1. 统一文件夹命名：文件夹名称应该简洁明了，能够表达文件夹内包含的文件类型或者内容。

2. 统一文件命名规则：文件名应该清晰、简洁，能够表达文件的内容和版本信息，文件名应该包括以下信息：文件类型/名称/版本号/修改日期。

3. 文件分类：根据文件类型和功能进行分类，例如：文档、图片、视频、音频等等。

4. 统一档案存储路径：所有档案文件应该存储在同一个文件夹内，便于管理和查找。

5. 文件备份：定期对文件进行备份，以防数据丢失。

6. 文件更新：定期对文件进行更新和整理，删除过时的文件和无用的信息，保持档案整洁和有序。

7. 文件权限管理：对档案文件进行权限管理，限制只有授权人员才能访问和修改文件。

8. 文件元数据管理：对档案文件的元数据进行管理，以方便对档案进行分类、检索和管理。

9. 文件归档：对已经不再使用的文件进行归档处理，以防占用过多存储空间。

10. 档案保密管理：对涉及保密信息的档案进行保密管理，限制人员访问和修改权限。