南昌档案数字化建设

王月霞

（江西省核工业地质调查院，南昌330038）

摘要 文章分析了以地质资料清理为契机，加快推进铀矿地质资料的数字化建设的必要性，并从数字化的前期准备阶段、数字化实施阶段、数字化成果的管理与应用阶段三方面提出了实施数字化工作中要注意把握的几个问题。

关键词 核工业；铀矿地质；档案资料；数字化

2007年，为充分发挥现有铀矿地质档案资料的作用，促进更多地质档案资料开发利用和社会化服务，我局在江西省国土资源厅的统一安排部署下，对馆藏地质成果档案资料进行了清理登记，对涉密资料的密级、涉密种类、涉密事项进行了认定，对破损档案进行了调查摸底，并初步建立了成果地质资料目录数据库。通过此次资料清理，进一步规范了我局档案资料的管理，摸清了家底，为促进数字化的实施奠定了基础。为此，我局酝酿多年的地质资料图文数字化项目已于2008年年初拉开了帷幕，并计划用三年时间完成馆藏所有地质资料档案的数字化工作，建立全文数据库，完善目录数据库，让馆藏档案资料以最广泛、最快捷的方式提供利用服务，使可以公开的档案信息得到互联互通共享，以满足铀资源管理和地质调查与评价的需要，为我国国防与国民经济建设、和谐社会建设发挥更加广泛地作用。

1 铀矿地质档案资料数字化建设的必要性

1.1 数字化是时代的要求和社会发展的大势所趋

随着人类进入信息社会及现代电子计算机技术广泛应用与迅速发展，档案资料数字化加工与存储，计算机检索与阅读、网络化传输与流动是势在必行。我局铀矿地质科技档案按其专业划分为地质勘查、物化探、水文工程地质、测绘、实验测试、探矿工程、资源预测评价监督、科学技术研究、基本建设、民品生产等13个类目。面对如此海量的档案信息，其加工、整理、利用与传输如果还停留在手工管理阶段水平，必将被历史所淘汰。因此加快推进铀矿地质档案资料数字化建设，关系到我们铀矿地质档案资料馆在未来信息时代的地位和作用。

1.2 数字化有利于地质档案资料的科学保护

部分铀矿地质档案资料由于年代已久或使用频繁，一部分档案纸质较差，纸张发黄变脆、字迹洇化褪色、聚酯图件粘连、注记脱落，图件皱折、破损情况严重，有些已不能提供利用。我局在去年对馆藏地质资料进行清理登记的同时，对档案保管状况进行了摸底调查，共登记破损档案八百多份，图件千余张。因此尽快抢救、修复或复制，并保护好这些档案也成为地勘单位另一个十分紧迫的任务。而实施数字化则是对破损档案最佳、最彻底的修复方案，能有效地保护档案原件。

1.3 数字化成果有利于铀矿地质资料进一步研究与开发利用

为缓解我国铀资源紧缺的矛盾，核工业地质局提出我国南方近期找矿目标是扩大现有铀矿田的资源储量，重点普查扩大现有矿区深部500～1000m的“第二富集带”和外围的铀资源远景。要实现此目标必须利用新理论、新技术、新方法对馆藏地、物、化、钻探等基础性资料进行综合分析、综合研究，提取有价值的信息，归纳总结控矿因素及成矿规律，以筛选出新的找矿靶区、靶位和勘查基地。而数字化成果更具有利于方便，快捷、高效、全面地获取、整合、优化、分析、处理档案信息数据的优势，进而大大提高地质勘查工作程度，节约投资，缩短工期，以减少找矿盲目性，实现地质找铀新的重大突破。

1.4 数字化能够解决传统档案管理本身无法解决的问题和矛盾

由于地质行业的特殊性，长期野外作业基地分散，交通不便，纸质载体不便于远距离快速查询、调用，信息采集、存储、传输和资源共享，时效性越来越低，已远不能适应或满足野外地质工作需求。而且纸质报告、图件制作成本越来越高，占用库存空间越来越大。而数字化档案的最大特点是彻底改变纸质档案的利用方式，冲破档案利用的限制，资料借阅和管理不受时空，地理位置限制，能够通过网络远程异地查询、全文检索，资料传输、快捷方便，进而提高工作效率、降低成本。而且数字化成果载体是硬盘、光盘等，容量高、成本低、体积小，容易携带保存，有利于野外作业环境管理。

2 数字化实施过程中要注意把握的几个问题

2.1 前期准备阶段

一是认真实践科学发展观，做好数字化前地质资料的价值鉴定，落实数字化的范围和实施方案。馆藏档案全部数字化，是理论上最彻底的数字化方案没有必要将庞杂纷繁的馆藏档案全部数字化，而应选择重要铀矿区、矿床矿点档案资料先行数字化。二是加强学习培训与考察调研。由于数字化对核地勘单位而言是一项全新的任务，缺乏实践经验，因此数字化前的学习培训、考察调研极为重要。通过学习培训强化提高对数字化的质量要求和技术标准规范；通过考察调研可借鉴其他行业开展数字化工作的成熟方法和先进经验，以少走弯路。三是规范、统一全局性档案数字化、信息化的技术系统、技术标准与规范。使电子文件在通用标准、环境下能被正常浏览、使用和转换，以期达到互通兼容、统一维护、统一升级、信息共享的目标。四是地质局档案馆要加强对下属地勘单位数字化工作的指导、监督，对已汇交的成果地质资料的数字化要统筹规划，具体分工与合作，避免重复工作造成浪费。

2.2 数字化具体实施阶段

由于铀矿地质档案资料涉及核工业国家秘密，而数字化又是一项长期、复杂的系统工程，资金投入多，任务重、工作量大，因此在数字化实施过程中要特别注意对档案实体、档案信息、数据的安全、保密和质量管理。一是强化所有参与数字化工作人员的安全保密意识，从思想上筑牢安全防线；制定数字化安全保密工作制度，从源头上堵塞安全漏洞；采取数字化加工网络与外网物理隔绝、安装干扰器和防火墙、加装密码设备等安全措施，从硬件设备上切断泄密途径。二是要建立责任机制，落实岗位职责，严格操作规范。对档案实体在整理、扫描、录入、识别、校对、图像处理、目录建库、数据验收、数据备份等各个作业环节和流程中要进行详细的交接登记，实施全过程的有效监控，确保档案资料原件与信息数据的绝对安全。三是保证质量。数字化过程中任何一个工作环节质量直接影响着档案信息资源建设的质量。比如前处理要数据准确、标识清楚；扫描要维护档案原貌，所记载的信息内容要与纸质档案原件保一致，齐全完整，图件清晰真实有效符合质量标准；光盘刻录要格式正确、内容完整，能够独立浏览和检索，以保证数字化成果真实性、可用性、完整性，对折卷扫描的案卷要及时装订，恢复原貌。

2.3 数字化后电子档案的保管与应用阶段

地质资料数字化后，面对新型存储载体电子档案如何规范整理、安全保管及有效利用是档案人员面临急需解决的一大问题。首先应做好数字化成果的入库检查验收。对每一件电子文档都要进行全面检查，看其能否正常打开读取、浏览和使用；文本部分与附图类的编排顺序、编制格式、文件命名及组织方式、目录文件的制作是否符合规范要求；光盘表面是否有物理变形，有无划痕、斑点、霉变或携带病毒，发现不合格应重新制作，确保光盘所存数据的有效读取。二是认真研究实践、不断提高数字化成果的保管与利用水平。电子档案的保管、利用需要依据其特性和软硬件平台在一定的技术环境和采取一系列技术保障措施下进行，涉及许多方法、技术、标准的建立，因此除建立铀矿地质本行业、本系统、本单位电子档案的管理制度外，还应进一步加强、完善基础设施建设，在规范整理，安全保管、定期检测维护、安全有效提供利用上做好做足文章。三是尽快改善档案管理队伍人才、知识结构，提高档案人员综合素质。地质资料数字化后，对数字化成果电子档案的保管、查询检索、计算机及其相关管理软件的操作应用以及数据库建设的维护更新，都对现有档案人员的思想观念、专业技能等综合素质提出了较高的要求。而当前地勘单位档案员队伍中极少有既会档案管理、又懂计算机应用的复合型人才，急需培养档案信息化管理人才及有计划地加强对现有人员相关基准的强化培训，迅速提高他们掌握电子档案管理的基本知识技能和计算机技术应用水平，做好传统档案管理向数字化管理的转型工作，为核工业新一轮地质找矿提供坚实的地质数据信息资源服务与保障。

档案数字化具体流程是怎样的？

所谓档案数字化是指用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。纸质档案数字化就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源能准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会或行业对档案利用的需求。
1、数字化加工流程
　　纸质档案数字化加工的基本环节主要包括:档案整理、档案扫描、图像处理、图像质检、档案装订、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。
2、数字化建设的目标
　　数字化建设的目标是使档案馆(室)现有的档案文件资料全部实现数字化处理，建立健全档案目录数据库、现行文件全文数据库和多媒体数据库(照片、音频、视频等)，通过数据接口和政务办公系统连通，用先进的数字化档案管理系统提供安全、高效的管理和利用，实现真正的资源共享。
3、数字化的意义
1)提高工作效率，降低档案利用成本
　　数字化加工项目完成后，社会公众(开放档案)和单位的各级领导、各部门或下属单位都能通过数字化档案管理系统即时查询利用所需要的电子文档数据原文(件)信息，避免了传统档案利用方法对档案资料实体的多次辗转所造成的大量时间浪费和重复劳动现象，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本。
2)最大限度保管和保护库存档案实体安全
　　由于传统的档案保存方式一直采用纸张保存和目录管理，不仅占用了大量的库存空间，而且利用仍需到库房，管理成本高，档案易受损，如纸张发黄、发粘、发脆等。因此目录级档案管理并不能从根本上解决档案原件易损坏等问题。实现档案数字化管理可以通过权限控制直接在网上查阅打印，减少了对库存档案的调阅次数和复印次数，降低了库存档案的老化速度，解决了档案反复借阅利用和档案保管的矛盾，从而可以最大限度地对库存档案进行有效的保管和保护，确保档案实体安全。
3)阳光政务提升形象
　　库存档案实现数字化、电子化管理，既是各级档案管理部门贯彻科学发展观，又是促进档案管理信息化、现代化的具体举措;既是实际工作的需要，也是亮点工程。是一项利国利民具有重要意义的事情。数字化项目完成后，不仅档案管理和利用手段实现了现代化，档案利用效率大大提高，档案发挥的作用显著，还可以大大提升单位形象，符合政府和企事业单位各项工作科学化、规范化、网络化、信息化的整体发展要求。

档案数字化管理有什么好方法？

档案管理怎么做到数字化管理？

离不开人和物。提升档案人员的综合管理素质必不可少，而同时，现代化的管理软件和硬件设备更是能给档案管理工作带来事半功倍的效果。

设备是档案数字化管理中必不可少的内容，是影响档案管理工作效率的重要因素。因此，在推进数字化档案管理进程中，加大设备投入、积极引进现代化设备、及时更新计算机系统与程序是当下数字化进程中的首要方向。

除了要做好软件设备的优化，顺应档案数字化工作的发展不断推陈出新更好地为档案数字化服务，还要更新落后的硬件设施，并加强对硬件设备的保养，这样不仅可以延长设备的使用期限，还可以提升档案管理工作的质量与效率。

好的档案管理软件系统包括。影像加工扫描系统、数字化加工管理系统以及人事档案管理系统，在这样的环境背景下不断优化更新，顺应档案数字化发展成熟运用于各大档案整理行业的。

此外在硬件的创新研发上，还要有成熟的技术团队，专业解决档案数字化方向的技术问题，研发为档案人量身定制的档案盒打印机，其自动化程度高、操作简单、打印速度快、打印效果好、模板创建方便、数据导入便捷等优点，可满足档案服务行业大批量打印，企事业单位差异化打印的需求，极大提高了档案人的工作效率。

档案数字化管理建设中存在的问题及对策

档案数字化管理建设中存在的问题及对策
企业档案信息化管理是一项涉及多方面的复杂工程，为此，我们需要采取相应措施加强企业档案信息化管理工作。对于实际工程中存在的问题，我们要在认真分析的基础上，应用相应的对策措施做好应对，以促进档案管理信息化的发展。
1 档案信息化管理存在的问题
1.1 企业对档案信息化建设重视度不够
档案管理系统建设是一项复杂的系统工程，成本较高，因此，大中型企业的档案信息化管理需要领导的重视、资金的支持、专业的技术人才和健全的管理机制。许多企业将资金投入到设备改造、工程建设中，但档案信息化建设却严重滞后。
1.2 落后的档案管理模式
我国档案信息化建设始于20世纪80年代末，目前，纸质档案与电子档案共存，传的档案管理模式已经不适用于当前电子档案的管理，而大中企业的档案信息化管理基本还处于起步阶段，导致一部分档案流失、失密。
1.3 电子档案的安全防护不够严密
网络的易受侵袭给档案信息的安全带来了直接的威胁，因此，在搞好档案信息化建设的同时，搞好档案信息网络系统的安全已成为一项重要的课题。
2 企业档案管理信息化的基本内容
企业档案信息化管理的核心内容是计算机技术的应用，信息化的主要表现就是利用计算机来对档案信息资源进行管理，因此，企业档案信息化管理的基本内容可以概括以下几个方面。
2.1 实现档案信息的数字化
档案信息的数字化是整个档案信息化管理的基础，其他一切环节都建立在此基础之上。传统介质档案的档案管理由以往纸质档案管理为主向数字化档案管理为主转变。企业要以加快室藏档案的数字化进程为基础，以电子文件的归档和管理为重点，加强档案信息资源建设，即一方面要把以前形成的传统档案通过扫描等途径转化为数字形式，以便通过计算机直接利用；另一方面全面推行电子公文，确保今后形成的档案以电子文件为主，在档案接收时就实现数字化。
2.2 实现档案信息利用的网络化
档案信息利用由以往面对面服务为主转变为以网络服务为主，借阅者通过网络提交借阅申请，档案管理员通过网络审核并借出。整个借阅过程，借阅者无需到档案室联系，这对部门之间相距较远的企业来说是极为方便的。由于使用方便，必然会有更多人借阅，从而提高档案的利用率。
2.3 实现检索的自动化
传统档案管理虽然编制了很多检索工具，但当档案的数量较大时，使用效率仍然较低。计算机检索速度快、效率高，可实现多角度检索，是传统检索工具所无法比拟的。另外，这种自动化检索还可以通过网络实现。
3 加强企业档案信息化管理的对策措施
3.1 建立符合信息化要求的档案管理系统
在大中型企业管理中，建立与企业有关管理系统相衔接的档案管理系统是档案信息化最基本的条件。档案管理系统应具多种文件存储格式，支持多种功能，并能实现纸质档案管理中各流程的衔接，满足企业文档一体化管理的需要。在此基础上，才能对各部门的电子档案进行收集和控制，也有利于各部门对保存档案进行查阅。
3.2 加强对企业电子文件和档案的管理
电子文件归档的组织管理要以企业电子文件形成部门入手，把电子文件归档列入有关人员的岗位工作计划中，确保电子档案的真实性。
3.3 重视培养档案信息化管理人才
档案人员的素质直接影响着档案信息化进程，档案部门要开展技能培训，努力培养一批复合型的人才。首先要加强理论知识与实践相结合的培训。档案人员不仅要具备扎实的基本理论知识，还要不断提高档案信息化管理的实践技能。不同的企业，档案人员的知识体系侧重也不同。有的企业科技档案多，尤其是各项改造工程的图纸、竣工资料数量庞大而复杂，同时，还有会计、声像实物等档案，对档案人员的要求就更高。因此，理论知识与实践相结合的培训方式已成为提高业务技能的一个重要手段。因此，企业要加强档案人员信息化技术的培训，使其熟练地使用档案管理系统。档案人员的计算机数据录入知识虽已普及，但是在运用网络、管理软件的使用操作以及数据库知识的掌握程度上还有待加强，而这些也是档案管理系统能平稳、正常运行的基础和保证。
3.4 档案信息网络要有足够的安全防护
大中型企业的档案信息化管理应使用仅供内部人员工作使用的封闭式网络，建网时就应实行物理隔离，保证网络的基本安全。同时，要建立档案信息网络的安全管理制度，从根本上保障系统的安全。档案信息网络应安装防火墙、防病毒软件和入侵检测系统，并针对主机内核采取加固防护措施。实行级别控制，对用户的访问权限进行级别确认，按不同的级别进行不同档案的信息查阅，防止未受权者违规操作。此外，要重视和加强员工的安全防护意识教育，严格遵守档案信息网络建设的规章制度。
3.5 信息共享
在现代社会激烈的市场竞争中，企业要生存、发展，必须要掌握综合、有效、及时的各种信息，这是客观的需要。单一的档案信息往往只是反映企业内部活动的信息，滞后性、局限性比较突出。在世界范围内要求“信息资源共享”的趋势下，企业档案信息化管理要向更高的目标迈进，必须加强与企业各部门间的互联合作，注重档案信息的整合，优化企业档案信息资源的布局，以整体优势实现信息资源共享。这是企业高效管理的要求，也是档案信息化管理的重要内容。
在新的历史时代要求下，企业档案部门在推进档案信息化管理过程中，要有融入企业全方位管理的档案思想，将优化组合企业各部门的信息资源，构建企业内一体化信息管理作为发展方向，尤其是档案、情报、图书、文书资源的一体化管理的研究，将促进企业档案信息化管理的快速发展，最终实现信息资源共享的建设目标。这也正符合国家在信息化建设重要发展时期提出的“统筹规划，国家主导；统一标准，联合建设；互联互通，资源共享”信息政策。
企业档案信息化管理既是一项全新的工作，又是一项需要运用多种学科知识、多部门协作、多环节配套的复杂系统工程。为促进企业档案信息化管理的健康发展，各企业必须充分认识到企业档案信息化管理的重要性和作用，改革档案工作管理体制与运行机制。在实施企业档案信息化管理进程中，要科学决策、统筹兼顾、循序渐进、加强协调，保证资金投入的有效性，并重视档案人才管理。同时，要发挥企业档案信息资源的效能，为企业提供有效服务，切实落实企业档案的信息化管理。