宗教档案怎样整理

宗教档案怎样整理

一、整理宗教档案的基本原则

1、宗教档案的整理要遵循正确的历史观，维护宗教传统和宗教文化的完整性；

2、宗教档案的整理要按照宗教历史的发展脉络，以便更好地了解宗教的发展历史；

3、宗教档案的整理要按照宗教组织的结构，便于更好地了解宗教组织的运作情况；

4、宗教档案的整理要按照宗教教义的发展，便于更好地了解宗教教义的变化趋势；

5、宗教档案的整理要着重记录宗教活动的历史，便于更好地了解宗教的发展状况。

二、宗教档案的整理方法

1、按照宗教历史的发展进行整理：宗教档案的整理要以宗教历史的发展为基础，按照宗教历史的时间顺序进行整理，以便更好地了解宗教的发展历史。

2、按照宗教组织的结构进行整理：宗教档案的整理要以宗教组织的结构为基础，按照宗教组织的结构进行整理，以便更好地了解宗教组织的运作情况。

3、按照宗教教义的发展进行整理：宗教档案的整理要以宗教教义的发展为基础，按照宗教教义的变化趋势进行整理，以便更好地了解宗教教义的变化趋势。

4、按照宗教活动的历史进行整理：宗教档案的整理要以宗教活动的历史为基础，按照宗教活动的发展进行整理，以便更好地了解宗教的发展状况。

临夏宗教场所管理办法

　　1、近日，临夏州档案局、临夏州宗教事务局联合制定出台了《临夏州宗教活动场所档案管理办法（试行）》（以下简称《办法》）。

　　2、《办法》包括总则、档案的保管、档案的收集整理、档案的公布和利用、附则共5章26条内容，对制定本《办法》的目的和意义及管理原则、对宗教活动场所应建立档案的管理制度、配备设备管理人员、文件材料的收集范围、整理采用的规范标准、档案的公布权限和查阅利用的程序等方面作了详细的阐述和要求，是今后指导和规范管理宗教活动场所档案工作的主要依据。

　　3、《办法》的出台，有效解决了宗教活动场所档案管理相关法规滞后的问题，也明确了宗教活动场所和业务主管单位各自的职责，为有效保护宗教档案，规范引导做好宗教档案工作，更好地发挥宗教档案在临夏州经济建设、构建和谐社会等方面具有重要的作用。

档案怎样分类

档案怎样分类

一般，档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。原始记录性是它的本质属性。以下是我为大家整理档案怎样分类相关内容，文章希望大家喜欢！

一、文书档案：

（1）党群工作类：党务工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作等；

（2）行政管理类：行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等。

（3）经营管理类：经营决策、计划工作、财务管理、物资管理、企业管理等。

（4）生产管理类：生产调度、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、档案与信息管理、基建管理、设备管理、合同等。

二、科技档案：

（1）产品文字材料：各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、试验大纲、试验报告、分析报告、审查报告、运行报告、总结、产品图样等。

（2）科研文字材料：各种合同（协议书）、任务书、科研报告、调查报告、开题报告、实验报告、鉴定证书、发明申请书等。

（3）基建文字材料：各种建议书、任务书、计算书、开工报告、概（预、决）算、检验分析材料、施工图样等。

（4）设备文字材料：各种申请书、说明书、技术规程、维护保养规程、设备图样等。

三、财务档案：

会计原始凭证和报表中所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等。

四、人事档案：

职工的招聘、履历、培训等。

五、电子档案：

计算机磁带、磁盘和光盘等。

六、声像档案：

照片、缩微胶片、电影胶片、录像片、录音磁带和唱片等。

分类原则

指档案概念外延的划分，即在档案总概念下，分为许多具体档案概念，通常亦称档案种类划分。其依据和名称有：

根据档案形成分

①根据档案形成者可分为国家机构档案、党派团体档案、企业单位档案、事业单位档案、名人档案等。每类社会组织档案中，又分为具体社会组织档案。每个独立的社会组织档案是划分全宗的依据，每类社会组织档案是划分全宗群的依据

根据档案内容性质分

②根据档案内容性质可分为立法档案、行政档案、军事档案、外交档案、经济档案、科学技术档案、艺术档案、宗教档案等等。上述每种档案，又可具体细分。由于人们从事的专业不同,对档案的需求都有专指性,这种划分对人们从不同角度检索利用档案有意义。

根据档案的载体形式分

③根据档案的`载体形式可分为石刻档案、泥板档案、甲骨档案、金文档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、纸草档案、羊皮档案、蜡板档案、棕榈叶档案、桦树皮档案、胶片档案、磁带档案等(见彩图多种新型载体的文献)。

按照记录信息方式分

④按照记录信息方式可分为文字档案、图形档案、声像档案。声像档案又分为照片、录音、录像、影片档案。上述类型档案在管理和提供利用方式上都各有特殊性。

按照记录信息时间分

⑤按照记录信息方式可分。一般可分为古代档案、近代档案和现代档案。古代档案和近代档案常被统称为历史档案。在中国，通常分为中华人民共和国时期档案和中华人民共和国建国前档案两大类。建国前档案又分为历代王朝档案、中华民国时期档案、新民主主义革命时期档案。档案是不同时代的产物，这种划分对认识档案的时代特点有意义。

根据档案所有权形式分

⑥根据档案所有权形式可分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。在外国通常分为公共档案和私人档案。对不同所有权的档案，要按照档案法规的规定，分别采取不同的收集和管理办法。属于国家所有的档案，要按规定向国家档案馆移交。属于集体或个人所有的档案，其所有权的转让，一般要在自愿、 合法基础上进行, 档案所有者可向国家档案馆捐赠、出售或寄存。

种类划分

⑦在中国，常见的档案种类划分尚有：把档案划分为文书档案、 科学技术档案和专门档案 3大类别，然后再下分;把档案划分为普通档案和专门档案两大类别,然后再下分；把档案划分为社会管理档案和科学技术档案两大类别，然后再下分。

档案如何分类

档案如何分类

档案为什么要分类，主要原因是为了便于查找，在没有利用计算机管理的时候，我们通常做法是不断的分类，分到最小的类，这样通过登记的目录及库位号的方式进行查找。以下我为大家整理了档案分类的相关内容，希望对大家有所帮助！

档案分类

（一）文书档案：是机关、团体、企事业单位在管理事务活动产生的，由通用文书转化而来的档案的习惯称谓。这里是指政治工作、行政管理、经营管理、生产管理四类管理性文件材料。

（二）财会类：报表，账簿，凭证，清册等。

（三）人事档案：包括员工履历材料；自传材料；鉴定、考核、考察材料；评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）；政审材料；参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；奖励材料；处分材料；招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；其他可供组织参考的材料。

（四）工程类：建设项目的综合文件、监理文件、施工文件及竣工图。

（五）特殊载体类：包括照片、录音录像等。

档案分为哪几类

1、以档案的.形成者为依据可分为：

国家机关档案、社会组织档案、企业档案、事业单位档案、家庭档案、个人档案。

2、以档案的内容范围为根据可分为：

综合性档案和专门性档案。

3、以档案内容性质为根据可分为：文书档案、人事档案、诉讼档案、会计档案、科技档案、军事档案、外交档案、司法档案、经济档案、工商企业登记档案、教学档案、艺术档案、书稿档案、病例档案、人口普查档案、地名档案、城建档案、商标档案、专利档案、产地产档案、金融档案、涉外项目档案、宗教档案等。

4、以档案的制成材料为根据：

除纸质档案外，还有甲骨、竹简、缣帛、胶片、磁带、光盘和其它实物形式的非纸质档案；按信息表达方式又可分为文字档案、音像档案等；按记录方式还可分为普通档案（机械和模拟记录）、电子档案（数字）等。

5、按档案所属时期可分为：

有建国前档案（包括革命历史档案和旧政权档案）、建国后档案（包括建国以来党和国家和各个机关、部队、团体、企业和事业单位的档案）。前者通常称为历史档案，后者通常称为现实档案。

6、以档案所有权形式为根据可分为：

国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。

7、以档案的语种为根据可分为：

中文档案、外文档案。中文档案还可细分为汉文档案、满文档案、满汉对照档案等；外文档案也可细分为英文档案、日文档案、俄文档案等。

8、以档案的产生领域为根据可分为：

社会管理领域档案，科学技术领域档案，医疗卫生、文化教育领域档案，军事领域档案，外交领域档案，文学艺术领域档案等。被人们普遍认可的现实种类（非严格逻辑种类）有文书档案、科技档案、专业档案、声像档案、电子档案、实物档案。

档案从重要程度上，如何分级？

　　档案管理时，没有按照重要程度分为一般、重要、非常重要的说法，硬要说按重要程度分的话，那是划分保管期限。说得白点就是哪些档案重要，要保存的久一点，哪些不重要，存个一定年限即可销毁。
　　现在保管期限的划分分为定期与不定期，一般分为三类，永久、长期（15-50年）、短期（15年以下），具体哪些档案是永久，哪些是长期，国家档案局有发布文件规定。你可参照下面这个最新的规定。
　　国家档案局8号令《机关文件归档范围和文书档案保管期限规定》：《机关文件材料归档范围和文书档案保管期阴规定》已经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自公布之日起施行。
　　局长：杨冬权
　　2006年12月18日
　　机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
　　第一条 为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。
　　第二条 本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
　　第三条 机关文件材料归档范围是：
　　（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
　　（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
　　（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
　　（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
　　第四条 机关文件材料不归档范围是：
　　（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
　　（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
　　（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
　　（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
　　第五条 凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
　　第六条 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
　　第七条 永久保管的文书档案主要包括：
　　（一）本机关制定的法规政策性文件材料；
　　（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
　　（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
　　（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
　　（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；
　　（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
　　（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；
　　（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
　　第八条 定期保管的文书档案主要包括：
　　（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
　　（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
　　（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
　　（四）本机关一般性事务管理文件材料；
　　（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
　　（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；
　　（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；
　　（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
　　（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
　　第九条 机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。
　　第十条 机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
　　机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。
　　第十一条 机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。
　　第十二条 各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际；编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。
　　有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行。
　　第十三条 在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。
　　第十四条 本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。
　　第十五条 本规定自颁布之日起施行；1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止。

　　附件：文书档案保管期限表
　　1 本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料
　　1.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料 永久
　　1.2 大会发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报 永久
　　1.3 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料 30年
　　1.4 讨论未通过的文件 10年

　　2 本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材料
　　2.1 公报、决议、决定、记录、纪要；议程、领导人讲话、讨论通过的文件，参加人员名册 永久
　　2.2 讨论未通过的文件 10年
　　3 本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录 永久
　　4 本机关召开工作会议、专题会议的文件材料
　　4.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久
　　4.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年
　　5 机关联合召开会议的文件材料
　　5.1 本机关为主办的
　　5.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、总结、决议、决定、纪要 永久
　　5.2 本机关为协办的
　　5.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本 30年
　　5.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本 10年
　　6 本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料
　　6.1 请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导人贺辞、题词、讲话，会徽设计 永久
　　6.2 代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道 30年
　　6.3 委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排 10年
　　7 上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件
　　7.1 重要的 永久
　　7.2 一般的 30年
　　7.3 本地区、本机关工作汇报材 30年
　　8 本机关业务文件材料
　　8.1本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料 永久
　　8.2本机关的请示与上级机关的批复、批示
　　8.2.1 重要业务问题的 永久
　　8.2.2 一般业务问题的 30年
　　8.3 同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料
　　8.3.1 重要业务问题的 永久
　　8.3.2 一般业务问题的 30年
　　8.4 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿 30年
　　8.5.1 本机关为主办的
　　8.5.1.1 重要业务问题的 永久
　　8.5.1.2 一般业务问题的 30年
　　8.5.2 本机关为协办的
　　8.5.2.1 重要业务问题的 30年
　　8.5.2.2 一般业务问题的 10年
　　8.6 本机关编辑、编写的文件材料
　　8.6.1 大事记、组织沿革等 永久
　　8.6.2 简报、情况反映、工作信息等 10年
　　8.7 行政管理、执法活动中形成的文件材料
　　8.7.1 行政管理工作制度、程序、规定等文件材料 永久
　　8.7.2 执法检查情况汇总、通报，整改通知等 永久
　　8.7.3 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料
　　8.7.3.1 固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料 永久
　　8.7.3.2 不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料
　　永久
　　8.7.3.3 20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证；执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 永久
　　8.7.3.4 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 30年
　　8.7.4 行政管理工件中形成的备案文件材料 10年
　　8.7.5 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料
　　8.7.5.1 重要的 永久
　　8.7.5.2 一般的 30年
　　8.8 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料
　　8.8.1 年度和年度以上的计划、总结、统计材料 永久
　　8.8.2 年度以下的计划、总结、统计材料 10年
　　8.8.3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料 永久
　　8.8.4 一般活动的总结、一般问题的调研材料 10年
　　8.9 出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料
　　8.9.1 发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等 永久
　　8.9.2 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录
　　30年
　　9 本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料
　　9.1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料 永久
　　9.2 人事工作制度、规定、办法等文件 30年
　　9.3 人事任免文件 永久
　　9.4 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料
　　9.4.1 受县级（含）以上表彰、奖励的 永久
　　9.4.2 受县级以下表彰、奖励的 30年
　　9.5、对本机关有关人员的处分材料
　　9.5.1 受到警告（不含）以上处分的 永久
　　9.5.2 受到警告处分的 30年
　　9.6 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料 永久
　　9.7 人事考核、职称评审工作文件材料 永久
　　9.8 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根 永久
　　9.9 职工名册 永久
　　9.10 党、团、工会工作活动中形成的文件材料
　　9.10.1 工作报告、总结，换届选举结果 永久
　　9.10.2 重要专项活动的报告、总结等 永久
　　9.10.3 党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料 永久
　　9.10.4 情况反映、工作简报 10年
　　9.11 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料
　　9.11.1 重要的 永久
　　9.11.2 一般的 30年
　　9.12 保卫部门的安全检查、调查记录 10年
　　9.13 本机关处理人民来信来访的文件材料
　　9.13.1 有领导重要批示和处理结果的 永久
　　9.13.2 其他有处理结果的 30年
　　10 本机关事务管理文件材料
　　10.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料 永久
　　10.2 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料
　　10.2.1 重要的 永久
　　10.2.2 一般的 10年
　　10.3 接待工作的计划、方案
　　10.3.1 重要的 30年
　　10.3.2 一般的 10年
　　10.4 机关财务预算 30年
　　10.5 机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料 30年
　　10.6 国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料
　　10.6.1 重要的 永久
　　10.6.2 一般的 10年
　　10.7 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续
　　永久
　　10.8 职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请 30年
　　11 上级机关制发的文件材料
　　11.1 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料
　　11.1.1 重要的 永久
　　11.1.2 一般的 10年
　　11.2 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材 10年
　　11.3 上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料 永久
　　12 同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年
　　13 下级机关报送的文件材料
　　13.1 重大问题的专题报告 30年
　　13.2 年度和年度以上的计划、总结、统计材料 10年

　　再者，关于保密、机密等文件那是对文件密级的划分（绝密-机密-保密），做档案管理时是不涉及密级的划分的，那是在文件生成时由文件形成者据内容重要程度划分的。在档案管理时，有些有密级的文件是作为永久保管的，且是在规定年限内不对外开放的。

　　个人意见，供参考。

如何做好年鉴资料的收集和整理工作

资料是编撰年鉴的基础，是一切精神产品不可缺少的原材料。占有大量、全面翔实的资料是编撰年鉴的先决条件。因此编撰年鉴必须舍得花费大气力和足够的时间进行此项工作。特别是年鉴条目基本拟定以后，资料工作就成为一段时期里的中心任务。

马克思曾经指出：研究必须搜集丰富的材料。马克思为了写作《资本论》，阅读了一千五百多种书籍，摘录、笔记达一百多本。这对于我们编鉴人员来说，无疑是十分重要的指示和效法的典范。古人说：无征而不信。如果不首先做好资料的收集、鉴别和整理工作，编撰年鉴仅是一句空话。如果没有大量新资料，就不可能写出一部合格的新年鉴；如果没有大量、全面、准确、典型的新资料，就很难写成一部高水准的年鉴。

正因为年鉴保存资料多，通过资料，我们才能窥见一个地方发展史迹。所以，资料是维系着年鉴的生命，成也在资料，败也在资料。在一些年鉴中，因资料收集残缺不全，或者是误用了一些失实资料，不仅影响了年鉴的质量，而且造成负面影响。所以，做好资料工作，对于编撰年鉴意义是重大的，我们一定要高度重视。

一、如何收集资料

年鉴既是以一定体例，反映一定行政单位，一定时期的政治、经济、文化、军事、自然现象和自然资源的综合著述，相当于地方百科全书是精炼资料大汇集。资料收集工作是很关键又是一种基础性的工作。必须扎扎实实，有计划、有步骤地进行，任何投机取巧，企图省力省事的做法都是不可取的。

（一）明确收集资料的时间，范围和分类

1、收集资料时间。按来办（2003）209号文件规定，编撰这部年鉴上限和下限是从1996年~2003年，时间跨度8年。因此，收集资料的时间也是从1996年开始到2003年止。也就是讲要全面地、系统地、完整地收集8年以来各单位、各部门完成工作情况和有关数据。但要指出一点的是，从1996年~2003年8年时间有关情况和数字还要包括原柳州地区九县一市，来宾市是从2002年12月28日挂牌成立，到现在也仅有一年多时间，如果不处理清楚，数据和情况很容易混淆，年鉴的质量也不高。对有关情况和数字的处理，还是要分开进行收集。原柳州地区的情况和数字就从1996年~2002年12月止，综合收集这7年资料，综合撰稿；2003年的资料就单独收集、单独撰稿。这样做资料收集线索清楚，脉络分明，写起来也容易，这也是对历史高度负责的具体表现。

2、收集资料范围。编写年鉴所要收集的资料，在范围上便有地区性，时间性和全面性的特点。地区性，系指以收集本地区即所要编写的年鉴的地区范围为限。前人修鉴极重视此点，认为弄清年鉴所要包括的地区疆域乃是编鉴的前提，不要不分内外而漫无边际地进行收集。即使收集外地区的材料，也不过为了供作参考或为提供对此材料而已。时期性，系指以收集年鉴体例所规定时限以内的材料为主，并本着详近略远原则进行取舍，但有关探本溯源、记述兴革演变方面的资料，则可以向上延伸至地区建臵开始的时候，就此也只须扼要地述及即可，不必占过多的份量。全面性，或叫广泛性，则指所要收集的资料必须包括本地区自然社会、人文各个方面，上至天文，下至地理，人文、风尚无所不包，举凡政治、经济、军事、教育、科学、文化、民族、宗教、人物、方言、名胜、古迹……。只要对自然和社会发展有所考察价值的资料，均在征集范围之内。可见年鉴所需资料范围之广泛，内容之丰富。至于具体的收集范围则往往可以拟定征集纲目或收集提纲的方式加以提示。《来宾市年鉴》包括：基本情况（总述），政治、人大、政府、政协、人民团体、民族、宗教事务、人事、机构编制、民政、外事、华侨事务、信访、行政审批、机关事务、法制、军事、城建、国土资源、环保、工业、农业、交通运输、信息产业、国内贸易、对外贸易、市场、旅游、财政税务、金融保险、经济管

理与监督、中介管理、文化、教育、科技、卫生、体育、社会生活、各县（市、区）概况、人物、地方法规、规章选编、附录等43个条目。并且每一条目都有具体的分目，也是收集资料收集提纲，在提纲的统驭下明确收集目标、分工、进度、方法、以及轻重缓急次序，争取做到事半功倍之效，力求避免重复、混乱和无效劳动。

3、资料类型。年鉴体例是条目体，一事一条。有综合性条目、单一性条目之分。以条目来确定收集资料的范围和内容，这是编写年鉴重大突破。按照资料来源可分为三个方面：一是文字记载资料，二是口述资料，三是实物资料；第二种分类包括入书资料和背景资料、考证资料、参考资料等四种类型。入书资料是主要资料，背景资料、考证资料、参考资料都是辅助资料。入书资料是指全部写进年鉴的著述资料，是经过精心筛选加工而成。这种资料也叫做主体资料和要素资料，这种资料要求是全面的、系统的、完整的，必须包括有五个要素。即：时间（指事情或事件发生在何年何月何日何时）、地点（准确无误的地点，有时还注明原名或今名），事主（事情发生的经过，有始有末）、人物（当事人的姓名、性别、身份和职务，不能笼统称同志、先生和女士）、原因和结果；背景资料是指对事态发生、发展、变化起着重要作用的历史条件和现实环境的的资料，这种资料用不多，但起到重要作用；考证资料主要用于对某些有争议的重大事件或人物进行考证，一般不入书。比如麒麟山人的来历，就要到实地考察，翻阅有关档案材料，不然，就不懂得麒麟山人到现在已有2~3万年，处在旧石器时代。还有传说杨贵妃是容县人，就要有大量的考证资料作证明。不通过考证，就不能得出准确的结论；参考资料就是指作参考的材料。入书资料和辅助资料都是相辅相成的。

（二）收集资料前要处理好四个辩证关系

1、可靠性与可信性关系。可靠不等可信，而可信也必须可靠。可靠性与可信性是两个不同概念，可靠性是指资料来源有根有据，记载摘录无误；可信性是对资料分析、考证、求真的结果，是资料准确性的更高层次。因此，可靠的资料不一定可信，而可信的的资料必须有事实和科学依据，不能主观推测，妄加臆断。如：1957年，有一个县一个公社一农户有1.12亩水稻收干谷3087斤，折亩产2756.3斤，资料来自自治区档案馆，并附有当时县委和地委联合调查组的调查报告，应该说是可靠的，然而从当时广西水稻生产水平及品种特性等方面来分析，这一事实缺乏科学性，资料是不可信的。所以在收集资料时，要认真细致，科学地分析资料，发现问题，推敲质疑，考证鉴别，使资料既可靠又可信，准确无误。

2、全面性与典型性关系。资料既要全面完整，又应力求精练、典型，具有代表性。全面性概括而言，即"纵不断线、横不缺项"。但并非将包罗万象的资料兼收并蓄，才能算全面完整。因为年鉴篇幅有限，一个条目连标题加释文是500-1000个字，必须惜墨如金，将时间和空间进行高度浓缩和精练，遴选典型的，也能说明问题的，具有代表性的事物，来显示一方的概貌和历史发展的轨迹，达到"滴水见太阳"的结果。如写农作物栽培技术，往往从整地播种到收获加工，逐项评述，以示全面完整，结果形同教科书和科普丛书。又如有的篇章将历次会议及发布的文件，按年序列入，以求资料齐全，也无必要。应择其对事物发展起伏有密切关联的资料入书。如植物保护与各种农作物单元均涉及到病虫害。这些病虫害是我们这个地方发生多而重的典型，很有代表性的。至于一些小作物的病虫害覆盖面积较小，则在各自单元中略书一笔。全面性与典型性资料，难免不出现交叉重复资料，所以，我们要分辨主次，进行删补，要从不同角度，进行科学处理，使资料归属得当，符合各条目的完整和典型性。

3、宏观与微观的关系。既要从宏观上反映资料整体特征，又应在微观上有具体资料的著述。年鉴要从宏观方面抓住地方的总体特征，把握事物兴衰起伏的主线，显示事物变化的因果关系和历史发展脉络，但同时也需要有微观的具体资料和统计数据，才能言之有物。反之，在浩瀚的资料面前，如果忽视宏观的整体性，只重微观事物的记述，便会出现类似史料汇编和统计表册，使读者只见树木不见森林。在编撰时，要把握为整体格局，突出地方特色。比如，水果，有人曾把水果归属于经济作物篇（因水果确属一种经济作物），后来考虑水果是我们这个地方一大优势，种类很多，内容丰富，在经济作物篇中只作为一章，则许多重要果树必降格为节为目，这样就不能突出地方优势特点，又将造成章节内容不平衡。所以要把水果升格为一个篇，与经济作物 篇平起平座，既在宏观上突出了地方特点，又在微观上提供了众多重要果树记述适当篇幅。微观记述也要掌握分寸，防止繁琐细微，减少不必要的图表，用简练文字概括记述，既压缩了篇幅，也增强了可读性。

4、观点与事实关系。寓观点于事实之中，编鉴修志必然要有一定的立场和观点，但要实事求是，述而不作。因此，不能以观点去代替和渲染事实，而要用事实去彰明观点，用事实为资料来说话，要寓观点于记事当中。那么记述事物时便应考虑该事物是否反映了正确的、科学的观点。有一个例子： 茶叶 ，条目： 文化大革命期间，在农业学大寨的号召下，掀起到荒山野岭开辟茶园的运动，群众干劲足，热情高，全区茶园面积一跃而达3万公顷，是有史以来茶叶面积最多的时期。这段记载确是事实，给人们印象是?文革?对生产力起了促进作用。但是，历史的真实面貌是：搞运动式的一哄而起，不讲科学、盲目蛮干的行为，并不能真正的推动生产力的发展。后经证实，当时种下120株便算一亩，余下的亩产也只有20-30斤，3万公顷的茶园没有取得应有效益，形式上的面积数量不足以代表生产力实质性发展。所以这段记述删除了。有时为了阐明因果关系，以已有定论的正确观点?画龙点睛?一笔，也是可以的。如在?蔬菜?条目中，?文革期间，农村政策受‘左’的思想影响，批判社员把自留地搞商品化，把自留地种植的作物当作资本主义‘尾巴’割掉，并在片面理解‘以粮为纲’的思想指导下，各社队的蔬菜基地，大多改种粮食，全区蔬菜面积比以前锐减，1971年公有33.17万亩……?这段文字虽夹杂一些观点，但以当时的实际背景为事实，素描一笔，明确揭示蔬菜面积锐减的主要原因，还是顺理成章的。

（三）收集资料前还要做好以下三个方面工作

1、要认真研究设计年鉴条目，以条目来全面统揽收集资料的计划和提纲。来办（2003）209号文件，1996年~2003年《来宾市年鉴》条目框架、基本选题和撰稿分工，都规定各单位、各部门设臵多少条目，这里强调一下，我们不懂得你

们单位工作职能和完成任务情况。因此，规定的条目和分目，各单位可根据实际情况增加或减少，问题都不大。比如宣传部门，大条目是?宣传?，分目中我们设有?概况、专项宣传活动，十六大精神学习与宣传，理论教育，新闻舆论，思想政治教育，宣传信息调研，对外宣传，干部队伍建设，主要活动，重大举措施，重大成果?等。这些分目中，有些是已做的工作，有些是没有做这个工作。所以，要结合实际增加或减少分目。有的部门我们只设：?概况、主要工作、重大活动、重大举措、重大成果?等分目，我们确实不了解部门完成哪些职能工作，只能设臵这些分目来给部门参考，形成书面材料或者入书时就不能这样写做。要根据工作职能、任务情况设臵条目。在收集资料前，要求编写人员要知道自己所编的书是什么样子，用什么体裁，设臵多少条目，需要什么资料。要根据条目来设计制定收集资料提纲。条目和资料是相辅相成的，有了条目才能明确收集资料目的和范围；通过收集资料和研究资料，才会发现初步设计的条目不够完善，才能据实加以修改，并根据修改条目，再去补充收集资料。

2、要统缆全局，周密计划，明确编写年鉴对各种资料的具体要求。编年鉴不仅需要大量入书资料，还要有各种背景资料、考证资料、参考资料等辅助资料（前面已经介绍），收集资料要做到心中有数，列入收集计划，以免漏收。

3、要进行调查研究，弄清资料所在的地点和范围。也就是资料源，定好条目，做好计划，有的放矢地收集各种资料。资料源是很多的，有本单位档案，其他单位档案、图书馆、档案馆、电视、广播、报刊、民情社情机构公布数字和情况，发函征集等等，这些都是资料来源之地，所以要做好调查研究，有计划有步骤进行。

（四）收集资料的方法

前面已经讲到了资料分类、收集资料要处理好4个关系，收集资料前要做好三个方面工作等等，都是为了收集资料打下基础工作。怎样收集资料？收集资料工作讲起来简单，做起来就不容易了。收集资料方法，以我个人体会，应该在条目设定以后，在条目框架指导下，一步一个脚印地进行收集资料工作。收集资料前，首先要明确：1、以条目为线索收集资料（前面已介绍过）；2、成立收集资料小组，分工负责，密切协作。小组成员当然都是单位的行家里手。人员不够可以聘请退休老干部参加收集编写。像市物价局，它就聘请兴宾区区志办提前退休老秘书负责这项工作。市审计局聘请了几位已退休的老领导来负责这项工作。这些老同志有一定文字功底，经验丰富，也很乐意干，那不是一举两得了；3、

召开各种座谈会，把收集的有关材料公布，广泛听取知情者意见，当事人的意见。1996年~2003年时间跨度8年，不开座谈会，不访当事人、知情者，收集的资料是不全的，很容易出现错漏遗忘现象。就会影响入书资料的质量；4、由近及远，先易后难，选准切入点，扩大收集资料的突破口。先收集容易资料，先查本单位的档案材料，进行摘录；四是向有关单位发函征集，请他们帮助收集或提供线索。沧桑八年，人事已非。有些人已调离原单位，有些当事人已离休退休回原籍，有些材料需要考证，你都得发函给别人帮助提供。要广开收集资料门路，除查阅本单位外，还要查阅有关单位档案。到图书馆、档案馆、科研单位调查收集。还注意利用近年来报刊、广播、电视提供的各种信息，新闻报道、专题评述，热点和焦点问题追踪调查和专题特写都要注意搜集；5、做好资料反馈工作。对人物、事件、重要数据等，形成书面材料以后，都要反馈给当事人看，征求意见，补充修正，使收集的资料更加全面、完整、准确，就可以入书。

要规范地讲，收集资料的办法：一是查阅档案，组织力量进行抄录查阅，写成资料卡片，以备编写；二是调查访问，作好记录、录音和录相；三是发函索取；四是行文征集，把散失在社会上的文物、图书、手稿、报刊收集起来；五是创办刊物，或通讯或资料丛刊，发动群众撰稿，多方面提供线索。

征集资料要做到?三个结合?：即?广征?与?特约?结合；查档与走访结合；条条编史与块块编鉴结合，层层发动，众手取材。同时，还可以采取下面几方面：1、事先各有关单位沟通渠道，互相提供资料目录索引，彼此合作，提高工效；

2、收集资料时注意先远后近，先内后外和先?活?（资料）后?死?（资料）这三条关于轻重缓急的规定；3、收集资料后及时组织科学管理和利用，做到统一规划，互通有无。所谓先远后近，即先找少见的早期资料；先内后外，即先清理本部门、本地区的文书档案；先活后死，即先抢救活材料。

具备什么条件，才算资料征集基本完成呢？1、该查阅的资料，尽可能查阅了；2、该抄录的档案，尽可能抄录了；3、该访问的口碑，尽可能访问了；4、该实地勘查的地方尽可能勘查了。从内容上看，1、纵不断线；2、横不缺项；3、考证翔实；4、具备特点。

二、如何整理资料

收集大堆资料上来以后，要把这些资料加工整理编成一部书，就涉及到资料整理问题。资料整理工作是很关键一着。在收集好资料上来以后，还要做好三个工作。

（一）整理资料四个原则

要善于识别资料和选择资料，不能眉毛和胡子一把抓。不善于识别资料，什么都想抓，结果收到资料一大箩，有用的却不多。更严重的是误用了一些失实的资料，造成年鉴质量低下。所以，在选择资料中，应该把握以下四个原则：一是在同一类资料中，要选择最真实可信、最具有权威性的。比如收集各种数字。要弄清这些数字的来源，来历不明的数字最好不要。都有来源，但来源不同，一种是使用单位临时统计的，一种是统计部门统计的，两者有差异，应选择统计部门的，因为统计部门的数字是经过综合平衡得出来的，属全局的数字，可靠性比较高；二是同样的资料，有新的旧的，新旧都出自同一部门，但两者说法不一样，前后有矛盾，就应该选择最新年的数字；三是在众多的资料中，有原始的第一手资料，有间接第二手、第三手资料，遇到这种情况，应当选择原始第一手资料。因为间接资料经过多次转录和使用，往往走了样、变了味；四是在选择资料中，还要考虑编纂年鉴的需要，有目的地选择具有典型性和普遍性的，最有地方特色的，这样才能更有效地提高年鉴的质量。

（二）资料摘录的方法

抄录资料必须一丝不苟，不能有半点差错。资料都是从四面八方收集起来的，其中有相当部分是从各种档案、图书、报

刊上一点一滴抄录下来的，稍有不慎便会出现差错；误用差错的资料，还会以讹传讹，造成恶劣后果。要保证资料收集的质量；一是要将资料抄写在专用的卡片上，一事一卡；二是摘抄资料要忠于原文，不能自行删改，抄后还要核对原文，原文如果有错，可以加注说明；三是同一事物有几种说法，要分别抄录，几说并存，不能随意选择其中一种；四是一定要注明资料来源和出处，包括书名、作者、版本、卷页数、收藏单位等；五是如属口碑采访资料，要写明被采访者的姓名、年龄、身份、住址等。

（三）资料的整理

资料收集到一定程度后，即要进行分类整理。整理资料有以下几个步骤：1、编号登记；2、建卡归类；3、资料汇编。整理目的，一是检查所收的资料的广度和深度，再根据需要，及时补充；二是便于保管和利用。登记和整理资料的方法可以多种多样，一般有簿式登记和卡片登记两种。所谓簿式登记就是根据资料情况，采用分类登记本进行，如资料登记本、文献资料登记本、口碑资料登记本、实物登记本等。分类方法，可按条目所需资料来分类，可以按时间顺序来分类，可按资料的主题来分类。所谓卡片登记，就是采用卡片式的登记方法，类似图书馆的图书卡片。采用这种方式可将资料种

类分得更细，查起来更加容易。

（四）资料进行公示

对入书资料进行公示。如人物、重大事件登报公示，写明截止时间，这样做便于社会监督，减少编书失误。

（五）编好资料长编

编写资料长编。这是收集资料阶段最后一道工序。所谓资料长编，就是将收集到的原始资料加以筛选，核实后，按年鉴条目进行分类，然后按照?竖写始末?的原则，以时为序，对资料进行系统的编排，并一一注明每条资料的来源和出处。它不是一般的资料汇编，而是按照篇目要求，将入书资料逐一进行有序的定位，对号入座。所以，资料长编实际就是年鉴的雏型。编写资料长编的好处：一是使资料工作做得更加完善。年鉴对资料要求是：齐备、翔实。纵看始末起伏，脉络分明；横看有点面，体现本质。只有将资料按条目一一对号入座，才能看出我们收集的资料是否齐备和翔实，资料不足就要及时补救，编写资料，是对资料进行一次全面整理和检查验收，既完善了资料，又消化了资料；二是有了资料长编，撰写时就不用边写边找原始资料，使撰写工作变得又快又好；三是编写资料长编，有利于年鉴的总纂、审查、修改和出版；四是可以充分发挥史料作用。

资料长编有三种：一种是把原始资料一事一卡的记载，按年鉴条目和时间顺序汇编；二是对原始资料作进一步加工整理，按条目编排出来；三是指按编纂人的观点和语言写出来，并注明资料出处，这实际上已接近初稿。在现代条件，任何一个专业、部门、学科的历史和现状，资料汗牛充栋，要收集的资料少则几百万字，多达一、二千万字的，如何把这样宏富的资料，凝炼成为三、四十万字的书稿，那是很有讲究的。年鉴虽是资料书，但不是简单的原始资料的汇编或纂辑，而是资料性的著述。它要求编撰者详尽地占有资料，消化资料，在忠实于资料原意的基础上，用自己的语言把它严谨地、科学地、系统地记述下来。基于年鉴特点，要把大量的资料化为一部年鉴就必须有一个科学的工作方法和程序，那就是做好资料长编。

首先，资料工作可以做很长时间，总有资料可收，而我们又不能老泡在资料收集阶段。但怎样才算资料收集齐全呢？光凭资料字数繁富，做的卡片多少，是不能作为标准的。这就有赖于资料长编的整理：将已经搜集到的、上卡的资料，先分分类，按制定的年鉴条目，使之对号入座，检查出是否有缺项，是否有断线；每个条目的历史和现状，资料是否齐备；

事物发展的兴衰起伏，阶段性、规律性是否清晰，因果关系能否显观；几说并存或某些传说口碑资料，进行一番鉴别考证。资料经过整理成为长编后，资料工作进行得如何，是否能开始入书编撰，也就一清二楚了。

其次，我们掌握了资料，必须对资料进行梳理加工，消化反刍，使死资料变成活资料，使我们对资料的把握、认识，实现一次从感性到理性的飞跃，做到全局在胸，才能顺利地进行入书编撰。不然，在一大堆乱糟糟的资料面前，就贸然进行编写，必然会顾此失彼，不得要领。就是几万张卡片的翻检查证，也将不胜其繁，吃力不讨好。做资料长编，就可完全避免上述弊端。因为资料经过粗梳分类，精梳编排，归纳加工，概括记述等步骤形成为长编后再动手编撰入书，就会水到渠成，有一泻千里之势。搞好资料长编，也就完成了年鉴编写的一半任务，确是经验之谈。

再次，年鉴质量的优劣，最终取决于资料是否真实可靠，是否科学系统。这要要求我们在编写年鉴之前，应对全部资料进行严肃认真的考证鉴别，以去粗取精、去伪存真。做资料长编，就包含了这项工序。选入长编的资料，一般都应经过鉴别和选择，做到确有存史价值。对多说歧义的资料，应通过各种方法加以考证。对口碑传说资料，应特别慎重，尽可能核实，确保准确可靠。基本资料要求丰富、精炼，背景资料不能缺，考证资料要并存。收入长编的资料，力求使用第一手的，必要时补以第二手、第三手资料。经过这样整理加工的资料长编，就为编写年鉴提供了可靠的依据。

做资料长编，是前人的成功经验。特别是对编撰年鉴这样卷帙浩繁的资料性著述来说，更须坚持。做资料长编，是编撰年鉴的一个重要环节，一个必经阶段，是合乎编纂年鉴规律的成功经验。应该明白，所谓做长编?费时费工?，是整理鉴别资料的需要，是编纂年鉴的需要。所以，这并非无效劳动，而是科学的编撰年鉴的方法和程序。