电子人事档案管理

人事档案电子化是大势所趋

人事档案电子化是大势所趋

说起人事档案电子化的好处，正在进行这方面课题研究的山西大学政治与公共管理学院教授赵颖芳告诉记者，“它不但优化了办事程序，而且提高了档案的安全性。”

据她介绍，以往单位查档或开具个人证明，要先从档案库里调出档案，再打开档案一页一页翻看，办理时间至少在10分钟以上，麻烦的甚至半个小时;而电子档案系统建立后，只需在电脑中输入身份证号或档案编号，档案相关材料便可在电脑中显示出来，两三分钟之内便可搞定，复杂的也就 5分钟而已。

对于安全性的提升，赵颖芳表示，以往人事档案在被频繁地查阅、转移过程中，很容易丢失、被篡改，现在档案不用调来调去，丢失的概率要小。同时，只要有篡改，一对照电子档案，很容易被查出，有效地减少了人为涂改。

记者了解到，档案电子化带来的是全新的档案管理模式，在一定区域的.人事档案管理查询系统上线后，该区域的人事档案信息将可实现共享，查询档案存放的所在地就变得易如反掌。既然实现了信息共享，这意味着人事档案业务将来可能就近办理。

在赵颖芳看来，既然档案实现了电子化，就有可能给每个存档者或存档单位生成二维码，实现业务的网上查询、网上申请，之后再通过网络直接发送过去，不用再去现场，从而实现线上线下的无缝对接。

此外，赵颖芳还建议，在生成电子人事档案系统后，纸质档案已经可以泰然“养老”。但是由于其分散储存浪费诸多空间，因此可建立集中管理式的人事档案馆。“届时，下级档案管理部门可将存档集体‘上交’，各存档机构的档案便可归于一处，集中存放，既便于管理又省却诸多麻烦。”

人事档案管理流程

1、人事档案接收流程

(1)对接受档案进行登记

(2)档案材料齐全则按规定对档案进行整理

(3)档案材料不齐全则向原单位索要材料齐全后整理

(4)编号入库

2、转出人事档案流程

(1)接到调档函后，核实材料是否齐全，缺少材料要补齐。

(2)填写《档案转移通知单》，《干部人事档案转出登记表》，修改查询目录电子版和纸质目录，注明转出时间和单位。

(3)密封后，加盖公章后转出

3、查阅人事档案流程

(1)查阅人持身份证及查档审批表或单位劳资人员开据的查阅人事档案介绍信(本人不能查阅本人档案)

(2)到干部科进行查阅登记，填写《查阅登记表》

(3)在查阅室查阅

(4)归还人事档案

(5)入库

4、借阅人事档案流程

(1)借阅人持身份证及借档审批表或单位劳资人员开据的借阅人事档案介绍信。(借阅档案严格控制，非特殊情况不得外借)

(2)到干部科进行登记，填写《借阅档案登记表》

(3)借阅期限不得超过14天，必须定期归还。

(4)归还人事档案，在借阅登记表上签字销号

(5)入 库。

如何做好人事档案管理工作？

做好人事档案管理工作
1 依法治档，建立健全档案管理工作制度
　　构建完善的档案资料管控制度体系，保障档案资料管理工作依照流程化、正规化、科学化的轨道有序运行，这是搞好档案工作的关键。因此，首先要用制度去规范档案工作；其次要用制度去保证档案工作，高效完善的组织机构及运作机制是实施档案管理工作的基本保障。长期的档案资料管理工作过程提醒我们，在所有建档部门内部设立完整的档案管理室，设置档案管理工作的分管负责人、档案管理处主任及档案室工作人员，清晰划分各部门职责，且依照单位内部设置的具体机构组成状况配设备兼职型档案管理人员，由此组建出完整的档案资料管控网络化机制，其是完全满足现阶段档案管理部门工作现实需求的。
2 增强档案信息化管理的安全意识
　　当今网络讯息化技术使单位人事档案资料的管理工作走向了高品质、快节奏的发展道路，然而其亦给现实的档案资料管理过程造成了一些安全缺陷。现阶段，一些单位在开展档案资料讯息化管理工作中，其安全观念表现出极为的淡薄状态，往往出现档案讯息资料的遗失及暴露，并由此带来巨大的组织功能隐患。并且对电子型档案资料保管中实施的升格式版本的非兼容品质及不能辨认性，存放档案材料以及其承载软件的易受损等问题的轻视，时常可引发对珍贵档案讯息资源的伤害。在管理中，一定要对人事档案管理的相关政策进行认真的研究，在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对讯息参数库内储存的相关价值性数据依照运作权限范围实施规范化的内容分类及加密处理，须精细处置好讯息档案资料的保管和运用的关系，不但须消除只求稳定、不思创新的保守思想，还应防范随意变更、没有规则的马虎思想。
3 采用公文制发的方式
　　档案是由公文逐渐发展转化而来的。所以，公文制发的质量，就会对以后的档案的质量产生重要的影响。这就需要我们在公文制发的时候，应该认真遵从正规化及精准化的模式展开制发工作，进而大幅度提升档案资料管理品质，促使档案资料管理过程可以更加精准化及正规化。第一，需真正实现档案材料所用的纸张及格式的完整匹配，也就是说要使纸张和质量相一致，而且其格式必须统一，完美遵照国家的统一控制基准。第二，须审查在编制发布公文的过程中是否满足正规的操作程序，公文材料的样式及其内容是否属实。第三，须确保编制公文材料的字迹规范清晰，使用规定的文种。这样，才能够使日后的档案资料管控过程能够真正实现规范化和标准化。
4 实施“以我为主”的立卷归档原则即为推进档案工作标准化、规范化的关键环节
　　其总体任务是达到检索运用简洁化、案卷规整化以及应用价值的最高化的档案保管目标。使用“以我为主”的立卷归档原则，全宗的完整性要注意有效地维护。为使档案完整，在归档工作中把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，既要注意归档文件防止散失，同时又要分清主次，掌握重点。
5 提高人事档案管理人员的综合素质
　　事业单位人事档案管理工作在很大程度上都会取决于管理人员的专业素质和道德素质，其承担的责任是非常重要的。所以，想要加强事业单位人事档案管理工作的信息化、规范化和标准化，就需要不断地加强档案管理人员的专业素质，要注重培训，提高其专业技能。同时，还需要进行适当的思想道德教育，使其具有一定的政治觉悟，形成一定的管理意识。

企业人事档案如何管理

人事档案为企业的一些重大决策提供了必要的依据。像人力资源规划，也叫人力资源计划，是组织拥有一定质量和必要数量的人力，求得人员需求量和人员拥有量之间的相互匹配，那么，企业人事档案如何管理呢?

第一条 管理部门

1、公司客户服务中心为档案管理部门，设置档案专管岗位，由一人全权负责。

2、文书结案后，原稿由档案专管人员归档，经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经客户服务中心部门主管同意后妥为保存，客户服务中心以影本归档，原稿用毕后仍应送客户服务中心归档并换回影本。

第二条 文件点收

文件结案移送归档时，依如下原则点收：

1、检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。

2、文件如经抽存者，应有客户服务中心部门主管及档案专管的'签认。

3、文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。

4、与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。

第三条 文件整理

1、中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

2、右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。

3、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。

一、公司档案管理

1、各部门将本部门资料每周五到公司文秘处登记、存档。

2、文秘收到资料记入电子目录保存，分类装订成册归档。

3、公司人员查阅、借出资料由部门经理签字确认，但查阅、借出合同类档案由本部门经理签字，中心经理审批确认。

4、使用公章，由本部门经理签字，中心经理审批确认;借出公章，由本部门经理签字，中心经理审批确认，本部门经理携章随同。

5、薪资福利类保密文件由招聘社保专员建档保存。

二、人事档案管理

1、综合人事部在员工试用期满，向其人事档案关系所在单位开出"调函"，交员工或其委托人，在规定时间内将档案转入公司。

2、持已解除的劳动合同书、解除劳动合同协议书和调入单位的调函后，综合人事部办理调出手续。

三、员工档案管理

1、招聘专员将入职后办理的所有资料进行整理，交由综合人事部经理，建立员工档案。

2、将《新员工考核表》、《月度考核表》、《转正申请表》等有关个人的资料一并放入公司员工档案。

3、所有的培训评估、奖惩记录、异动记录将存入员工档案。

4、离职员工档案，公司保留一年。

人事档案怎么管理啊

(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。

(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。

检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：

1、突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：

2、对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。

3、发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。

转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的。

扩展资料：

档案八大功能。

其一、取消暂缓就业后，保留干部身份，大学毕业后由学生身份转为干部身份；

其二、不需要办理暂住证，并可以申请入住公租房和申购经济适用房；

其三、参加公务员或事业单位考试，可以提供身份证明；

其四、南方人才市场档案挂靠可在广州办理各种职称评审及考证；

其五、办理社会养老、工伤、失业、医疗保险、住房公积金；

其六、连续计算工龄，对需要广州户口的岗位将不再失去竞争机会；

其七、办理工作调动时需要个人档案；

其八、身份证、港澳通行证和出国护照等可即时在广州办理。

档案的作用

真正能证明你学习经历的就是你的档案。档案里面有你各个时期的学籍卡、成绩单、各方面的评语、获奖证明、还有你的党团材料。这些都是原始材料，不可复制。档案虽然“光辉不再”，但并不等于是随处可丢弃的“鸡肋”，专家建议：应届生应关心自己的档案，免得未来不必要的麻烦。

档案与工龄：很多大学毕业生找到工作后，没有及时办理参加工作手续，工作几年后仍然是学生身份，从而影响了自己的转正定级，也影响到工龄和退休金的计算。

档案与福利：毕业生在个人办理养老保险、继续深造(如出国、考研)、考公务员等事关个人切身利益的问题时，都要用到档案。

档案与因公出国政审：因公出国政审也必定要依据人事档案进行政治审查，如果档案材料不全，政审机构就会拒绝审查。

补办档案与原始材料：虽然现在有的单位可以补办新档案，但以前的经历、工资、职称等历史原始材料将不复存在，势必造成一定损失。

参考资料：百度百科——人事档案管理