1. 确定信访档案的范围和分类：确定要整理的信访档案包括哪些种类的信件和材料，如来信、去信、电子邮件、传真、电话记录等，然后将其按照时间、主题、部门等分类整理。

2. 确保档案的完整性和准确性：检查信访档案是否完整，如有遗漏则及时补充；同时核实档案中的内容是否准确，如有错误及时进行更正。

3. 标准化档案管理：建立统一的档案管理制度，制定档案管理规范，按照规范进行档案编号、归档、借阅等工作，保证档案的安全性和可查性。

4. 数字化档案管理：对于电子邮件、传真等电子信函，可以采用数字化档案管理系统进行管理，方便查阅和保护。

5. 定期清理整理：定期对信访档案进行清理整理，删除过期或无用的文件，整理存档，保证档案的及时性和有效性。

6. 保护隐私信息：对于包含个人隐私信息的信访档案，要严格保密，采取措施防止泄露。

7. 加强档案利用：整理好信访档案后，可以利用这些档案进行数据分析、问题研究等工作，为决策提供有力支持。