实物档案整理

实物档案整理是指对实体档案进行分类、整理、归档、保管和管理的过程。以下是实物档案整理的一般步骤：

1. 准备工作：确定整理的范围和目标，制定整理计划，并准备所需的工具和材料，如文件夹、标签、文件夹架等。

2. 分类：根据档案的性质、内容、形式等特点，将档案进行分类。可以根据文件的主题、部门、时间等进行分类，以便于后续的整理和归档。

3. 整理：对每个分类的档案进行整理，包括检查文件的完整性、顺序、编号等，确保档案的准确性和完整性。同时，可以进行一些修复和清理工作，如修复破损的文件、清除档案上的灰尘等。

4. 归档：根据整理后的档案，制作档案目录或索引，将档案按照一定的顺序进行归档。可以使用文件夹、文件夹架、标签等工具，将档案有序地存放起来。

5. 标识和记录：对每个档案进行标识，如贴上标签、编号等，以便于查找和管理。同时，记录档案的基本信息，如档案名称、时间、来源等，以备后续查询和管理。

6. 保管和管理：将整理好的档案放置在安全、干燥、通风的地方，定期检查和维护档案的完整性和可用性。同时，建立档案管理制度，规范档案的借阅、归还、销毁等操作。

实物档案整理需要有一定的专业知识和技巧，尤其是对于大量的档案和复杂的分类体系。可以借助电子档案管理系统等工具来辅助整理和管理档案，提高效率和准确性。

实物档案管理办法

实物档案管理办法：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。

档案整理的文件范围是：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。

档案整理的方法有两种：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。

以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后槐辩肆的文件材料，进行系统排列和编目。

以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录灶搏像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件，转发件与被转铅轿发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。

以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的档案最后要装入档案盒内。

实物档案的整理步骤

整理档案的具体步骤分为七步：第一步是收集，整理人需要碧桐旦将所有文件收集起来。第二步是筛选，整理人需要将收集的文件按照章程进行一定的筛选。第三步是划分文件的悔扰类别和级别轮亏，第四步是确定文件的保管期限，第五步是修缮文件的内容，整理人需要根据章程修缮文件缺失的内容。第六步是给文件编号，最后一步则是将文件装盒并且编制检索的目录。

实物档案管理规范国家标准

相信大家对物业公司都不陌生，物业公司属于服务性企业，是有其管理的标准的，比如保洁管理、档案管理都是有标准的。物业公司档案管理标准1、目的：规范万通物业公司日常工作中所产生的各种档案的管理，使各项档案整理完备、及时归档、利于查找，满足可溯性的要求。2、范围：适用于万通物业公司日常运行过程中所产生的各种档案的整理、归档及保管。3、职责：3.1各职能部门/服务中心负责本组织各类档案的收集、整理、归档及保管；3.2总经理办公室负责以总公司名义产生的各类档案的归档与保管；3.3总经理办公室负责本标准执行情况的监督检查。4、程序：4.1档案的分类及编号：4.1.1各职能部门/服务中心按照本组织工作特点对档案进行分类并编号，编制《档案总目录》，放入“全宗卷”内。4.1.2档案盒编号：公司简称—部门/服务中心简称—专业代码—类别代码例如：SD—XZ—A014.1.3档案编号：档案盒编号—序号例如：SD—XZ—舜德物业—行政4.2各类档案的归档要求：4.2.1档案的归档范围：a.凡是本公司各部门/服务中心在服务、经营工作中形成的，并具有日后追溯要求或其他利用价值的各种档案资料均应归档保存。b.下列文件不必归档：①重复文件；②临时性文件；③仅供参阅、参考、征求意见，不需办理的文件；④未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件；⑤一般文件的修改稿以及一般的往来信函等。4.2.2纸质档案归档要求：4.2.2.1文件、资料名称a在起草、编制文件时，文件的名称要完整，三要素必须齐全，三要素即：①责任者（编制或使用单位）②事由（问题）③文种b文件名称示例：责任者事由含信文种××部门/服务中心电梯维保合同c如果是外来文件，原文件名称不完整，应在原文件名称后用括弧“【】”补充完整再保存，以便分类归档及查找。如：清洁服务委托合同【××服务中心】。4.2.2.2纸质档案使用的记录材料、记录手段、记录技术标准a记录需长期保存的文件时，要用炭素墨水、蓝黑墨水、墨粉等耐久性好的记录材料。b记录量大且短期保存的运行记录、岗位值班记录，可以用圆珠笔。c在不能避免用复写纸复写的情况下，要保留直接书写的版本（第一联）。d用热敏纸接收的传真文件要复印保存。e使用60g--70g国际标准A4型纸，可以双面使用，但不得用废纸。f如纸张需双面使用时，必须正、反面连续编页，每张纸正反面的序号、日期要相连，不得先连续使正面再连续用反面。g外来文件的纸张大于A4纸的要折叠成A4大小，小于A4纸的要托裱于A4纸上；有破损的地方要修补，修补时注意不要遮盖字迹。h《服务工作单》等专门印制的异型记录档案，不必托裱，直接装订即可。i文件编制要使用国家规定的简化汉字、符号和计量单位。j填写各种记录表格时应无空项、内容表述完谈尘轮整、字迹工整。k本制度适用于本公司和下属分公司。本制度所称公司指北京万通鼎安物业服务；分公司是指享有经营管理权的项目服务中心。各分公司应建立科学的档案管理制度，并逐步实现档案管理的规范化、标准化、电子化，对所存文件、资料进行科学的整理、分类和保管；同时应明确档案管理的部门及人员，负责档案的收集、整理、保管和利用，并确保档案的完整、准确、细化和安全。4.2.2.3文件、档案立卷归档标准a对性质和来源不同的文件材料要按类别进行分别保管，以便查阅，保证文件及时归档。各部门、各项目服务中心除合同之外无需再向总办提供纸制批文，按OA流程进行文件流转。b一般以每份文件单独计算为一件；报表、名册、图册等，一册/本为一件。c以件为单位的档案，在文件左上角以45度角用钉书器装订；超过20页的可用两孔“易劳铁”装订。d对于某些以卷为单位的专门档案，可装订成一卷，但必须严格实行一事一卷（一个问题、一项活动）；以卷为单位的档案在封皮上拟写题名，应反映文件内容的全貌；案卷题名用小2号宋体加粗，一般不超过50个字，每卷不超过100页；在左侧用两孔“易劳铁”装订。e《服务工作单》、《领料单》等日常运行记录要按月立卷，每一卷不超过100页，按日期先后顺序或单据编码排列，每月5日前完成上个月记录的立卷、装订，遇假期顺延。f在每份或每卷文件兄掘的右上角用铅笔标写档案编号，按顺序排列。g不同年度的文件，按年代先后顺序排列。h需将每份文件的正件与附件、请示与批复、转发文件与原件存在一起，不得分开。卷内文件应有次序地排列，一般为：①正件在前，附件在后；②批复在前，请示在后；③方针政策性文件在前，业务性文件在后；④一个作者，一个问题的案卷按时间顺序排列；⑤一个作者，几个问题的案卷按问题的重要性结合时间排列；⑥几个作者，几个问题的案卷按问题的重要程度排列；⑦会议文件，按文件的形成次序或重要程度排列。i由两个部门/服务中心合办的文件，由主办部门/服务中心立卷保存，必要时双方均须立卷保存。j归档时间：各种运行记录按月归档，行政、经营等其他类文件，按年度或待事件结束后归档保存。k归档时填写《档案检索目录》，装入档案盒表层。4.2.2.4合同、协议归档内容：a公司《合同会审单》原件。b公司《用印申请单》。（严格按要求填写）c经各方法定代表人签署,并加盖各方公司印章的合同、协议原件。如为授权人签署，需提供授权委托书。d合同、协议在会审过程中各相关部门提出意见的修改稿。e签约对方为公司，需提供经年检合格并加盖对方公司印章的营业执照复印件；对方为自然人，需提供身份证明复印件。f与合同、协议有关的其它应归档的文件。（除总经理办公室以外其他部门不得留存物业管理服务合同原件）g各项目在签署主合同（主合同即：物业管理服务合同）时，合同名称要明确，只要是物业管理服务的要统一签署成XX项目的物业管理服务合同h凡以公司名义对外出具的各类公函，经办人均须在用印后及时将其中一份原件送交公司行政部存档。i凡以公司名义对外签署的合同、协议不可少于四份，对方盖完章后公司再盖并由总办留原件归档。j外文的文件、资料，若有汉译文的应与汉译文一并归档，无汉译文的需译出文件标题后归档。k归档的文件、资料应完整、准确、系统，书写及载体材料应能耐久保存，整理应符合规范，归档的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档。l为确保公司文件的安全和方便查找，各部门及项目需把所有纸质文件设立台账表，按年份、部门、名称、内容等进行细化分类。m照片档案归档要求n照片冲洗后，将照片连同底片（胶片相机）附文字说明一并归档；o数码照片导入电脑保存，每年刻录光盘并附文字说明归档。录音、录像档案归档要求4.2.2.3各部门/服务中心尽量将录音、录像转换为电子格式，每年刻盘并附文字说明存档。4.2.2.4不能转换为电子版本的录音、录像带，每一盒为一份档案，按其时间先后顺序登记在《档案检索目录》上，登记内容包括：录制/摄制时间、地点、内容等。4.2.2.5登记后的录音、录像带、胶片未经批准，不能随意消磁、冲洗，如要消磁、冲洗必须履行审批手续，消磁后要在《档案检索目录》上注明情况，以示注销。4.2.2.6归档的录音、录像带档案，必须每半年或一年倒带一次，以免粘连、脱磁影响利用。4.2.3电子档案的归档要求：4.2.3.1各部门/服务中心每半年对电脑硬盘中重要文件、电子邮件等重要内容进行刻盘存档。4.2.3.2电子文档应保存在系统盘（C盘）以外的其它磁盘内，以免系统盘故障导致文件丢失或破坏。4.2.3.3各部门/服务中心每半年将电子档案分类整理，刻盘存档。4.2.3.4各分公司及各服务中心档案管理人员要将OA里的文件存放在单位文档相关文件夹中。（不由个人保管）合同、协议归档内容：公司《合同会审单》原件。公司《用印申请单》。（严格按要求填写）4.2.4实物档案归档要求：4.2.4.1范围：奖状、锦旗、奖杯、荣誉证书及客户赠送的礼品等。4.2.4.2证书、奖杯等实物档案在形成1个月内归档。4.2.4.3存放：a.实物档案应存放在实物柜中；b.如为重点保管、价值较高的实物，先对实物拍照，保存其照片和底片，以便于保管、检索和利用。4.2.5外出学习、考察、开会带回的材料归档要求：4.2.5.1公司各阶层员工因公外出学习、考察和参加各种会议所带回的有价值的文件属公司归档范围，须登记存档。4.2.5.2如需使用上述文件时，可按借阅规定办理借阅手续。4.2.5.3如有不交上述文件者，造成文件丢失或内容泄漏，按照文件的密级，追究个人责任。4.2.6特殊类别档案的管理：各部门/服务中心的特殊档案，同时按照其具体规定进行管理，如：《员工档案管理操作规程》、《会计档案管理操作规程》、《客户档案管理规定》、《工程资料管理操作规程》等。4.3档案装具标准：4.3.1各部门/服务中心使用的档案盒种类应尽量一致；提倡使用300×220mm（长×宽），厚度50mm规格的硬牛皮纸盒。4.3.2档案盒脊标注档号（类别）、案卷题名（概括盒内文件的总题名竖向排列），用白纸按盒脊原有空格面积打印：档号尺寸为30×50mm（高×宽），案卷题名尺寸为125×50mm（高×宽）。字迹要清晰端正，字体用宋体加粗，字号可自定，但在一个部门/服务中心内要统一。分两部分在盒脊原有的档号蓝线下空格内和案卷题名蓝线下空格内粘贴。（见附件一）4.4档案的保管：4.4.1各职能部门/服务中心各专业，指派专人负责本部门/专业所产生档案的管理。4.4.2总经理办公室负责公司注册、资质、资信材料、荣誉证书等公司级档案的管理。4.4.3档案管理人员必须具有严格的保密观念，严守公司的商业秘密，保证文件与档案的绝对安全；凡属公司重要的会议纪要、经济数据、人事材料等均属保密范围，不准口谈言传随意外流，谨防泄密；未经领导批准，擅自将秘密档案公开者，公司将对其进行严肃处理。

如何进行档案整理

如何进行档案整理

档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。下面是我搜集整理的如何进行档案整理，欢迎阅读。

档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系;区分文件材料的价值，确定档案的保管期限;便于保管和利用。

档案整理的文件范围是：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。

档案整理的方法有两种：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来;编目即将改烂经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒，以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》(GB/T9105-88)的规定。以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件(处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等)，转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表腊宏、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的档案最后要装入档案盒内。

全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理，企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理，整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。

各单位专门业务档案按照上级业务主管部门或者县档案局有关要求以“卷”为单位整理。大部分单位短期保管的(现10年)文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书、业务档案按“卷”整理。

声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)执行。

科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2000)执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA/T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

会计档案按“盒(卷)”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)。

按“件”整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册、档案排架。

按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填轮歼册写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。

一、档案的分类原则： 以各单位全部档案为对象，依据其基本职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。

二、档案的分类和大类设置办法

(一)大类的设置 原则上每各单位设置八个大类，即文书档案、业务档案、科技档案(含科研、基建、设备仪器等)、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料。

(二)各类内档案的分类办法

1、文书档案分类有4种方法

(1)保管期限---年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，我县以“件”整理的档案多数单位采用这种方法，采用这种分类比较便于操作，尤其对于小单位，而对于大一些的单位，虽说不用份问题，但为了查找方便，还是要遵照传统立卷方法和归档无奈整理的原则，将本单位上下级、同级及非隶属单位有密切联系(针对本级)的材料组合在一起;将本单位各部门及与有关个人有联系的组合在一起;将同一工作、同一问题、同一案件、同一会议、同一项目、同一地区、同一事物等内容上有联系的文件材料组合在一起;将同一时间、同一地区、同一文种、同一载体、同一规格等形式上有联系的文件材料组合在一起;对于纯上级文件或下级文件，在实际操作中，如果上、下级文件不多，则和本级合并装盒归档，如果上级文件和下级文件较多，则将上、下级文件与本级文件分开，上级排前，本级排中，下级排后。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度内，从“1”开始编制一个流水号。这种分类法档案盒背脊 排列如图：

(2)保管期限---年度---问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。再在年度下按按问题(如综合、政工、业务)分类，此种分类法适合以“卷”整理的档案和部分以“件”整理档案数量特别多的单位，以及上级业务主管部门有文件这样规定的单位(如县农业发展银行)。以“卷”为整理单位的，在按问题整理档案前，先要按级别分类，上级、本级、下级文件不得出现在同一卷中，除非是针对本级的文件。。以“件”为整理单位的，上、下级文件又必须分到各个问题类目中。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一个问题内从“1”开始编制一个流水号。

(3)问题---年度----保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每各问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。此种分类法只适合于按十大类分类的企业单位(如自来水公司)，此种分类法盒号编制方法是同一问题内，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一年度内，同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。

(4)年度---保管期限分类法。即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类，此种分类法我县只有中国银行、工商银行2个企业采用，他们是按照上级业务主管机关的规定办的，此种分类法盒号编制方法是同一年度内，从“1”开始编制一个流水号，件号编制方法是同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。

2、业务档案按种类----保管期限---年度分类法。

3、科技档案采用种类--保管期限—年度分类法。

4、会计类档案分类有2种方法

(1)采用种类--保管期限—年度分类法。即把报表、账簿、凭证、其他分开，再按年度时间排列，历年各编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量少的单位。

(2)年度---类别---保管期限的分类方法，首先应分开会计年度，再按形式分为几类(先报表、帐薄再凭证)，然后在各类内按保管期限的长短顺序排列，一年编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量特别多的单位。

5、声像档案一般采用载体形式--年度--保管期限分类法，按载体形式设置三级类目时，音像类可分为照片、录音带、录像带;

6、电子档案按照载体形式--年度--保管期限分类法。电子类可分为磁带、光盘;

7、实物档案一般采用载体形式--年度分类法-，实物类可分为荣誉类、纪念品(礼品)类、印信类，也可以分为可折叠类和不可折叠类等。

8、图书资料按照类别---年度分类法。图书资料类别一般分为政治、法规、业务、其他。

三、档号(全宗号、目录号、案卷号(件号)、页号)的编制

(一)全宗号的编制 全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号，如邵东一中，县档案馆确定其全宗号为“142”， 标识为“0142”。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。企业可填写表达单位的汉语拼音代字.

(二)目录号编制。 填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码 。案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足1000时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号;案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。目录号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的档案类别代码标识。不同级位的类别之间可用间隔符“●”分开。不产生误解时，省略间隔符。

1、一级类目的目录号采用其类目中有代表性的一到二个汉字的大写汉语拼音字母编写。即W代表文书档案;Y代表业务档案(如果一个单位的业务档案门类很多，可以分别用Y1、Y2、Y3等标识);J代表科技档案;K代表会计档案(报表K1、账本K2、凭证K3);X代表音像档案;D代表电子档案;SW代表档案实物。

2、采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期(或30年)”、“短期(或10年)”三个不同的保管期限。

3、目录号编制示例

业务档案 目录号 y1 代表永久类的业务档案;Y2 代表长期(或30年)类的业务档案;y3 代表短期(或10年)类的业务档案。

(三)案卷(件)号、页号

1、案卷号是目录内案卷的顺序编号，案卷号用三位阿拉伯数字标识。目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号，在同一个案卷目录(或分类体系的最低一级类目)内也不允许出现重复的案卷号，每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上(含两个)案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录。以“卷”整理的文书档案、业务、科技档案分别在同一保管期限内依次编写案卷号，再以案卷为单元依次编写件号(填写在顺序号栏)和页号。会计档案中的财务报表，账本，凭证、其他按“大流水”形式编写案卷号，在每一个案卷内编写页号。

2、件号即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。分为“室编件号、馆编件号”。室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目内从“1”开始编写的顺序号，每一件内编写页号。馆编件号是指归档文件移交进馆，重新鉴定、整理、排列后编制的顺序号。音像、电子、实物档案按类从“1”开始编写件号。

3、页号是填写卷内文件材料所在之页的编号。页号用阿拉伯数字标识。卷内文件各页按排列次序流水编号，不应有空号。

四、档案整理的质量要求：

(一)组合(卷)要求;以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。

1、齐全完整。归档的文件材料应齐全完整，一个问题的构件不能缺漏，字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水;收集工作应立足本单位,注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集;重大活动事件材料的收集;文电合一;底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档;有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档;附件随正件收集归档;关于同一问题的请示和批复应一起归档。

2、分类科学。全宗内档案整理采用统一的分类方案，分类层次清楚，类、项、目概念明确，并列的类别之间界限分明，不互相交叉或重合。

3、保持文件内在联系。

A.时间联系。要求区分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多个时间特征的.分年度时.以文件签发日期(成文日期)为准，据以判定文件所属年度。计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按签发日期(成文日期)，电报以发出日期，判定文件所属年度。遇到某些特殊情况，按以下原则处理：

(1)跨年度的请示与批复、来文与复文，放在复文年度;没有复文的，放在请示年度;多份文件(如组织关系、工资关系、行政介绍信等)作为一件的，可标起止时间;跨年度的规划、计划、预算，放在文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告、决算，放在文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件，放在会议结束的年度;跨年度的非诉讼案件，放在结案的年度;法规性文件放在公布或批准的年度。

(2)按专门年度(如教学年度)形成的文件，放在专门年度组卷。

(3)没有标明落款日期的文件材料.应通过对照等手段考证文件的准确日期或推断近似日期，据以按年度合理归类。

(4)临时性机构，存在时间不长(两年以内)，文件材料较少.形成的文件可以不分年度.放在工作结束年度归档;如果每年文件数量较多亦可分散在各个年度内归档。

B.来源联系。要求区分级别，将上级机关、下属机关、平级机关和本单位的文件分别组卷。对有密切联系的上、下级文件，如本单位的请示与上级机关的批复，下属机关的请示与本单位的批复，应与本单位的文件放在一起组卷。

C.内容联系。要求保持卷内文件内容的单一性和内容相近的文件之间的联系。党政工团和业务管理活动中形成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研材料等，一般按问题进行组合。同一个问题、一次会议、一项工程、一个案件的文件以及正件与附件、正本与底稿、请示与批复、转发件与被转发件放在一起组卷。文电应合一组卷。单一问题的文件数量少时，可将内容相近的其他问题的文件合并组卷。不同载体的文件材料，如录音带、录像带、照片、影片、电脑软盘等与内容相关的文书档案统一整理编目，分别存放，并在目录中加注说明。在按问题分类时，文件归档应按其主要内容有规律地进行，并保持连续性，某个内容的文件在去年放入哪类中，今年亦归入同一类中，不要根据一时的需要随便更改，以免给将来的查找利用带来不便。

4、正确划分保管期限。根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按不同的保管期限分开。

A、文书档案根据国家档案局2006年8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按永久、定期(30年、10年)二种不同的保管期限分开 。

(1)永久保存的.文件有以下八个重要方面：一是本机关制定的法规政策性文件材料。这一条从文种的专指性上理解，可以细化为法律、法规、条例和政策性文件材料。二是本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。本机关召开的重要会议主要指本级党*会、人代、政协会、经济工作会、纪检会及本机关召开的年度工作会议、党组(党委)会议、行政办公会、重要的专题工作研讨会的文件材料。 要因机关性质来比较，对本机关只要具有重要影响力的活动都算。比如本机关机构设置、撤并、名称更改、人事任免、评先、组织简则、人员定编、印信启用和作废等文件材料。三是本机关职能活动中形成的重要业务文件材料。主要指本机关形成的年度或年度以上工作计划、总结、规范性文件、重要业务事项的文件、重要专题的调研材料、大事记、组织沿革、综合性统计报表等文件材料。四是本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示、报告、总结、结合性统计报表等。五是本机关机构演变、人事任免等文件材料。六是本机关房屋买卖土地征用，重要合同协议、资产登记等凭证性文件材料。七是上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料，主要是指法律、法规、条例、业务标准、中长期发展规划等。八是同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。把握机关文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要从机关职能活动规模大小、归档层次、影响力、产生的文件材料是否具备政策性等诸多因素来考虑。

(2)定期保管的文书档案主要包括：一是本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;主要是指本机关各部门在履行职能活动形成一般性的规章、办法、意见等文件材料。二是本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料，三是本机关形成的有关事务管理、制度、安全保卫等一般性文件材料。四是本机关人事管理工作形成的一般性文件;包括工作计划、总结、专题调研材料等。 五是本机关关于一般性问题的请示与上级的批复、批示。一项系统工程，是分阶段进行的，那么在各阶段形成的文件材料，只能当成一般性的业务。至于一般性的工作报告、总结、统计表，是指机关各部门自己形成的，仅反映一个部门或一个方面职能活动的文件材料。六是上级机关制发的关于本机关主管业务，但要贯彻执行的一般性文件材料(包括一般性的会议文件材料)，这一条几乎大多数机关都有，虽是普发性的，但不是事物性的，而是需要贯彻执行的。七是上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但需贯彻执行的文件材料。在这一条中提到上级或同级，不一定是本机关的主管业务，但又需参照执行，比如财政、人事、劳动等部门制发的调资、劳保、福利、差旅费报销、税务、职称、计生等文件材料。八是同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。九是下级机关报送的年度或年度以上计划(含长远规划)、总结、统计、重要专题报告等文件材料。以上定期保存的9条中有7条使用了“一般”这个词。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的问题是否常规性、技术性等方面的问题。

(3)根据本单位的保管期限表，对当年归档文件进行分类时要注意以下几点:一是原则上不要将多个保管期限的文件混在一起。二是应从一个问题或一组文件的重要程度划定保管期限，不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限。如全县教育工作会议材料，除了先进事迹是30年，其余都是永久，那么我们可以把这个先进事迹也做永久。我县统一规定重大活动、主要工作职能会议材料成套性集中，全部定为永久。三是上级业务主管部门文件永久从严(政策法规、方针性文件),部分重要的可定为30年,其他都是10年。四是本级内部科室加挂县机构牌子,期限提高.五是本级简报30年

B、会计档案。

(1)会计凭证：保管15年。

(2)会计帐薄：现金日记帐、银行日记帐保管25年，总帐、明细帐保管15年,固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。

(3)会计报表：决算报表永久保管(包括文字分析)，会计月报表保管15年。

(4)其他类：会计移交清册保管15年，会计档案保管、销毁清册为永久，银行余额调节表、银行对帐单保管5年

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C、科技档案。基建、科研：永久，设备档案：长期。

E、音像、电子、实物档案：永久。

F、业务档案保管期限按上级业务主管部门要求或县档案根据其单位业务档案存在的价值确定。

文员应该如何进行档案的收集和整理？

(一) 做好档案收集工作。
1、为防止文件传阅过程中遗失，当文件送达承办人时，承办人须签字，共同承担文件及时、完整归档的责任。
2、定期收集各部门档案，部门助理、秘书，负责收集部门档案。对一些重要文件采取先复印，再把复印件送交承办人的方法。
3、在交接过程中全面清理资料，对散落在个人手头上的资料，由各部门档案责任人负责，追缴资料，确保档案收集即齐全又完整，避免资料遗失。
(二)制定合理的分类胡慧方案。
1、将档案分为文书档案、音像档案、实物档案等类型。
2、将文书档案按年度—类目—级别—保管期限进行分类。
3、音像、实物档案以不同期限按行政事务类、经营项目类、技术研发类等排列，根据分类方案和保管期限蠢做轿类，切实做好平时的立卷工作。
(三)认真做好日常档案管理。
各类档案、资料按类别存放在不同档案箱内。按要求建立健全宗卷、档案交接登记簿、档案利用效果登记簿、销毁登记簿、资料定期检查登记簿、带肆档案移交统计等多种台帐。
(四)加强档案管理工作的学习。
恪守档案管理员职业道德，做好保密工作，平时工作要有计划、有措施、有成效，熟练自身业务。保证档案完整，提高档案利用效率。