人事档案保管法

可在不调动的情况下，一直保留。劳动者辞职后，用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本，至少保存二年备查。当事人可以自行根据实际情况及相关法律规定对相关文本进行核查
档案管理原则上永久保存，对于辞职、辞退、离职等人员档案，自员工离职之日起保存一年后方可销毁。按规定销毁的档案由专人填写销毁申请单，经人力资源部部长审核，报总经理批准，并指定两人执行销毁。审核、批准、执行人员要在销毁申请单上签字，并存档。电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险等相关证明时，都需要使用档案。
法律依据：
《中华人民共和国档案法》
第十九条国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于三十年，具体期限由国家档案行政管理部门制订，报国务院批准施行。

人事档案如何管理

一、人事档案管理政策依据

v《山东省人事代理暂行办法》(鲁人﹝1997﹞3号)

v《济南市人事代理暂行办法》(济政办字﹝1998﹞81号)

v《山东省流动人员人事档案和人事关系管理的具体办法》(﹝1990﹞鲁人字第24号)

v《流动人员人事档案管理暂行规定》(人发(1996)118号)

v《中华人民共和国档案法》

v《干部档案工作条例》(组通字﹝1991﹞13号)

二、流动人员人事档案的范围

v待业的大中专毕业生人事档案;

v非国营单位聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案;

v外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案;

v其他流动人员的人事档案;

v注：按照组织部现行规定，机关事业单位、国有企业离职人员，未再就业前，人事档案由原单位保管，就业后将档案转至新单位档案主管部门管理。

三、流动人员人事档案的管理

v流动人员人事档案管理机构为县以上(含县)党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构，其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案，严禁个人保管他人人事档案。

v 流动人员人事档案管理遵循“集中统一，归口管理”的原则，接受同级党委组织部门、政府人事行政部门的监督和指导。

四、档案工作人员职责

v一、保管干部档案，为国家积累档案史料。

v二、收集、鉴别和整理干部档案材料。

v三、办理档案的查阅、借阅、转递。

v四、登记干部职务、工资等变动情况。

v五、为有关部门提供干部的情况。

v六、做好人事档案的安全、保密、保护工作。

v七、调查研究干部档案工作情况、制定规章 制度 ，搞好干 部档案的业务建设和业务指导。

v八、推广、应用干部档案现代化管理技术。

v九、定期向档案馆(室)移交死亡干部档案

v十、办理其他有关事项。

五、人事档案保管保密制度

v一、牢固树立安全保密观念、增强保密意识，严格执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》

v二、干部档案管理部门，要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质档案柜。库房面积每千卷需20-25平方米;库房内应设置空调、去湿、灭火等设备。要设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室，档案库房、阅档室、档管人员办公室应三室分开。

v三、库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施齐全，保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度(要求14℃-24℃，相对湿度45-65﹪)，安全防护措施要经常检查，杜绝隐患。

v四、档案管理人员离开库房时要及时关灯、锁好门窗，无关人员一律不得进入库房。

v五、任何个人不得私自保存他人档案，禁止通过电话、传真索取或提供干部的全面情况和设计干部的政治历史或其他重要问题的情况，不得携带档案及材料出入公共场所。

v六、保管干部档案，应建立登记和统计制度，每年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决。

六、人事档案查阅档案制度

v1、查阅干部人事档案应填写《查阅干部档案审批表》，按照查阅干部人事档案的规定办理审批手续。

v2、阅档人员必须是中共党员。

v3、任何个人不得查阅或借用本人及直系亲属的档案。

v4、档案一般不外借，如必须借出使用，要说明理由，经主管部门批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。

v5、阅档人员要严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、勾划、抽取、撤换材料;阅档人员不得泄漏或擅自向外公布档案内容，违反者视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按违反《中华人民共和国档案法》处理。

v6、阅档人员不得擅自拍摄、复制干部档案内容，因特殊情况需要从干部档案中取证的，必须经管档单位领导审核批准。

v7、阅档人员在查阅干部档案时严禁吸烟

人事档案管理规定

法律分析：人事档案管理条例包括：总则，整理工作的基本要求，档案材料的鉴别，档案材料的分类，档案材料的排序与编目，复制与技术加工，装订与验收入库，整理工作的注意事项及附则。

法律依据：《人事档案管理条例》

第四条 整理干部档案，须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。

第五条 整理干部档案，事先要收集好干部档案材料，并备齐卷皮、目录纸、衬纸、切纸刀、打孔机、缝纫机等必需的物品和设备。

第六条 整理干部档案的人员，必须努力学习党的干部工作方针、政策和档案工作的专业知识，熟悉整理干部档案的有关规定，掌握整理工作的基本方法和技能，认真负责做好整理工作。

人事档案管理相关规定

法律分析：应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理；任何人都不得据为己有或者拒绝归档。

法律依据：《中华人民共和国档案法实施办法》

第十二条 按照国家档案局关于文件材料归档的规定，应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理；任何人都不得据为己有或者拒绝归档。

第十三条 机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当按照国家档案局关于档案移交的规定，定期向有关的国家档案馆移交档案。

属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。

经同级档案行政管理部门检查和同意，专业性较强或者需要保密的档案，可以延长向有关档案馆移交的期限；已撤销单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案，可以提前向有关档案馆移交。

人事档案一般保存几年

法律分析：可在不调动的情况下，一直保留。

法律依据：《干部人事档案工作条例》 第二十三条　干部人事数字档案是按照国家相关技术标准，利用扫描等技术手段将干部人事纸质档案转化形成的数字图像和数字文本。

组织人事部门及其干部人事档案工作机构在干部人事档案数字化过程中，应当严格规范档案目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储、数据验收、数据交换、数据备份、安全管理等基本环节，保证数字档案的真实性、完整性、可用性、安全性，确保与纸质档案一致。