1.确定需要收集的资料范围和时间段：确定需要收集哪些档案资料，以及这些资料的时间范围。

2.收集档案资料：根据需求，收集相关的档案资料，包括文字、图片、音频、视频等。

3.整理档案资料：对收集到的档案资料进行分类整理，可以按照时间、主题、类型等方式进行分类，便于后续使用和查找。

4.建立档案资料数据库：将整理好的档案资料建立数据库，包括文件名、文件夹、标签等信息，方便后续查找和管理。

5.备份档案资料：对档案资料进行备份，确保数据的安全性。可以选择云存储、硬盘备份等方式进行备份。

6.定期更新档案资料：根据业务需要和数据变化，定期更新档案资料，确保数据的及时性和准确性。