资料档案整理规范标准最新版

一、档案整理规范

1、档案分类

档案应当按照一定的分类标准进行整理，常用的分类标准有按照档案类型、档案形式、档案主题、档案时间等进行分类。

2、档案编号

档案应当按照一定的编号规则进行编号，常用的编号规则有按照档案类型、档案形式、档案主题、档案时间等进行编号。

3、档案存储

档案应当按照一定的存储规则进行存储，常用的存储规则有按照档案类型、档案形式、档案主题、档案时间等进行存储。

4、档案管理

档案应当按照一定的管理规则进行管理，常用的管理规则有档案审核、档案查询、档案归档、档案保护等。

二、档案整理标准

1、档案材料

档案材料应当符合国家有关规定，且清晰明了，内容真实，不得有任何涂改和伪造。

2、档案存放

档案应当按照一定的存放规则进行存放，常用的存放规则有按照档案类型、档案形式、档案主题、档案时间等进行存放。

3、档案保管

档案应当按照一定的保管规则进行保管，常用的保管规则有档案安全、档案保护、档案更新等。

4、档案归档

档案应当按照一定的归档规则进行归档，常用的归档规则有按照档案类型、档案形式、档案主题、档案时间等进行归档。

档案整理的基本要求

档案整理的基本要求

归档材料应当齐全、完整、优化
齐全是指门类齐全，不论是内容还是载体
完整是指归档的材料要完整、不缺损
优化是指仅在数量充分的基础上要求质量优化，具有特色
加强档案调查和指导
各机关、团体和企业事业单位的档案机构依法统一管理本单位的档案，一方面负责对本单位各部门文件材料收集、整理、归档工作进行业务指导，对所属机构的档案工作进行监督、指导；另一方面，档案管理部门要采取多种措施，通过各种途径大力加强调查，强化征集民间特色档案，促进档案资源建设，以丰富馆藏内容，改善馆藏结构，将应接收的档案及时接收进馆。
保持全宗不可分散性
全宗就是一个立党单位形成的全部档案，一个单位的各项活动是密切联系的，因此在活动中形成的各种文件材料也必然存在着固有的联系。为了确保文件的完整，在收集档案时必须坚持全宗不可分散的原则，一个单位所形成的档案应集中到一个档案室，不能人为地分散处理。
加强档案工作的标准化
档案载体和书写材料应当符合档案保护和装订的要求。应当使用符合耐久性要求的书写材料，严禁使用纯蓝墨水、红墨水、铅笔、圆珠笔等非耐久性书写材料。归档材料中有电子文件的，应当与相应的纸质文件一并存档。

案卷整理归档要求

案卷整理归档要求如下：

1、整理与事件相关的所有资料，将资料按顺序编写页码。为了防止其中的某些资料丢失，在编写页码时可采用“共*页，第x页的编号方式。

2、编写完页码之后，将统一事件相关的所有资料扫描后压缩成一个压缩包，在电脑里建立一个专门的文件夹，进行备份。

3、用Excel表格建立资料台账，包含资料的所有文件名称、主要内容概要、权利义务范围、期限等主要内容。

4、按顺序将所有资料排列好，按照单位要求的标准格式进行文件装订。

5、将装订好的档案资料装入专门的档案袋中，在档案袋的封皮上编号，注明资料名称、整理入袋日期、整理人等信息。

整理归档要遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。

档案的分类原则：

以各单位全部档案为对象，依据其基本职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。

实物档案是指以物质实体为载体，能够反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品，是一个单位档案全宗的重要组成部分。各单位应将实物档案分类、排列、贴签、编目、装盒（入柜、上架、陈列），纳入综合档案室集中管理。

由于实物档案具有分散性、多样性，整理、分类的难度大。保管、开发的任务重，从而使实物档案整理与其他门类档案整理产生脱节。为此，加强单位实物档案整理工作，巩固和扩大档案集中管理工作成果，是提高档案工作管理水平的当务之急。

贵阳市档案管理规定(2021修正)

第一条　为了加强档案管理，有效地收集、整理、保护和利用档案，为经济建设和社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《贵州省档案条例》和有关法律、法规的规定，结合本市实际，制定本规定。第二条　本市的机关、团体、企业事业单位及其他组织（以下简称单位）和个人，应当遵守本规定。第三条　各级人民政府应当把档案事业建设纳入本地区国民经济和社会发展计划，将档案的征集、保管、保护、抢救等事业经费列入同级财政预算。第四条　市、县级档案管理部门主管本行政区域内的档案工作，履行下列职责：

　　（一）对档案工作统筹规划、组织协调和监督指导；

　　（二）监督、指导专业档案馆以及单位的档案管理，协调、指导同级国家机关现行文件收集和利用工作；

　　（三）开展档案法律、法规以及档案标准化的宣传普及和档案教育培训工作；

　　（四）支持、指导民营企业、个体工商户、科技示范户收集、保存、利用生产经营、科研开发等活动形成的档案；

　　（五）对从事档案业务咨询和技术服务的中介机构及人员进行业务监督和指导。第五条　县级以上档案馆应当承担下列职责：

　　（一）做好各种载体档案及电子文件的收集、整理、归档和管理工作；

　　（二）加强馆藏档案的研究整理，按照国家有关规范和标准，实施档案信息化，推进档案现代化管理；

　　（三）开发档案信息资源，依法利用未开放档案和涉密档案，为社会利用档案信息提供条件和服务；

　　（四）配备必要的设备设施，确保档案安全；

　　（五）开展档案鉴定，对超过保管期限或者失去保存价值的档案，按照规定予以销毁。第六条　依法设立的档案中介机构可以从事以下业务：

　　（一）档案整理；

　　（二）档案价值评估；

　　（三）档案业务咨询；

　　（四）档案技术服务；

　　（五）档案寄存保管；

　　（六）营业执照许可的其他档案业务。

　　档案中介机构从事以上业务，应当遵守法律、法规和接受档案管理部门的监督。第七条　单位及其工作人员在公务活动中形成的文件材料，属于归档范围的，应当及时收集、整理，按照规定期限移交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理。

　　档案工作人员工作变动时，应当按照规定及时办理档案移交手续。第八条　承办或者处理下列重大活动、重大事件的单位，应当收集相关文件材料，及时整理归档：

　　（一）国家领导人检查、视察、考察、指导工作；

　　（二）外国（籍）政要的参观、访问；

　　（三）承办的区域性、全国性、国际性会议；

　　（四）重大自然灾害和重、特大事故；

　　（五）举办的重要政治、经济、文化等活动；

　　（六）其他重大活动或者重大事件。第九条　主办、承办单位应当在重大活动正式启动之日起10日内告知同级档案管理部门，档案管理部门应在受理之日起5日内提出档案管理工作意见。

　　常设机构主办、承办重大活动形成的档案，应当在活动结束之日起50日内，经主办、承办单位档案管理部门验收合格，移交承办单位档案室。

　　档案保管条件不符合国家标准要求可能导致不安全或者损毁的，可以移交同级综合档案馆。第十条　综合档案馆应当按照有关规定收集和征集下列档案：

　　（一）反映社会政治、经济、军事、科技、文化、教育、民族、宗教等活动的；

　　（二）记录著名人士活动、事迹的；

　　（三）记载名胜古迹、民族风情、地理、地质、地貌等内容的；

　　（四）有保存价值的史志、古籍、家（族）谱、契约；

　　（五）其他的珍贵、特色档案。第十一条　县级以上人民政府确定的重点建设工程、重大科研和技改以及城市改造、市政建设项目，建设单位和承担部门应当及时收集、整理项目实施各个环节、各种载体的文件资料，建立完整的项目档案，分别向同级综合档案馆、专业档案馆或者档案机构移交。

　　重点建设工程验收，重大科研、技改项目鉴定时，档案管理部门和有关档案机构应当对项目档案进行验收。第十二条　国家机关、事业单位变更，档案按照下列规定处理：

　　（一）撤销、终止的，向同级综合档案馆移交；

　　（二）合并的，可以向同级综合档案馆移交，或者经同级档案管理部门同意，由合并后的单位单列全宗保管；

　　（三）分立的，可以移交同级综合档案馆，或者经同级档案管理部门同意，由分立后承担原单位主要职能的单位单列全宗保管。

文书档案整理标准基础标准要求是

项目文件的整理原则，建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位进行整理。建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质、内容分别整理，勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按项目或专业整理，施工技术文件应按单项工程的专业、阶段整理；检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理，归档项目文件质量要求，需要长期保存的文件材料必须齐全、完整、准确、系统，归档文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，不能用热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹，工程项目文件资料必须使用原件归档，并应加盖单位公章，如有特殊原因不能使用原件的应在备考表中注明原件存放处，工程竣工报告、验收证书、交接书、合同、协议等要履行双方签字手续，合同、协议等应为正本归档，不应是复印件归档，归档的文件材料是传真件（热敏纸）、复写纸的必须复印，与原件一同归档，设计变更通知单要求齐全、完整，与竣工图上注释内容相符，编制的竣工图应图面整洁，线条字迹清晰，图纸色度反差良好，并能满足计算机扫描要求，图纸折叠前均要按蓝图线裁切整齐。

会计档案归档整理规范

会计档案归档整理规范：单位在财务管理工作中形成的预算、计划、制度等文件材料，不列入会计档案收集归档范围，纳入文书档案管理。

单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案，应当列入会计档案收集归档范围。

单位在财务管理工作中形成的预算、计划、制度等文件材料，不列入会计档案收集归档范围，纳入文书档案管理。属于归档范围的会计资料应当收集齐全完整。归档会计资料的纸张、书写和装订材料应当符合档案保护要求，破损和残缺的会计资料应当予以修裱。

属于归档范围的电子会计资料，其文件格式、元数据、存储要求应当符合国家档案管理的有关规定，确保电子会计档案的准确、完整、可用和安全。

会计档案简介：

会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案，它是对一个单位经济活动的记录和反映，通过会计档案，可以了解每项经济业务的来龙去脉；可以检查一个单位是否遵守财经纪律，在会计资料中有无弄虚作假、违法乱纪等行为；会计档案还可以为国家、单位提供详尽的经济资料，为国家制定宏观经济政策及单位制定经营决策提供参考。

《会计法》规定，“各单位对会计凭证、会计帐簿、财务会计报告和其他会计资料应建立档案，妥善保管。会计档案的保管期限和销毁办法，由国务院财政部门会同有关部门制定。”因此，法律主要依据是《会计档案管理办法》，由国务院财政部门和国家档案局会同制定。

城建档案整理规范

法律分析：为规范城建档案的整理工作，根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《建设工程文件归档整理规范》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等标准规范，结合本市实际，深圳市档案局制定了《深圳市城建档案整理规范》。

法律依据：《深圳市城建档案整理规范》

第二条 本规范适用于本市城建档案的整理及接收进馆工作。

第三条 建设单位应当做好工程准备阶段、竣工验收阶段形成的工程文件材料的收集、组卷归档工作，组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位工程文件的形成、收集和组卷归档工作，并对上述单位移交的工程档案进行汇总和统一编号编目。法律、法规、规章和规范性文件另有规定的，从其规定。