尊敬的各位员工：

为了更好地管理公司的人事档案，规范公司的管理流程，现对公司人事档案的收集、整理和归档工作进行通知如下：

一、收集范围

1. 公司所有在职员工的个人资料、劳动合同、社保、公积金等相关文件。

2. 离职员工的离职证明、证书、工资清单、结算单等相关文件。

3. 其他与员工工作相关的文件，例如考勤记录、工作评价、奖惩记录等。

二、收集方式

1. 在职员工的个人资料、劳动合同等文件由人力资源部负责收集。

2. 离职员工的相关文件由离职员工本人或其上级主管负责收集。

3. 其他相关文件由相关部门负责收集。

三、整理和归档

1. 在职员工的个人资料由人力资源部负责整理和归档。

2. 离职员工的相关文件由人力资源部负责整理和归档。

3. 其他相关文件由相关部门负责整理和归档。

四、要求

1. 所有文件必须按照规定的格式整理和归档，不能有遗漏和错乱。

2. 所有文件必须保密，不得外泄。

3. 所有文件必须保留至少5年以上。

以上通知请各位员工认真执行，如有问题请及时与人力资源部联系。谢谢！

人力资源部

日期：XXXX年XX月XX日