配备专职或者兼职的档案工作人员。档案工作人员应当具备专业知识，并接受档案管理岗位培训。
档案工作人员工作调动时，交接双方应当对保管的档案进行清点、登记，并进行业务交接，以保证档案工作的连续性。第九条 电子文件的归档范围和保管期限应当参照国家关于纸质文件归档范围和保管期限的规定执行。应该归档的电子文件应当在形成后即时归档。具有永久和长期保存价值的电子文件，应当制成纸质文件与原电子文件的存储载体一同归档，同时使两者建立关联。不能制成纸质文件的视频、音频电子文件，应当按照国家标准以通用格式存储于磁性载体或者光盘，脱机保管。
磁性载体上的归档电子文件应当每4年转存一次，原载体同时保留至少4年。存储归档电子文件的磁性载体应当每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10％。发现问题应当及时采取恢复措施，确保归档电子文件安全有效。
机关、人民团体、企业事业单位和其他组织应当指定有关部门或者专人负责本单位的电子文件归档工作，将电子文件的管理纳入本单位的文件管理制度和相关人员的岗位职责。
本规定所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。第十条 机关、人民团体、国有企业事业单位应当按照下列规定移交档案：
（一）列入市、区、县级市国家档案馆收集范围的档案，按照《广东省档案条例》规定的期限向同级国家档案馆移交；
（二）列入专门档案馆、部门档案馆收集范围的档案，按照《广东省档案条例》规定的期限分别向专门档案馆和部门档案馆移交；
（三）每年的6月30日之前向同级国家档案馆移交上一年度归档的电子文件；
（四）非常设单位和不具备档案保管条件的常设单位主办或者承办重大活动形成的档案，自活动结束之日起3个月内，向同级国家档案馆移交；
（五）被撤销的单位的档案，自单位被撤销之日起3个月内，向被撤销单位的市属主管部门移交，无主管部门或者主管部门不具备接收条件的，向同级国家档案馆移交。
列入国家档案馆收集范围并依法可以随时向社会开放的档案，可以提前向同级国家档案馆移交。
各单位应当严格遵守移交档案的期限，不得以任何理由拒绝移交。
广州市城市建设档案管理办法
第一条 为加强城市档案（以下简称城建档案）的管理，保证城建档案完整、准确、及时归档，更好地为城市建设和管理服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市规划法》，结合本市实际，制定本办法。第二条 本办法所称城建档案是指城市规划、建设、管理工作中形成的具有保存、使用价值的文字、图表、声像等各种载体形式的文件材料。第三条 本办法适用于本市城市规划区内城建档案的管理。第四条 城建档案工作是城市建设事业的重要组成部分，城市建设主管部门应加强对城建档案工作的领导，保证城建档案工作与城市建设同步进行。第五条 本市城建档案工作按照集中统一管理的原则，建立以市城建档案馆为中心，区、县级市和各建设单位档案机构为基础的城建档案管理网络，确保城建档案工作全面开展。第六条 广州市城市建设档案馆（以下简称市城建档案馆），是集中管理本市
城建档案的事业机构，负责本办法的组织实施，业务上受市档案管理部门监督和指导。县级市城建档案馆负责辖区内的城建档案管理工作。第七条 市城建档案馆职责是：
（一）负责制定全市城建档案事业发展规划、计划，草拟城建档案规范性文件和标准；
（二）负责本市城建档案的管理、监督、检查工作，并进行业务指导和业务培训；
（三）接收、征集、保管本市城市规划区范围内需永久和长期保存的城建档案和资料；
（四）参加重要建设工程的竣工验收；
（五）统一管理全市地下管线档案和资料；
（六）对馆藏档案和资料进行科学管理，做好城建档案信息资源开发利用和咨询服务；
（七）负责办理市属区建设工程竣工档案保证金的收退工作；
（八）法律、法规规定的其他职责。第八条 市、县级市城建档案馆接收下列范围的城建档案：
（一）城市建设综合性文件材料：包括城市建设政策、法规、重要会议、计划、统计、外事活动等；
（二）城市勘测：包括工程地质、水文地质、专题勘察、控制测量、地形测量、摄影测量、地图等档案；
（三）城市规划：包括城市总体规划、分区规划、详细规划、县镇规划、国土规划、规划基础材料等档案；
（四）城市建设管理：包括城市建设用地管理、建设用地规划管理、建筑工程管理、房地产管理、地名管理等档案；
（五）市政工程：包括道路、广场、桥涵、隧道、排水、环境卫生等建设工程档案；
（六）公共设施：包括给水、供气、供热、公共交通、城市地铁、供电、电信等建设工程档案；
（七）地下管线：包括给水、排水、供气、供电、电信、工业输送、军事管线等建设工程档案；
（八）交通运输工程：包括铁路、公路、水运、航运等建设工程档案；
（九）工业建筑：包括工厂、矿山、电站、工业仓库等建设工程档案；
（十）民用建筑：包括住宅、办公用房、文化、教育、卫生、体育、商业、金融、保险等建设工程档案；
（十一）名胜古迹、园林绿化：包括风景名胜区、园林、绿地、苗圃、名木古树、纪念性建筑、名人故居、古迹、古建筑、城市雕塑等档案；
（十二）环境保护：包括环境管理、环境监测、治理、保护和重要的环卫设施等档案；
（十三）城建科研：包括城市规划设计、城市建筑科学技术、城市现代化管理等档案；
（十四）人防、军事建筑：包括人防工程、军事工程等档案；
（十五）水利、防灾：包括水利工程、防洪、防汛工程、防灾、抗震工程等档案；
（十六）工程设计档案：获市、省、国家级奖励的优秀设计项目。包括工业、民用、市政、交通、环保、园林、军事等工程；
（十七）县、镇、村建设：包括村镇规划、基础设施建设、地政管理、水利工程、古建筑等档案。第九条 本办法第八条规定范围内的城建档案包括照片、录像带、光盘与磁盘、缩微片。第十条 市、县级市 城建档案馆可根据城市规划、建设、管理的需要，向有关单位收集和征集以下城市基础资料：
（一）城市历史资料，包括城市历史沿革、历史文化遗迹、地名、各项建设事业和设施发展史、城市史志、年鉴等；
（二）城市自然资料，包括水文、气象、地质、地震、资源、地形、地貌等；
（三）城市技术经济资料，包括城市经济、人口、科学、文化、教育等。
广州市人民政府印发《广州市城市建设档案管理暂行办法》的通知
第一章 总则第一条 为建立和健全我市城市建设档案（简称城建档案、下同）的管理制度，现根据国务院国发〔1980〕302号文件批准的《科学技术档案工作条例》的精神，制定本暂行办法。第二条 城建档案是城市建设的真实纪录，是城市规划、建设、管理、科研和必要条件，是建设、设计、施工责任和产权的法律依据。城建档案的充分利用，对提高城市建设的经济效益，维护国家利益，保障人民合法权益，为子孙后代造福等，都具有重要的现实意义和长远的意义。第三条 城建档案工作是城市规划、建设、管理工作的重要组成部份，城建档案要坚持集中统一管理的原则。凡有城建档案的单位，要切实加强对城建档案工作的领导，建立机构，配备干部，制定本单位的城建档案管理细则。要把城建科技文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入城建管理的工作程序，列入工程技术人员的职责范围，保证城建档案的完整、系统、准确、安全和有效地开展利用。第二章 城建档案工作的管理体制和任务第四条 广州市城市建设档案馆（简称城建档案馆，下同）是我市城建科技事业单位，由广州市城乡建委领导，归口广州市规划局管理，业务上受广州市档案处指导。其基本任务是：
（一）贯彻落实党和国家及上级城乡建委关于城建档案工作的指示、规定；
（二）负责接收和保管我市永久性保存的城建档案和重要资料；
（三）对接收进馆的档案进行科学管理；
（四）编制各种检索工具和汇编各种综合材料，为城市建设工作积极提供利用；
（五）对全市各单位的城建档案工作进行业务指导、监督和检查。第五条 市城建系统各局、公司、工厂、企业和各区、县城建部门，应建立和健全城建档案室，由各单位分管生产、技术或科研的负责人领导。档案室的基本任务是：
（一）收集本单位在城建工作中形成的具有保存价值的科技文件材料，并进行分类、立卷、编目、登记和统计工作；
（二）承办鉴定城建档案和销毁超过保管期限的城建档案的具体工作；
（三）编制检索工具参考资料，做好城建档案的利用工作；
（四）按规定向主管部门和市城建档案馆报送以及移交档案的具体工作；
（五）对属下的单位的城建档案工作进行业务指导、督促和检查。第六条 各城建部门的档案室（科）应配备足够的管理人员，并要有一定数量的专业科技人员从事城建档案工作。第七条 市城建档案馆的费用由市城建事业费开支。根据《科学技术档案工作条例》第二十四条规定，各单位城建档案室增添设备和费用分别从企业、事业单位的生产费、科研费或事业费中开支。第三章 城建档案的范围第八条 城建档案是指在我市行政区域内进行自然勘测、规划、建设、管理工作中形成的有保存价值的图纸、图表、文字材料、计算材料、预算、概算、决算、照片、模型、影片、录像带和录音带等科技文件材料。主要范围如下：
（一）城市基础材料方面，主要有城市概貌、历史沿革、经济、人口、地名、科学技术、文化教育、资源、水文、气象、地质、地震、测绘、土壤、植被、环境，以及城市各种综合情况统计材料；
（二）城市规划方面，主要有城市现状，已批准的总体规划、分区规划、长远规划、近期规划，建筑管理（工程征地，报建批准的文件、执照及附图）、规划勘测等档案；
（三）房地产权管理方面的档案；
（四）市政和公用事业工程方面；
（1）水厂、水库、加压站、水塔、取水工程、净化工程、地下输水工程及其水文地质资料和地下管网的档案；
（2）下水道、涵洞、水闸、抽水站、泵站、污水处理工程、防洪工程等档案；
（3）城市主干道、桥梁、涵洞、立体交叉、广场、天桥、地道、公共交通设施等的档案；
（4）供气供热工程的设施和地下地上管网的档案；
（五）交通运输工程方面，主要有港口、码头、仓库、油库、车站、电车电缆、机场、铁路在本市的设施、站场、线路、地下管网、建筑物、构筑物等的档案；
（六）电讯工程方面，主要有电台、电话、电报、邮政、广播、电视、微波站等的地上地下工程设施和管网的档案；
（七）供电工程方面，主要有电厂、电站（包括公用、专用）、变电、输电线路和地下电力线路等的档案；
（八）人防、地铁工程现状和规划的档案；
（九）工厂、矿山、电站的建筑工程档案；
（十）科教、卫生、文体、服务等民用建筑方面，主要有办公楼、学校、图书馆、博物馆、档案馆、展览馆、体育馆、文化馆、医院、影剧院、宾馆、商场、住宅等的建筑工程档案；
（十一）园林绿化工程及古建筑、名胜古迹、纪念碑、纪念堂（馆）、城市装饰雕塑、塑像及纪念性标志等工程的档案；
（十二）环境保护方面，主要有“三废”普查、监测、治理方面的档案；
（十三）城市建设科学研究方面的档案。
广州市人民政府关于修改《广州市档案管理规定》的决定(2015)
一、第六条第三款修改为：“部门档案馆负责收集、保管本部门及其所属机构形成的档案，并在一定范围内提供利用。部门档案馆收集档案的范围，由其主管部门制定。”二、第七条修改为：“机关、人民团体、国有企业事业单位应当自成立之日起3个月内建立档案工作机构或者指定专人负责本单位的档案工作。”三、删除第二十三条第一款第（三）项。
本决定自公布之日起施行。
《广州市档案管理规定》根据本决定修改后重新公布。
关于颁发《广州市境外企业档案管理办法》的通知
第一章 总则第一条 为加强本市在境外设立企业的档案管理，保障企业的健康发展，根据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》等有关规定，制定本办法。第二条 凡本市行政区域内在国外和香港、澳门地区设立的独资、合资、合作企业（以下简称境外企业）适用本办法。第三条 境外企业形成的各种门类（载体）档案，应遵照驻在国家或地区的有关法规和我国有关规定，做好保护和移交管理工作。第四条 广州市档案管理部门是境外企业档案的主管机关，广州市对外经贸管理部门依职责配合做好监督管理工作。
市属区、县（市）档案管理部门负责本辖区内境外企业档案工作的监督和指导。第五条 境外企业应明确一名负责人分管档案工作，要在行政或综合部门配备专人兼管日常工作，并应按分工权限接受香港越秀企业有限公司、澳门羊城企业有限公司和境内业务主管部门的协调和指导。第二章 文件材料的形成和归档第六条 境外企业在生产、经营和其他各种业务活动中形成的具有保存价值的文件、统计表、名册、图纸、电报、照片、录音、录像、计算机磁带、缩微胶片等均应按规定积累、立卷和归档。任何人不得据为己有。
企业各业务部门在业务中形成的文件，也应指定专人积累、立卷、经业务负责人审核加具意见后归档。第七条 文件材料归档应符合下列规定：
（一）材料完整、真实和准确；
（二）原件字迹条线清楚，签署手续完备，缺原件的可将复印件归档，但应作出说明；
（三）产品试制、基建工程、设备安装等项目，在完成任务后3至6个月内，应将文件材料整理立卷，由企业集中归档；
（四）合资、合作经营等重要经济合同（协议）签订后，应于当年终由企业集中保存；如属经营销售的合同（协议）由业务部门短期保存；
（五）除（三）、（四）两项外的其他各项管理文件材料，应在第二年上半年内完成整理立卷，由企业集中归档；
（六）一般性的文件材料归档一式一份，比较重要、利用又比较频繁的，可适当增加归档份数；
（七）文件材料整理立卷，应编制卷内和案卷目录，并符合规定要求。第三章 档案的管理第八条 档案可按行政管理、经营管理，合同（协议）管理和按产品、基建房产、设备仪器、会计等分类管理，也可视企业情况确定。第九条 凡已归档的产品、设备、基建的图纸需要修改的，须经企业负责人批准并有修改补充通知单。修改内容较多时，应另出新图纸代替，原图纸作废。第十条 境外企业在驻地购置楼宇物业，必须将其产业的契证等文件材料，正本由企业档案部门保存，副本送交其境内业务主管部门档案室保存。
如以私人或其他名义购买的，还必须在驻地办理财产归属的法律手续，形成的文件，正本应交由境内投资单位档案部门保存，副本或复印件应分别由境外企业档案部门和其境内业务主管部门的档案室保存。第十一条 境外企业进行经营股票（包括发行、买卖股票和债券）、黄金等风险较大的商业活动时，其形成的文件材料应由企业档案部门保存，并将复制件交由境内业务主管部门档案室保存。第十二条 境外企业在驻地或第三国（地区）再投资（包括以参资和购股方式投资），设立分支办事机构或开办独资、合资、合作经营企业，其档案材料应移交境内业务主管部门管理。第十三条 境外企业发生撤销、合并、分立、转让、破产或终止时，其档案材料应移交境内业务主管部门保存，其楼宇物业变更，必须附有清单一并移交。第十四条 境外企业档案的保管期限，凡对企业和国家有长远利用价值的，应作永久保存；对企业和国家在比较长时期内有利用价值的，应作15年至50年保存；对在短期内有保存价值的，应作5年至15年保存。对超过保管期限，需要销毁的，应经过鉴定，并列册经境内业务主管部门批准后才能销毁。第十五条 境外企业档案应有专门防护设施，保证档案的安全。第十六条 档案管理应适应现代化要求，应用电子计算机、光盘贮存检索档案等，并逐步改善档案保护条件。第四章 奖励与处罚第十七条 对档案材料的收集，整理、归档、保护和提供利用等方面取得显著成绩的单位和人员，由各级档案行政管理部门给予奖励。第十八条 有下列行为之一的，由企业或其业务主管部门根据情节轻重，给予行政处分；对造成损失的，由档案行政管理部门根据档案的价值和数量，责令赔偿损失；构成犯罪的，依法追究法律责任：
（一）擅自销毁应当保存的档案的；
（二）擅自提供、抄录、公布应当保密的档案的；
（三）玩忽职守、管理不善，造成档案损毁、丢失或其他损失的；
（四）经教育，拒不按规定归档的。
广州市技术引进档案资料管理办法
第一章 总则第一条 为加强技术引进档案资料的管理，根据国务院《科学技术档案工作条例》和国家经委、国家档案局《关于做好技术改造和技术引进中档案资料工作的通知》的精神，特制定本办法。第二条 技术引进档案是企业档案的组成部份，是企业生产、建设、设备检修和技术消化、吸收、创新的依据。各单位要积极开展并认真做好技术引进档案资料的积累和管理工作。第三条 引进档案应按国家规定，实行集中统一管理的原则，由企业档案机构统一管理。第二章 文件材料的归档第四条 技术引进档案材料的归档范围：是指从立项开始至项目竣工验收投产整个过程形成的全部文件、资料（详见附件）。第五条 做好技术引进项目的文件收集工作。从立项开始，企业指定专门机构和人员负责收集登记、积累和整理立卷工作，定期向档案室移交。第六条 归档的文件材料必须完整齐全，引进项目的档案整理立卷后，须经项目总负责人和技术负责人审阅签名。第七条 除技术引进的档案外，本企业随之形成的文件材料（包括翻译本）应统一用炭素墨水或蓝黑墨水书写，做到字迹工整，图样清晰、纸质优良，文件和图纸规格按国家的规定要求。第三章 技术引进档案的管理第八条 各单位应建立、健全技术引进档案资料管理的各项规章制度，把技术引进档案的管理工作纳入引进项目实施计划和有关人员的职责范围和岗位责任制。第九条 技术引进档案，应按照本企业的档案分类方案进行分类，并作为一个独立门类进行管理。第十条 引进技术、设备开箱和竣工验收时应把项目的档案资料作为一项验收内容，并通知本企业档案部门派人参加。属于国家重点引进项目的竣工验收，主持验收的单位应根据国家规定邀请同级（或项目所在地）档案管理部门派人参加验收。
凡档案资料验收不合格的，责令其按要求限期整理，并补验。第十一条 凡引进的项目档案原件，应由企业档案机构统一保存，有关部门如需要，可使用副本或复制本。原件和译本在管理上应一致。第十二条 技术引进档案，是企业档案的重要组成部份，应按国家有关规定，妥善保管，如发现丢失或严重损坏，应按《档案法》的规定，追究有关人员责任。第四章 附则第十三条 本办法适用于国营、集体、乡镇企业。事业单位和私营企业的技术引进档案资料管理可参照本办法执行。
中外合资企业的技术引进档案资料管理另行规定。第十四条 本办法自颁布之日起施行。
技术引进文件材料归档范围
1．立项的专题调查报告，项目建议书、申请书，立项变更报告，立项批复文件。
2．可行性经济技术研究报告、技术经济效益预测，评价结论及批复文件。
3．项目意向书、备忘录、会谈纪要、协议、确认书、合同等文件材料（及其附件、批复文件）。
4．询价、报价、设备订购过程中形成的文件材料。
5．谈判记录、来往函电及谈判过程中，外商提供的技术资料。
6．设计任务书、项目进度安排表、年度实施方案（计划）及批复文件。
7．申请用外汇的报告及有关批复文件。
8．出国考察、设备材料检查及设计联络、培训形成的材料及收集带回的有关技术资料（包括样本、图片、照片、录音、录像、缩微胶片、教材等）。
9．国外各设计阶段形成的全部科技文件材料。
10．各设计阶段的审查议定书。
11．国外专家的建议、技术小结及技术问题的往来的函电。
12．引进技术的全部技术软件（专利书、技术诀窍、技术说明书、技术条件、技术标准、设计计算书、典型工艺、配方、工艺文件、图样等）。
13．引进设备开箱、“商检”活动中形成，接收的材料及索赔文件材料。
14．设备安装调试资料，调试检测数据，性能鉴定、验收记录等。
15．国外运输、储存方面及国外设备材料防腐、保护措施方面资料。
16．国外技术人员现场提供的材料。
17．试产阶段测定的有关数据、分析评价材料。
18．引进设备管理和维修过程中形成的文件材料（包括国外厂商来修、更换零部件的记录及故障或事故分析报告、处理意见和防范措施等）。
19．国内配套设施（建筑物、构筑物、设备基础、供电、供水、供气、通风、空调、环保等）有关资料及竣工验收材料。
20．外文资料的翻译原稿、翻译整理件。
21．项目概算、预算，追加预算及决算等材料。
22．项目鉴定验收工作形成的材料。
23．其他应当归档的材料。如有关领导的决策、上级指示、简报、会议记录、录音、录像、照片、图表等。
注：①归档范围中所列内容，并不是每个项目都具有的。确定各个引进项目的文件材料归档范围应根据项目实施全过程所形成的全部科技材料来决定。②归档范围的排列顺序不是案卷的排列顺序，因此，并非要求各单位按此顺序分类管理。
