1. 安全性：必须有完善的安全措施，如门禁系统、摄像头监控等，保障档案库房内档案的安全。
2. 环境条件：提供稳定的环境条件，如温度、湿度等应符合档案保存的要求，避免因环境条件不良导致档案损坏。
3. 档案分类和管理：应采用合适的档案分类方法，建立科学的档案管理制度，确保档案保存的有条不紊。
4. 档案检索：系统应提供快速准确的检索功能，以便用户方便地查找所需档案。
5. 数据备份：对档案库房内的数据进行备份，以防数据丢失或损坏。
6. 强大的容量支持：为满足档案库房存储大量数据的需求，需要强大的容量支持。
7. 科学的数据迁移规划：档案库房托管系统需要考虑档案的长期保存，需要科学的数据迁移规划和技术支持。
8. 数据安全保护：档案数据是机构财富的重要组成部分，系统应该有完善的数据安全保护方案，从而保证档案数据不被窃取或损坏。
