各位部门负责人：

为了更好地管理和利用工作档案，加强工作信息的保存和传承，现通知各部门对过去一年的工作档案进行整理。

具体要求如下：

1. 按照文件类型、时间顺序、主题等分类整理档案，标注清楚文件名称、时间、单位和责任人信息，确保档案有序、完整。

2. 对于重要文件要进行备份，确保文件的安全性和可靠性。

3. 对于已经过期的文件，要进行鉴定，确定是否需要保存，如不需要保存则进行销毁。

4. 对于涉及机密和保密的文件，要进行专门的保密处理，严格控制档案的查阅和使用。

5. 按照工作需要，将档案进行数字化处理，方便查阅和利用。

本次工作是对过去一年工作的总结，也是对未来工作的指导，各部门负责人要高度重视，认真组织实施。如有任何问题请及时与本部门联系。

此致

敬礼！

XX部门

年月日