1. 建设场地选择:选择相对安静、通风、干燥、温度适宜的场所,建议离工厂区较远,以减少噪音、粉尘和污染等影响。
2. 建筑设计要求:根据企业档案数量和种类,制定合理的建筑布局和空间规划方案,保证货物存储密度高、易于管理。同时要考虑防盗、防火、防潮等安全因素,并配置完善的消防设施。
3. 环境控制要求:在库房内设置空气调节系统,保持恒定的温度、湿度,确保档案资料不受环境变化的影响。此外,还需要注意档案保护措施,如防尘、防虫等。
4. 设备配置要求:为了提高档案库房的工作效率,需要配置合适的货架、托盘、标签等设备,便于存储和查找文件。同时,还需要配备合适的办公家具和电脑设备,方便工作人员进行档案管理和查询。
5. 安全管理要求:档案库房是企业重要的资产之一,必须加强安全管理,确保档案完整无损。建议设置专门的检查制度和安保措施,加强监控和防范措施,防止盗窃、损坏等不良事件的发生。
6. 人员管理要求:为了保证档案库房的正常运行和管理,需要配备专门的档案管理人员,确保档案资料存储和管理符合规定和要求。同时,还需要对管理人员进行培训和考核,提高他们的管理水平。