人事档案库房建设标准规定如下:
1. 地理位置:应选在安全、便捷、气候适宜的地方,避免自然灾害和环境污染。
2. 建筑面积:应根据企业规模、员工数量等因素决定,确保能够储存所有员工档案,同时考虑未来扩展需求。
3. 建筑结构:应符合防火、防盗、防潮、防震要求,采用防火材料,设置必要的消防设施。
4. 温度、湿度控制:应根据档案保存要求,设置恒温、恒湿系统,确保档案长期保存不受损。
5. 照明和通风:应提供充足的自然和人工照明,同时保障良好的通风条件,以确保档案和用户的安全和健康。
6. 门禁控制和监控设备:应设置门禁控制和监控设备,防止未经授权的人员进入库房,并对库房内部进行实时监控,保障档案的安全性和保密性。
7. 设备和工具:应配备必要的储存架、档案盒、标签等设备和工具,以方便档案归档、查阅和管理。
8. 管理制度:应制定详细的档案管理制度,对档案进行分类、编号、转移、借阅等规范处理,确保档案的完整性、可靠性和保密性。
9. 周期检查和维护:应定期进行库房和档案的检查和维护,如清洁、整理、灭虫等,确保库房和档案的正常运行和长期保存。