美国档案数字化

1970年。国外档案数字化研究是1970年开始的。在1970年的美国墨西哥开始的档案数字化研究，产生的一种新型档案信息形态，把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储。

国外档案服务形势及其借鉴意义

颜世强　丁克永

（中国地质调查局发展研究中心　北京　100083）

在国外，档案工作者很早就宣称：“档案的建立就是为了用，从某种程度上讲，我们职业的声誉和社会的地位就依赖于档案利用。”这种认识促使他们主动为社会大众提供方便快捷的服务。欧洲各国档案利用的立法和规章均将公民个人能够及时地利用到机关产生的行政文件作为档案服务的重要原则。为使机关管理公开透明，行政机关文件在产生并移交到档案馆后必须具有可用性。这些经验对我国推进地质资料社会化服务具有显著的借鉴意义。

1 国外档案服务的发展

随着社会的不断进步，外国档案社会化服务经历了一个由封闭到有条件开放的漫长过程。在古代，档案只为少数享有特权的人提供服务。15～16世纪，欧洲文艺复兴运动的兴起和发展，欧洲历史学家开始关注原始文献，从而不断地去要求档案馆对外服务。18世纪，法国资产阶级革命胜利后，法国国民议会于1790年颁布了世界上第一个国家档案馆条例，明确指出了档案馆要实行向社会开放的原则，规定了法国公民可以在开馆的时间到档案馆查阅档案。从20世纪60年代起，随着信息技术的高速发展，档案数字化和网络信息共享成为其显著特点。当前，在国外大众利用政府档案普遍得到宪法保障，这成为是一项基本的人权和自由，被称为“信息权”。如欧洲理事会部长委员会宣布的有关成员国档案馆利用政策的R(2000)13号提议。指出成员国制订的法律应坚持以下原则：（1）公共档案除特别限制规定外对公众开放；（2）有限的封闭期。

2 国外档案服务的限制

国外档案社会化服务也不是全面的，通常通过延期开放、设置封闭期限制档案的社会化服务，以保护个人、政府团体、企业或国家的利益。国外档案服务的限制主要有以下4个方面。

2.1个人隐私保护

个人隐私受保护是通过特定时期内禁止使用档案来实现的。

2.2 政府与公共安全利益保护

含有国家安全、政府重要金融和经济利益、保护公共秩序和安全、与犯罪活动相关的调查和诉讼信息的文件，以及包含金融、经济和政治信息或与外国政府商业谈判的档案或文件的利用受限制。档案利用保护期一般是自档案产生之日起的30～60年。

2.3 企业和个人经济利益保护

在欧盟、档案法或特别法（工业财产保护法、专利法、经济间谍法）通常对此都有严格规定，利用限制期限平均为30～60年。

2.4 著作权保护

在国外著作权都是得到保护的。著作权问题通常都有清楚的界定，最普遍的限制规定期为自文件产生之日起70年，但一切取决于重大的变化。

3 国外档案服务典型做法

3.1 美国

美国档案通过提高信息化、数字化、网络化程度，采取主动服务等方式提高服务水平。

3.1.1 档案管理信息化程度高

主要表现：①信息公开。②提供网上服务。③实现资源共享。④实现内部办公电子化。

3.1.2 主动服务水平大大提高

各类档案馆不仅对政府工作人员开放，同时直接面对公众，为公众服务。档案馆通过各种途径向社会散发检索工具使用方法、馆藏介绍、参考资料和服务指南，想方设法使公众了解档案的作用和馆藏内容，激发公众对档案的兴趣和需求。

3.1.3 档案载体多样化

随着信息技术的不断发展，越来越多的档案文件通过计算机扫描，转换成PDF或者其他电子格式，存储在计算机中或刻录成光盘。由于有了相当数量的电子文档，极大地方便了文件数据库的建立、资料的计算机查询和档案的深度开发利用。

3.1.4 重视纸质档案的保护工作

虽然美国各级机构基本实现了办公电子化，但传统的纸质文件、书面签名方式仍然在处理一些重要事务时使用。同时，纸质文档由于其在法律上的唯一性仍然是各档案馆的重点保护对象。

3.2 西班牙

西班牙法律规定利用档案是免费和无限制的，用户在接受档案馆有关规定的情况下，有在阅览室利用档案的权利，同时也有知悉有关馆藏档案信息的权利。

3.2.1 一流的信息技术服务

在各级档案馆阅览室内都安装有必要的电源，利用者可以携带计算机进入阅览室。在档案利用室，一般都备有缩微胶片和缩微平片的阅读和打印机。如果有需要，可以即时打印出有关内容。

3.2.2 严格的档案服务质量标准

各级档案馆比较重视档案服务的考核，并制定了由多项指标组成的档案服务质量标准。以国家历史档案馆为例，这个标准有13项内容，包括档案馆提供服务的条件、文件阅览条件及档案馆服务项目的信息等。

3.2.3 重视档案利用的信息反馈和投诉

各级档案馆很重视用户信息反馈。获取用户意见的方式是：①鼓励用户对档案馆的服务进行评论，并提出建议；②举办用户联谊会；③鼓励用户给档案馆馆长写建议信；④开展问卷调查；⑤鼓励档案利用者将他们利用的档案写成的研究报告赠送给档案馆。

3.3 德国

德国档案馆把与社会公众互动看作档案服务的重要方面，通过街头宣传、档案陈列展览、出版档案宣传画册、举办学术讲座、档案馆开放日等形式让社会更多地了解档案馆，促使公众经常走进档案馆，来达到服务社会的目的。

3.3.1 设立档案馆开放日

在开放日用户，只要持身份证既可参观档案馆库房、目录室、技术用房。并配有专人讲解，备有详尽的阅读材料，让参观者全面、深入地体验档案馆。

3.3.2 推出新颖的特色服务

如海德堡市档案馆为广大读者提供生日报纸服务。

3.3.3 主动为城市经济服务

如海德堡市档案馆结合旅游城市特色，以各种方式在世界各地进行宣传活动，推动了该市旅游业的发展。

3.4 荷兰

荷兰主要通过标准体系建设来提高服务水平。

3.4.1 建立质量标准体系

各档案馆对开馆时间、价格、产品和服务，信件和订单处理的最终期限，宽敞的阅览室、良好的照明，正常运作的阅读设备，索取文件时合理的等待时间、专业的员工等进行详细规定，并被印成小册子交到公众手中，接受社会监督。

3.4.2 在网站建立“图像银行”

图像服务是现代化服务重要组成部分，有的网站媒体库中已包含了超过了20万幅的图像。数据库的发展使计算机装置可以从重要的检索引擎中——如Google的文字索引，查找到所有的档案清单。

3.4.3 建立“文本银行”

荷兰正在开发档案银行（文本银行），方便用户查找档案。建立按需扫描的系统允许访问者选定哪些档案或资料是他们希望数字化的。通过这种方式，档案馆将建立数字化库房，首先数字化那些需求量较大的档案或资料。

4 国外档案服务新趋势

4.1 服务日益标准化

国际档案理事会（ICA）制定了关于描述全宗和它的组成部分的指南ISAD(G）和关于档案材料形成者的真实信息的指南ISAAR(CPF），其下属的一个工作组近日制定出一个新的描述档案保存机构的国际标准，以便将关于档案保存机构的信息导入传统的网络搜索引擎中。利用者通过互联网可以有更多的机会查阅网上目录，查阅那些描述不同档案保存机构所保存档案的档案信息系统。

4.2 电子信息成为服务的重点

信息技术使得档案馆在完成其传统任务同时不断向数字化、信息化、网络化保管与服务迈进。美国国家档案馆馆长和世代网络首席执行官共同签署并公布了一项五年期的、对从美国国家档案馆海量馆藏中挑选出的文件进行数字化的协议。电子文件档案馆将使文件从文件柜进入数字空间，改进政府文件的组织、存储和检索方法，更加便于公众查找利用政府文件。英国也建立了国家数字化档案中心（NODA），推进档案数字化和信息化服务的协调管理。

4.3 服务更加以人为本

近日，英国国家档案馆家族文件中心迁入位于伦敦郊区的英国国家档案馆大楼。英国国家档案馆大楼正在进行全方位的整修和改进。整个工程结束后，将向来访者提供更多的座位、缩微胶片阅读机和计算机终端，并且改进对原始文件、研究资源和越来越多的网络资料的提供利用；将建成两个新的演讲室，提供涵盖了从家族史到军事史各个题目的教育项目。

4.4 更加注重公共休闲服务

“档案在休闲社会中的作用”是第14届国际档案大会的主题。英国在档案公共休闲利用上独树一帜。在伦敦西部的丘园（Kew）新馆公众可以联机浏览开放利用的所有政务信息，享受快速、专业的信息服务又称为开发性服务，这种服务形式包括口头咨询、书面咨询、电函咨询以及主动向潜在利用者报道馆藏档案信息等。

4.5 更加注重网络服务

世界各国档案馆普遍开辟出新的服务方式——网络服务，用户可以在任何地方自由检索公共档案馆网站提供的各类信息。英国公共档案馆通过一体化网络体系将档案目录展示给用户，为国内外利用者提供了关于原公共档案馆和皇家历史手稿委员会的详细信息，还为研究家族历史、电子文件理论研究以及档案文件的普遍保管原则等提供了翔实的档案材料。

4.6 电子档案成为现代档案管理的重要组成之一

随着电子政务的发展，电子档案的收集管理被提上议事日程。2003年，国际档案理事会（ICA）向与会代表呼吁要保护信息社会记忆，充分运用信息技术提高行政管理的透明度。

4.7 档案管理日益法制化

依法管理档案是全球各国档案管理的大趋势。英国于1838年颁布第一部《公共档案法》，2000年颁布《信息公开法》，2005年实施《信息自由法》，还出台了《法》、《合同法》等其他法律，这些均对档案、档案工作及档案事业发展以及各部门、企事业单位乃至个人的档案工作进行了规定。此外，英国各级档案机构、地方各级政府都根据工作需要制定相应的规章制度。还通过定期召开档案工作专业会议和出版专业刊物，来增进档案人员的相互了解和交流，促进档案法规的贯彻实施。

4.8 高度关注档案解密处理

为方便网络服务，做好档案解密工作，美国国家档案文件局近期在内部新设立解密信息管理办公室，专门负责档案解密工作。

5 可借鉴的经验

5.1 建立数字地质资料馆

在抓好资料汇交的基础，构造统一的地质资料技术和标准体系，加快地质资料数字化进程，建设相关数据库，建立共享服务平台，提高服务能力。

5.2 推进网络和主动服务

除了传统的地质资料馆藏借阅服务方式外，要提供在线资料检索系统、网络地图查询系统、一站式服务系统、电子商务服务等；使阅者可以通过网络下载，到指定的商店购买，也可以通过电话、E-mail、传真订购等形式获取资料；还要通过期刊、年度报告等形式主动开展服务。

5.3 加强地质资料开发利用

要在专业的地质资料服务的同时，开展管理、科普和集成的地质资料服务，如数据处理、应用软件、咨询、决策、技术支持、培训等多个方面，要涉及地质资料的方方面面，如区域地质调查、地球化学、地球物理、水文地质、地质灾害、矿产资源、水资源、能源、环境、地质科学知识等。做好保密地质资料解密研究，开展解密服务。

5.4 推进集群服务

要在传统地质资料馆服务主体的基础上，发挥地质调查局、地调院、地环监测院的作用，开展专业公共地质资料服务。还要通过合作机制，邀请其他的地学研究机构、高校等参与到了地质资料的提供者队伍中来。

注：本文参考了大量国家档案局、国家档案科学研究所网站及CNKI数据库公开发表的论文文献，在此不一一列出。

档案数字化是什么意思?

档案数字化副本概念
档案数字化副本的概念，就是档案经过数字化处理后形成的电子副本，比如说你现在有一份90年的会议纪要，现在你扫描形成一张图片，这个图片就是数字化副本。
什么是档案数字化 有什么用处？？？？
档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂，各下属单位分散等特点。对于集团企业，实现集中部署应用、分级管理，构建立体式企业数字档案馆，是集团企业数字档案管理最佳解决之道。

档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性：

一、提高经济效益

过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

二、提高办公效率

数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

三、增强档案原件保护

将纸制档案转变为数字化 电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。
什么是档案数字化?
简单的说就是将纸质档案转换为电子档案。具体的架构各有不同。
档案数字化人员和档案管理员有什么区别
档案地址改变不影响研究生报名。

1、调档工作会在确认被录取之后才进行，报名时不需要考虑档案的问题。

2、被录取之后及时跟录取院校的研究生院（或研究生部）联系修改档案所在地址就可以了。

3、考研现场确认的时候还可以修改报名信息，档案地址发生改变的话可以进行更改。

4、被录取后会拿到学校研招办出具的调档函，也有个别院校是通过直接邮寄给档案所在地的方式调档的。

5、档案可以按照规定放在人才市场，考研填写档案存放单位时填上相应的人才市场，最后复试通过后调档函就到这个人才市场取档案。
档案数字化的介绍
档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂，各下属单位分散等特点。对于集团企业，实现集中部署应用、分级管理，构建立体式企业数字档案馆，是集团企业数字档案管理最佳解决之道。
档案数字化的内容
档案数字化管理：数字化干部人事档案管理系统是对传统干部人事档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现干部档案的网上浏览和远程查借阅功能。按照干部档案业务工作流程，经过系统管理员的授权，单位内部领导和有关科室可以在各自办公室查阅干部档案，外来查档单位可以在阅档室通过电脑查阅电子档案，也可以通过网络实现远程阅档。系统全面运行后，可以大大提高工作效率，提升干部工作服务的水平和质量，实现干部档案由管理向干部信息研究与利用的质的转变。档案数字化采集：从档案实体库提卷后，首先拆卷、校对档案页数、区分高扫、平扫材料，然后进行数据采集。档案采集同时对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理，校对档案目录、核对电子材料，完成初步审核。然后由专人再次对档案原件及数据进行审核，确认无误后，完成档案装订还原，对电子数据进行归档。为档案的利用提供准确可靠的数据信息。在整个过程中，各环节相互配合，协同操作，以流水线方式完成信息的采集、审核工作。档案数字化查阅：以组织系统专用资源网为网络基础，采用B/S(浏览器/服务器)模式架构，在组织系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。系统在安全方面进行了方考虑:可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权；阅档过程进行详细的日志记录；信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。
档案数字化招聘是干什么的？
档案数字化工作具体工作就是：扫描人员把纸质档案用描描仪扫了，存成电子版。然后有图像处理人员把四边及文档区有污点的地方去除干净，再有档案信息录入人员把案卷或卷内信息录入一个档案管理软件里，最后一项是质检人员的工作，就是将几个环节来个总的质检。如果档案原页数发生改变时，由编页人员重新进行编号，总之工作流程可根据实际档案情况来定。档案数字化的工作环节和基本情况也就是这些，如果还有不清楚的地方请提出，希望能帮到你。
什么叫档案数字化加工服务外包
档案数字化加工，说白了就是把纸质的档案全都用一套软件录入到电脑系统里；服务外包，说白了就是自己不做，给外面的或者人来做这个事。
档案数字化管理有什么优势
方便快捷啊，根据清大思创的网站显示：随着全国文化信息资源共享工程与中国数字图书馆工程的起动，信息化已成为国际潮流，信息资源建设成为当务之急。信息资源建设的重点是电子文献、各类数据库、网络资源、电子报纸、电子图书等新型数字化信息资源的建设；最终将其应用于数据库存储，通过 CD-ROM、Internet网进行出版或上传数字图书馆供用户使用。
档案数字化包括哪些方面的内容
档案信息化建设主要包括：基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设等五个方面的内容。

1、 基础设施建设。主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。

2、档案信息资源建设。档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心，是一项长期的工作。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一，它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键，也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。档案信息资源建设主要内容包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收。档案信息资源建设主要形式包括馆藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设。

3、应用系统建设。应用系统建设主要内容包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面，它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息化建设的效益和档案信息服务的效果。

4、标准规范建设。是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范，并指导实施的过程。档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”，对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通，具有十分重大的意义。

5、人才队伍建设。档案信息化建设，人才是关键。人才是最宝贵的资源。它不仅需要档案专业人才，计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。

什么是档案数字化？

什么是档案数字化？
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。
它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。
主要负责对文件、图书资料进行整理、扫描、图像处理以及目录制作，工作区域是在办公室。档案数字化加工人员是扫描、录入的专业人员，组织电脑信息录入、文档资料扫描、文档图形图像处理、档案装订整理等，是档案数字化的专业人员。
数字档案可以有效地解决这些实际档案工作中的痛点。首先，数字档案可实现档案管理的数字化和自动化，便于检索和借阅，有效的提高工作效率。其次，数字档案可以联通档案孤岛，进行整合，实现资源联通共享。再者，数字档案可以使档案管理流程更加顺畅，系统可为档案的完整、准确、安全提供有力保障。
档案数字化可以提高档案信息化管理水平，有利于提高档案馆工作效率和现代化水平，有利于确保数字档案永久保存和安全保管，有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。

什么叫档案数字化，档案数字化有哪些好处？

什么叫档案数字化，档案数字化的好处
档案数字化是一种新型的档案信息管理模式，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。
1.代替原件使用，有效延长原件的保存时间。
2.数字化副本分地保存。要长期或永久保存的重要档案，用数据备份的方法制成多份数字化副本的备份分地保存。
3.恢复档案材料模糊褪变的字迹。对字迹出现模糊扩散或褪变的档案，可经过计算机扫描等处理技术恢复模糊褪变字迹。
4.提高办公效率，数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用，从而提高办公效率。
5.提高经济效益，数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅方便迅速，避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

档案数字化的标准是什么

　　档案数字标准化是实现互联互通、资源共享、业务协同的基石，档案数字化建设同样需要坚持标准化原则。

　　我国 1998 年提出了信息化建设的二十四字方针(统筹规划、国家主导、统一标准、联合建设、互联互通、资源共享)，其中第三条就是统一标准，由此可见标准化对于档案数字化建设的重要作用和意义。

　　档案数字化一般分两块，一部分是纸质的“老档案”，这部分档案是过去计算机技术未大面积普及的情况下，手工书写、纸质化保存、库房存储。

　　采用人工方法进行查阅无需计算机就可以直接查看的纸质档案形式。

　　一部分是现在不断生成的“新档案”，这部分档案是在当前计算机技术、通信技术、网络技术、数据库技术以及多媒体技术等新技术日益普及的情况下。

　　由计算机生成、各种存储介质保管存储、采用数据库+专用档案管理软件进行日常管理，只有在计算机条件下才可以查看的电子档案形式。

　　对于“老档案”而言，我们是通过扫描、拍照等方式，转换成为计算机可以识别的图片文件，再对其建立电子目录来实现传统档案的数字化，故要对其生产的扫描型电子文件进行统一。

　　而对于“新档案”而言，由于文件的生成阶段就是电子文件信息，就要对其文字型电子文件、视频和多媒体电子文件、音频电子文件等文件格式进行统一。

　　所以说但不管是纸质的“老档案”还是当前的电子文件形的“新档案”，都应该坚持标准化原则，制定相应的标准和规范，按照统一的规范、标准，使传统介质档案数字化，电子文件归档，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象。

　　信息化建设必须有标准化的支持，尤其要发挥标准化的导向作用，以确保其技术上的协调一致和整体效能的实现。