电子档案归档

电子档案归档是指将电子文件按照一定的规则和流程进行整理、分类、存储和管理的过程。电子档案归档的目的是为了方便文件的检索和利用，提高工作效率和信息管理水平。

电子档案归档的步骤一般包括以下几个方面：

1. 文件整理：对电子文件进行分类整理，按照文件的性质、内容、日期等进行分类，建立文件目录结构。

2. 文件命名：对电子文件进行命名，采用有意义的文件名，方便后续的检索和识别。可以根据文件的内容、日期、作者等信息进行命名。

3. 文件存储：选择合适的存储介质和方式进行文件的存储。可以使用硬盘、云存储等方式进行文件的备份和存储。

4. 文件索引：建立文件索引，记录文件的基本信息，如文件名、作者、日期、关键词等。可以使用电子表格或专门的档案管理软件进行索引管理。

5. 文件检索：通过索引或搜索功能，快速找到需要的文件。可以根据文件名、作者、日期、关键词等进行检索。

6. 文件保护：采取适当的安全措施，保护电子档案的安全性和完整性。可以设置访问权限、加密文件等方式进行保护。

电子档案归档可以提高文件管理的效率和准确性，减少文件丢失和混乱的风险。同时，电子档案归档也可以节省存储空间和成本，方便文件共享和协作。

电子文件的归档从技术上分为

电子文件的归档从技术上分为介质归档，网络归档。

资料拓展：

电子档案管理应遵循以下原则:完整性原则、可读性原则、可靠性原则。电子文件的归档从技术上分为介质归档和网络归档两种方式。电子档案利用的方法有:提供物质载体的拷贝、利用网络传输电子档案、通过电脑直接提供利用。

电子文件以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。而电子档案具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。

归档电子文信漏件必须真实有效归档电子文件必须完整、准确、系统、安全、视听正常、无病毒、无机械损伤归档电子文件必须按照统一要求转换为标准的文本文件格式，保证日后能够顺利读出。

外来文件还要具有系统兼容性归档电缓坦纳子文件必须经过演示和检测及一定的整理和编辑，划分保管期限，保证其内容与文件正本相一致和利用的方便禁止重复归档，杜绝信息垃圾，保障系统自动管理的实现，而且对归档的电子文件做出备份。

一分封存，一份提供利用文件形成部门应对归档的电子文件编制归档说明，需简要说明磁带、光盘中存储文件的内容，运行的软硬件环境、版本号、文件的完整性和准确性等。归档说明可兼作移交清单，一式两份，移交部门和档案室双方签字后各自保存一份备查。

电子文件的特性有电子文件呈数字化信息形态，电子文件对设备的依赖性，电子文件载体的非人工可读性，电子文件信息与载体的可分离性，电子文件物理结构与逻辑结构的复杂性，电子文件信息共享性及不安全性、易修改性，使用技术与载体的不稳定性扰没。

电子文件归档与管理规范 [浅谈电子文件与归档]

　　摘 要：电子文件越来越成为现代文件的重要形式。由于电子档案管理与传统的纸质档案管理在理论、方法、标准等方面的不同，所以研究电子文件的特点，制定归档管理的对策，就显得越来越重要。
　　关键词：电子文件；档案管理；纸介质；归档
　　电子文件以其载体和载体与信息结合方式的特殊性对传统档案保护理论造成很大的冲击，电子文件与传统纸质档案在保护技术上有很大的差别，这些差别将是电子时代档案保护技术的新领域。
　　1、电子文件的定义
　　电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
　　2、电子文件的两个基本特征
　　2.1电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器（包括内存储器和各种外存储器）中，并可通过通信网络进行传输。
　　2.2电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。 从逻辑上说，电子文件是“数字信息”扰含和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。
　　3、 电子文件的真实性、完整性和有效性保证
　　3.1应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理败谈登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。
　　3.1.1 登记处理过程中相互衔接的各类责任者(如起草者、修改者、审核者、签发者等)。
　　3.1.2 登记处理过程中的各类操作者(打字者、发文者、收文者、存储管理者等)。
　　3.1.3 登记处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。
　　3.1.4 登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。
　　3.2应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。
　　3.2.1 建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。
　　3.2.2 设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。 　　3.2.3 对电子文件采用防错漏和防调换的标记。
　　3.2.4 对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。
　察李碰　3.3应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。
　　3.4应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。
　　3.5　电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等。
　　3.6 电子文件的收集与积累
　　4.1收集积累要求
　　4.1.1 记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
　　4.1.2 当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。
　　4.1.3 对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。
　　4.1.4 对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。
　　4.1.5对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。
　　4.1.6 对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。
　　4.1.7 对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVl为通用格式。 　　4.1.8 对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
　　4.1.9 对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。
　　4.1.10 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
　　4.1.11对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。
　　4.1.12 定期制作电子文件的备份。
　　4.2 电子文件的登记
　　4.2.1每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记(见附录A的表A．1和表A．2)。 　　4.2.2电子文件登记表应与电子文件同时保存。
　　4.2.3 电子文件登记表如果制成电子表格，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。
　　4.2.4 电子文件稿本代码：M-草稿性电子文件；U-非正式电子文件；F-正式电子文件。
　　4.2.5 电子文件类别代码：T-文本文件；I-图像文件；G-图形文件；V-影像文件；A-声音文件；0-超媒体链结文件；P-程序文件；D-数据文件。
　　5 电子文件的归档
　　5.1 归档要求
　　文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。
　　5.2鉴定
　　5.2.1 电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。
　　5.2.2归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
　　5.2.3 电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。
　　5.2.4 电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。
　　5.5 归档
　　5.5.1电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。
　　5.5.2物理归档。凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。
　　归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。
　　目前，保护电子文件信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。 然而，保护电子文件信息的技术只能是相对的，因为电子文件的加密和解密技术都在不断地发展。

电子文件归档和电子档案管理规定

法律分析：
1、合同应交由企业档案管理部丛庆橡门进行归档，档案管理一般为法务部门或行政部门。 为保稳妥，建议企业每个合同至少应留存两份原件，并分别放置两个地方独立留存。 2、合同登记的项目应由企业的业务部门与归档部门一同汇总，共同完成登记工作。 有些企业仅登记合同中的收、付款信息，这是远远不够的，登记应至少包括对方主体信息、主要项目内容、本企业合同负责人、对方合同负责人、主要权利义务履行期限、付款节点、收款节点、涉及资产购买的还应进行资产登记。
3、合同归档之前进行扫描，留存合同电子版，做到纸质文件与电子文件的统一。 日后非必须使用原件时，查询电子版本即可。
4、建立客户档案信息。 通过签署合同得知的客户信息进行汇总，方便日后查询。

法律依据：
《合同差镇保管归档规定》
第六条 凡属企业归档范围的文件材料，必须按有关规定向本企业档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第七条 企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分渗旁为30年、10年。