1.确定存放资料种类和数量：首先要确定需要存放的文件种类和数量，以及相关的存储期限和保密级别等信息。这有助于确定库房面积、货架数量和分类方式。

2.选择合适的场地：选择靠近公司或组织办公区域的地点，便于资料的取用和管理。同时要考虑周边环境是否安全、通风、干燥，如有可能还可以加装一些防火设施。

3.设计库房布局：根据存储资料的种类和数量，设计库房的货架布局，最大化利用空间并方便管理。同时要设置通道，以方便工作人员操作和行走。

4.选购合适的货架和文具：根据资料种类和库房面积选购合适的货架、文件柜等储物设备，并配备相应的文具，如标签、文件夹等。

5.制定管理规范：建立详细的档案管理制度和管理流程，明确借阅、归还、销毁等各个环节的具体操作步骤和责任人，避免档案混乱和丢失。

6.加强保安措施：采取必要的保安措施，如安装监控设备、设置门禁系统等，确保档案的安全和保密。

7.定期检查维护：定期对库房内的货架、文具等设施进行检查和维护，及时更换破损的文件夹、标签等文具，并对档案进行清点、保管和整理。