1. 确定文书种类和数量：根据机构的管理规定，确定需要整理的文书种类和数量。

2. 资料分类：将文书按照类别进行分类，比如办公室文书、人事档案、财务报表等。

3. 筛选文书：将已经过期的文书和重复的文书进行筛选，保留必要的文书。

4. 整理文书：将文书按照时间顺序进行整理，即按照年份、月份、日期等顺序排列。

5. 标注档案：在文书上标注档案编号、分类、时间等信息，以便查询和管理。

6. 存放档案：将整理好的文书放入档案袋或文件夹中，按照分类存放在柜子或书架中。

7. 建立档案管理系统：建立档案管理系统，包括档案借阅、归还、维护等流程，确保档案安全可靠，易于查阅和管理。

8. 定期清理：定期清理档案，删除已经过期或不必要的文书，保持档案的整洁和有序。