综合办公室档案整理

综合办公室档案整理

综合办公室档案整理是指把综合办公室的档案进行归档、整理和管理的工作。

一、档案整理的步骤

1.编制档案编目：编制档案编目是指把档案内容分类整理，根据档案的类别、类型、时间等，编制出档案的编目表，以便于档案的查找和管理。

2.档案归档：档案归档是指把档案按照档案编目表的要求，按照档案的类别、类型、时间等进行分类整理，把档案放入指定的档案柜中进行存放。

3.档案索引：档案索引是指把档案的内容进行索引，以方便档案的查找和管理。

4.档案管理：档案管理是指把档案的内容进行管理，包括档案的增加、删除、修改等，以方便档案的查找和管理。

二、档案整理的注意事项

1.档案的清理：在整理档案的时候，要把不必要的档案清理掉，以减少档案的存储空间。

2.档案的安全：档案的安全性非常重要，要把档案存放在安全的地方，并定期检查档案的安全性。

3.档案的更新：要定期更新档案，以保证档案的准确性，并及时更新档案中的内容。

4.档案的保存：要把档案存放在安全的地方，并定期检查档案的安全性，以保证档案的完整性。

如何整理办公室的档案资料

一般来说办公室的资料分为两种，一种为纸质文件，另一种为电子文档，两者文件分别有不同的整理方式。
1. 纸质文件资料。尽量别留， 或者扫描或者用“CS”的ocr录入电脑，确保留下重要的文件。
其次建议购4孔A4活页文件夹及配套透明活页文件袋(可以在科力普省心购平台看看，是晨光旗下专门的办公用品采购平台，品类很多，需要可以私聊)和打孔机。能打孔的文件，打孔直接放入文件夹；不能打孔的文件，装入透明活页文件袋，放入文件夹；
资料卡片、票据、照片、信函、明信片、名片，有专用的A4活页文件袋就买了用，没有的可以在科力普省心购平台搜放邮票用的硬卡内芯，装入活页文件袋后放入文件夹。建议用标签贴好外壳，分门别类放好，会非常整齐。
2.电子文档。首先， 名称要统一。所有的文档都要以关键词+时间地点的形式进行命名。其次，每一层次的文件夹一般不超过3个。并且定期做好备份和清理，置办个上T的移动硬盘，也建立对应的文件夹，每月初将上月的电脑里的东东往里更新备份一份，极好。注意：名称统一很重要，加上年月日时，再变文件夹或换电脑都不怕重复。

关于办公室档案管理的方法？

　　综合档案室管理暂行规定

　　为了进一步加强中能集团的档案管理工作, 促进集团各单位部门各类档案的收集、整理、归档管理和利用，有效地保护和利用档案资料,维护与保障集团的合法权益,促进集团健康的发展，集团的档案管理工作，按照“集团统一领导,统一管理 ”的方针，施行“集中定点与分散保管，分级查阅”相结合的管理原则，全面做好集团的档案管理工作。 根据集团档案管理工作的相关要求、施行办法及有效贯彻执行的精神，特制订本暂行规定。
　　第一条 综合档案室是在中能集团的统一领导下，主管全集团各类档案（除财务档案）的工作部门。本规定所称的档案是指过去和现在中能集团各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有存储价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
　　第二条 综合档案室所保存的各类档案（资料），系中能集团档案的一部分，其所有权属中能集团，任何人不得私自挪用、毁损。档案工作由中能集团统一领导,综合档案室负责接收、收集、整理、立卷、保管档案和提供其利用工作,并监督各部门,各下属子的档案管理工作，各分各部门指定兼职专人负责档案管理工作(即资料员)。
　　第三条 综合档案室挂靠集团总裁办公室。设专职工作主管一人，兼职档案管理人员若干人。总裁办公室主任兼任综合档案室主任。综合档案室在业务上接受上级档案局、处（室）的业务领导（指导），行政上接受集团的领导与监督。
　　第四条 综合档案室对全集团的生产、科学技术、质量管理、人事、行政文书、基建、财务、设备等档案资料，按照“统一领导、统一管理”的方针，遵照“集中定点与分散保管、分级查阅”相结合的原则，全面做好集团的档案管理工作。其主要职责是：
　　1.积极贯彻、认真执行国家档案法和中能集团档案管理工作的具体规定要求，及时制定与修订集团档案管理工作的具体操作条例和办法；
　　2.督促指导集团各单位部门对各类档案实施预立卷和资料的积累、收集、整理、成卷、归档、编目、统计工作，并对全集团的档案实行集中统一管理；
　　3.属于中能集团综合档案室保管的档案，各分单位部门的资料员要做好平时文件的预立卷工作,并在事件结束后,或在每季度第一个月的十日前,将上季需归档的预立卷的文件整理成册,移交综合档案室保管,任何人不得据为己有；
　　4.属部门保管的档案资料,在每季度第一个月十日前汇编成册，上报集团综合档案室,各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交集团综合档案室；
　　5.积极开展档案知识的宣传教育培训，收集和整理档案资料信息，提供档案信息利用服务；
　　6.严格执行集团档案管理保密安全制度，确保档案完整安全；
　　7.及时承办与完成主管领导交办的有关档案工作的事宜。
　　第五条 中能集团综合档案室根据集团档案管理的有关规定，结合与遵照执行国家档案法和上级档案机关的有关条例规定，有权组织参加集团的生产经营管理等专项课题项目执行情况的检查、成果鉴定、生产经营及重点工程的竣工验收等重大活动（事件）的筹措组织。
　　第六条 集团综合档案室工作人员必须坚持四项基本原则，热爱本职工作，认真钻研业务，不断提高自身素质和管理水平，为做好和发展中能集团的档案管理工作做出贡献。
　　第七条 对积极认真做好档案的收集、整理、保管、利用并做出显著成绩的部门或个人，集团综合档案室有权向上级主管领导提出表扬或申报奖励等建议的责任。
　　第八条 对违反档案法或不执行集团有关档案管理规定的部门或个人，造成档案破损、丢失的，综合档案室有权给予批评或视情节轻重建议给予以批评教育、罚款、行政处分等违规处罚的责任。
　　第九条 处理条例：有下列行为之一,据情节轻重,给予20---500元扣薪处理,若构成犯罪依法追究刑事责任:
　　1、毁损,丢失或擅自销毁集团企业档案；
　　2、擅自向外界提供,抄摘集团企业档案；
　　3、涂改、伪造档案及一切违反集团档案管理规定的行为；
　　4、未及时上报归档或管理不善的档案管理者；
　　5、未按手续就借阅、外带者或越级查阅者(档案管理者同罚)。
　　第十条 责任：
　　1、本管理制度适用于中能集团各单位部门及员工；
　　2、本管理制度执行与监督责任部门为集团总裁办公室和企划部,第一责任人为集团专职档案管理员和各部门指定的专职或兼职资料员;第二责任人为专职或兼职资料员所在部门的部门经理（部门负责人）。
　　第十一条 本制度条例如与国家档案法、上级档案机关的有关规定不符时，依上级的规定为准。
　　第十二条 按照档案管理达标升级规范的要求，集团综合档案室对档案管理制度，要根据中能集团企业发展的需要，及时修订与逐步进行全面完善，逐步制订档案管理制度和档案管理法律法规的牌板，逐步分阶段在集团综合档案室全部规范上墙。这些制度包括档案工作人员职责、档案借查阅制度、档案归档制度、档案鉴定销毁制度、档案管理员岗位职责、声像档案管理办法、实物档案管理办法、档案安全管理制度、档案保密制度、档案库房管理制度、兼职档案员岗位职责等。
　　第十三条 附则：档案室常规管理制度、档案收集、档案整理、档案立卷、档案保管与销毁、档案的开发和利用、档案借阅、档案的保密等制度。
　　（一）档案室常规管理制度
　　1、中能集团各种档案的管理工作，要符合科学性、规范性、系统性的要求，做到存放有序，查找方便，按规定要求将档案分类排放、排列整齐。
　　2、保持档案室清洁、干燥和卫生，切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等工作；定期检查保管情况，确保档案的安全，做到无丢失、无霉变、无虫蛀、无差错。
　　3、档案室内禁止存放易燃、易爆、杂物、食品等危险物品，经常检查档案室消防器材。
　　4、严格保密制度，做好档案安全保密工作；未经允许，外人不得随便进入档案室。未经批准，任何人不准将档案带出档案室，更不准私自摘抄、外传，要严格遵守保密制度。
　　5、档案管理人员做到人走加锁、关窗，妥善保管档案室钥匙，确保档案室安全。
　　6、熟悉档案室情况，对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对，做到帐物相符。对已破损和字迹退色的档案，按规定要求及时复制。
　　7、有档案室温湿度记录，掌握温湿度变化情况，进行分析，制定管理计划。
　　8、借阅档案资料须经档案管理工作主管领导同意，并办理借阅登记手续。未经集团主管领导批准，不允许外借档案资料，同意外借的档案资料，一般也只允许外借档案复印件，原则上档案原件不允许外借，借阅人要爱护档案原件，用后及时归还。（重要档案未经集团总裁批准同意，任何人不得外借）
　　9、切实做好日常防范工作，做到人离灯灭，切断电源，消除火灾隐患，保证档案安全。
　　（二）档案的收集制度
　　集团的档案工作者，要按照有关规定，把各部门及每个人手中分散的有关生产、技术、质量、基建、设备、人事、行政、财务、经营管理等方面的文件材料及各种资料，经过挑选，集中于集团指定的档案室统一管理。任何部门和个人都不得私自保存、占有、销毁和带走应归档的材料。
　　1、依法按章
　　档案的收集必须依法按章，按照中能集团的规定要求保质保量严格及时分类归档 。各部门全体员工都要明确档案管理的目的和意义，树立档案工作人人有责的观念，增强档案意识，明确工作性档案资料与个人学术、科技发明等具有知识产权的资料的区别。管理部门不应把属于具有个人知识产权范围的资料强行收集（个人自愿贡献的另当别论），个人也不能把应当归档的工作资料占为已有而拒不归档。
　　2、完善机制
　　建立档案收集的工作制度和考核制度，必须建立必要的机制，明确对收集的范围、对象、时限等要求。
　　（三）档案的整理制度
　　中能集团的档案整理，是指把零散的和需要进一步条理化的档案资料，进行基本的分类、组合和编目，使其系统化、科学化，有利于档案的保管和使用。
　　1、规范分类：档案的整理要服从整体调控，不各行其是。整理办法:
　　（1）方法:以问题特征为主,立小卷,一事一卷.
　　（2）步骤:
　　A、档案收集
　　文书档案:当年立前一年的卷,并预立当年的卷；在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》管理归档.
　　生产科技档案类:以生产科技的项目、产品类别等资料整理成册.
　　B、档案整理 根据分类和按时间整理.
　　C、档案分类 依据档案来源、时间、编目、内容、单位、编码顺序分成若干层次和类别；归档前按规定要求将资料分类，分组放置在待办卷宗内。
　　D、立卷整理 区分不同价值，确定保管期限:永久,长期,短期.
　　2、保持结构完整性
　　档案的整理，要按照生产、技术、质量、基建、设备、人事、行政、财务和经营管理活动过程中所形成的档案资料、自身规律等进行档案整理，保持其结构的完整性。
　　3、保持整体系统性
　　集团档案的整理，要按照各类档案的来源、时间、内容和性质等条件，保持其历史联系，保持其整体的系统性。
　　（四）档案的立卷制度
　　1、为了有利于集团立卷部门做好平时归卷工作，提高立卷质量，方便归档前的查找利用，按照规定要求，推行预立卷制度。
　　2、集团各有关部门兼职档案员，首先要进行培训学习，按规定要求、按预立卷类目进行档案材料的及时收集、积累，并定期进行整理。
　　3、集团档案室要随时了解、督促、检查、指导兼职档案员做好档案预立卷工作。
　　4、组卷必须遵循文件材料形成的规律，保持其相互之间的有机联系，便利于查考和利用。
　　5、组卷的技术要求：
　　（1）内容相同的文件材料组成一卷，同一内容的文件材料数量多时，可分别组成若干卷，每卷不超过 150页；
　　（2）卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；打印在前，定稿在后；批复在前，请示在后的顺序排列；
　　（3）按顺序编页号，页号位置在非装订线一侧的上角；
　　（4）填写卷内目录及备考表。每份文件材料必须注明单位部门、责任者、时间；
　　（5）卷内材料一律拆掉金属物，用线装订，破损的文件材料应进行修补；
　　（6）案卷封面各栏目应填写齐全，标题拟写应简明扼要，并体现编著审定者、问题（内容）、文种三要素；
　　（7）档案封面和卷盒按有关规定要求执行。
　　（五）档案的保管制度
　　1、必要的硬件保障
　　为了档案的完整和安全，工作的方便，一般应实行“三室分开”，即档案库房、工作人员的办公室与档案借阅室分开，必须要做到档案库房独立。档案库房要保证通风、干燥，配备必要的防潮、防霉、防蛀、防火（消防）、调温和通风等设施，要有可行的防盗设施。
　　2、完善的软件建设
　　建立档案管理的常规工作制度。如收集、整理、分类、立卷、
　　借阅、鉴定、剔除、销毁等制度。建立相应的工作资料。
　　3、认真做好归档验收工作。档案室应对整理组卷完毕后档案进行入档存前的鉴定和验收，凡不符合要求的，必须重新整理合格后才能归档。
　　4、按集团的规定要求做好分类编号工作。
　　5、按集团的规定要求做好编目工作。目录每条目基本著录项目包括：顺序号、档号、题名、日期、页数、保管期限等。实行计算机辅助档案管理的，应将目录输入计算机，建立信息库，实现检索、统计等机上操作。
　　6、按照档案顺序号，依次排列上架。
　　7、要定期全面检查，并做好检查记录，发现问题要及时采取补救措施，并报告分管领导，确保档案安全。
　　8、要严格做好鉴定和销毁工作。要根据归档范围和保管期限表，对到期的档案提出销毁或延长保管期的意见，并经集团总裁授权的主管领导批准。销毁档案，必须报集团总裁或总裁授权的主管领导批准,销毁档案时必须有两人以上监销，并在销毁清单上签字。
　　9、认真做好档案统计工作与重要档案备份工作。
　　（1）建立档案的收进、移出、利用、销毁等统计台帐，及时报送统计报表。
　　（2）建立档案备份制度，集团所有有重要价值的文件、报表、业务记录等必须备份.；各部门应尽量采用电脑管理和工作,便于业务资料的数字化处理和保存；对存入电脑的资料档案,按《计算机管理办法》管理.；备份盘与原盘应分开存放,的备份盘应在外保存。
　　10、及时做好档案的补充工作。归档的文件材料如有遗漏，集团组织各部门应及时补充归档，档案室应将补充归档材料插入相应的案卷或另行组卷，排在对应年度案卷目录的最末位。
　　（六）档案的开发和利用制度
　　1、提供利用
　　（1）集团档案室按借阅制度规定，办理档案的出借、查阅手续，并做好借阅记录，对借出档案，应定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，报集团主管领导；根据情节轻重，对责任人给予必要的教育和处理。
　　（2）档案室应提供检索工具，指导利用者查找档案，并解答利用者各种有关问题。
　　2、信息开发
　　（1）集团要组织专业人员利用各类档案编辑各种形式的、能有效服务于生产经营的参考资料和汇编，如生产科学技术工艺汇编、设备开发改制利用与管理汇编、生产经营管理等科学技术革新经验汇编等，为生产经营管理工作提供信息服务。
　　（2）档案室要注意收集技术革新、生产经营管理等档案的利用事例，并将典型事例汇编成册，鼓励和推动利用现存档案为集团的生产经营管理工作改进报务。
　　（七）档案借阅制度
　　1、调阅一般的会议记录、会议纪要和不重要的文件，须经主管部门办公室领导或其它有关部门档案主管领导批准。调阅集团办公会议记录和集团的重要文件，须经集团的主管领导批准。
　　2、集团各单位因工作需要查阅本单位归档的档案，经主管部门办公室领导批准，可以直接到档案室调阅。查阅非本部门单位的重要档案，须经文件归档单位领导同意，并经集团主管领导批准。
　　3、查阅生产技术等科研档案，本课题人员按有关规定可以直接到档案室调阅。非本课题人员查阅时，须经课题负责人和主管部门领导批准。
　　4、公开的档案，凭单位部门介绍信、证件、说明利用档案的目的和范围，在档案室办理相关手续可查阅。须借出时，不得超过五天，并经主管领导批准。逾期不归还者，档案室工作者要及时催还。
　　5、阅档案的人员，必须保守档案的秘密，保证档案的安全。不得涂改、勾划、裁剪、拆散、抽页、调换或擅自复印、转借，违者要追究责任。
　　6、因工作需要借阅文档的,应填好档案查阅单,员工不得随意外带有关重要的文件材料,确因工作需要外带,需办理档案外借手续,经部门办公室领导核准，集团主管领导批准,方可带出,用毕即归还.阅档人对所借阅档案必须妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失。外单位借阅档案，须持本单位介绍信，经集团主管领导同意后方可到档案室调阅。原则上档案原件不允许外借，一般只允许外借档案复印件；重要档案原则上都不外借，按规定要求在档案室查阅。
　　7、借出后归还的档案，档案人员要认真核对，详细检查，发现问题要向借阅人当面提出，查明情况进行记录，并向主管领导报告。
　　8、摘录或复制档案，须经档案人员校对无误后，加盖印章，以资证明。对重要的或密级的档案资料需要复制时，必须经有关单位主管领导同意，否则，不能随意复印。
　　9、借阅档案，必须进行登记签名。查阅者利用档案后要填写《利用效果登记表》，由档案室存查。
　　10、严格控制外借档案，认真履行借出档案审批手续。
　　（八）档案保密制度
　　1、认真学习与贯彻执行国家《保密法》和《保密法实施办法》，严格执行集团档案管理规定，增强保密意识，正确认识和处理市场经济条件下的企业档案保密工作。
　　2、档案工作人员必须遵守保密法规，履行保密职责，对中能集团企业的秘密具有高度责任感，无论在任何情况下，都要以确保中能集团企业的秘密安全为重。
　　3、严格履行档案的收进、移出、借阅、消毁登记手续，严防失泄中能企业档案秘密。
　　4、严格按照中能集团的有关规定开放档案，不得任意扩大开放范围。
　　5、特殊情况需要复制和摘抄带密的档案材料，必须经集团总裁或总裁授权的主管领导批准，方能复制和摘抄。
　　6、档案室工作人员不得向无关人员泄露档案室藏情况。
　　7、不得在办公室与非工作人员谈论档案秘密。
　　8、不该说的秘密绝对不说，不该问的秘密绝对不问。
　　9、不得将秘密文件材料带进公共场所。
　　10、不得在公用场合、公用电话等议论档案秘密事项。
　　（九）本规定自颁布之日起实施

机关办公室档案如何管理

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。我们的档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案培训、档案软件定制、档案智能化管理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

如何做好办公室的档案管理工作？

一、规范公文处理，把好公文形成关
公文是档案的前身，当其处在传递、运转、承办和执行过程中，具有现行效用，不能称其为档案；档案一般是完成了文书处理程序，完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。而公文拟制则是公文形成的关键环节。不同单位的文件拟制部门各不同，有的单位的公文是由办公室统一拟制的，有的则是由相关职能部门起草然后交由办公室负责印发。我局就属于后者，由于各职能科队写作人员的水平、素质各不相同，对公文起草工作相关要求的理解存在差异，导致起草的文件的质量也就大不一样。我局在公文拟制过程中存在的问题集中反映在以下几个方面：1、文种使用不当。主要有请示、报告不分；一文请示多件事情；生造文种或不规范使用红头文件等2、附件标识比较混乱。有的公文注有附件，但既不在规定的位置做出标识，也不在附件名称前标识出具体的序号，行文程序很混乱。3、公文印制不规范，用纸有大有小，给后来的档案装订和管理带来很大不便。4、公文主题词标注不准确，不利于检索查找。5、数字使用不规范等等。上述情况，严重影响了公文转化为档案的立卷和归档。因此，作为办公室一名专门负责公文拟制人员，平时有责任也有义务对各部门呈送的公文初稿进行规范处理，依照有关规定，全面审核，严格核稿，特别是对那些突出表达主题思想的关键的字、词、句等要严格把关，发现问题应尽快与提供初稿的科队进行衔接，共同磋商，尽量将各种问题都解决在核稿阶段，决不能将问题推给签发的领导定夺，以确保公文的高质量、高水平，以及档案的高质量、高水平。
二、档案整理工作，从公文的评估分类做起
公文形成后，经过一段时间的归整处理，待文件涉及的事务处理完毕，文书人员即可以对公文的保存进行价值评估，根据公文的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理：去掉一部分普通的、不重要的（但不能立即或随意销毁，而是放到别处）；将涉及本单位改革、发展、稳定的大事、要事、新事及代表本单位成就的文件留存下来，以备随时查阅和调用。评估工作对文书人员是个严峻的挑战，它要求文书人员有发展的眼光和敏锐的洞察能力，能够在数量众多、内容庞杂的文件中挑选出那些具有保存价值的文件进行归档，供日后的工作查考利用。而要做好该项工作，可以从以下几个方面进行：1、对档案工作要有高度的认识，要实现从公文到档案的成功转化，就必须重视公文的规范化管理，实现文秘工作和档案工作组织制度的真正交融，加强档案部门对文件管理的超前控制，这样才能保证档案的质量，减少档案部门的工作程序和烦琐的移交手续，避免重复立卷，使文书工作流程更加科学化、合理化。2、要有高度的职业责任感。档案工作人员要有较强的职业悟性，要随时将“档案”装在自己的头脑里，要有对历史负责的态度，使档案工作平时化、平常化。因此，务必要按照《办法》的要求，规范地、科学地办理好每一份文件，对每一份文件做出科学的评估。3、要不断提高自己的专业素质和综合素质。文秘工作和档案工作具有较强的专业性和技术性。在日常工作中，文秘人员要重视档案知识的学习，加强档案意识的培养，最好的办法就是常备一本专业书籍，《档案管理学》、《档案管理基础》等，以便需要时查阅，真正做到边工作，边学习，在工作实践中逐步提高自己的理论水平。在日常工作中，很多档案工作人员都兼任秘书工作，因此一定要重视对形成档案的公文进行科学地评估归类。我局在整理档案过程中，已经形成了一套较科学的归档方法，具有较强的规律性，即年度---组织机构--内容，但在实际工作中，文秘人员不应该拘泥于传统的整理归类思路，但也不应该随意更改，要结合单位的具体发展实际，严格依照档案管理部门的统一规范和要求，进行科学地创新，不断提高单位的档案管理水平，尽量做到查找简便、快捷。
三、完善公文材料，做好档案收集工作
文书部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料，发现有附件而未及时归档的要催要，同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回，以避免长时间留在个人手中而遗失。具体可以从以下几点着手：1、档案整理工作必须从平时做起。对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保存价值，如果其中一部分随着现行效用的完成，便失去其保存的社会价值而被淘汰；而另一部分文件，退出现行领域之后，却具有储存价值，能使后人通过其载录进行借鉴和利用。因此应按档案整理规范要求，后进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程序，进一步归整，以备平时查阅。2、档案整理工作应注重细节。对于本单位自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，按照从上到下，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，初步做好档案入库前的各项准备工作。
四、善于交流，接受新信息，达到资源共享
随着社会形势的变化和发展，对档案整理工作的规范性要求也会随着时代发展而越来越高，文秘工作人员要不断总结自己的工作经验，对遇到的困难要多请教上级档案主管部门，不能凭主观臆断文档的归档价值，一定要结合本单位的职业特色，创造性地使用归档方法进行归档。同时档案工作人员必须强化责任意识，树立精品意识，培育职业意识。不断接受新信息，扩大知识视野，提高自己的鉴别能力，充分利用各种媒体和机会，主动推荐和宣传自己编纂的各种档案史料汇编和参考资料，如大事记、组织沿革、专题概要、统计数字汇集、会议简介等，从而达到资源共享的目的。