档案数字化招标文件

档案数字化外包安全管理规范

1.总则1.1 为加强档案数字化外包安全管理，确保档案数字化过程中档案实体与信息安全，根据国家有关规定和标准，制定本《规范》。1.2 各级各类档案馆、室等档案部门（以下简称“档案部门”）开展档案数字化外包工作，具有独立法人身份的档案数字化加工服务机构（以下简称“数字化服务机构”）承担档案数字化外包服务，应遵循本《规范》开展安全管理工作。档案部门自行开展档案数字化时，可参照本《规范》实施安全管理。

1.3 本《规范》所称数字化外包档案指非涉密档案，涉密档案数字化按国家有关规定执行。1.4 档案数字化外包安全管理应按照“安全第一、预防为主”的原则，采取科学有效的安全管理措施，应用确保档案安全的技术手段，建立权责明确、覆盖档案数字化全过程的岗位责任制，对档案数字化全过程实行严格监督和管理，确保档案实体与信息安全。2.档案部门的安全管理2.1 成立由主要领导或分管领导同志参加的档案数字化外包管理组织，明确档案数字化管理的部门、人员及其职责。2.2 根据档案数字化总体规划，确定数字化外包档案的范围，提出档案数字化外包安全管理要求和技术指标。2.3 提出档案数字化外包招标文件中有关安全管理的要求，协助制定招标文件，审定合同。2.4 对数字化服务机构的相关资质、业绩、人员、设备和加工软件等进行考察，并了解是否存在违约行为、安全事故等不良记录。在同等条件下，应优先选用具有与数字化加工相关涉密资质的数字化服务机构。2.5 建立档案数字化安全保密制度，与数字化服务机构签订安全保密协议，并对档案数字化加工人员进行安全保密教育。2.6 制订档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规程或规章制度。2.7 建立档案数字化外包项目管理档案，记录档案部门和数字化服务机构实施档案数字化外包项目的全过程。2.8 建立监管机制，对数字化服务机构的保密、安全措施落实情况进行监督、检查，防止档案实体受损、丢失，杜绝数字化服务机构擅自复制、留存、使用档案信息的行为。

3.数字化服务机构的安全管理

3.1 数字化服务机构必须具有工商管理部门核发的有效营业执照，业务范围必须包括档案数字化加工或数据处理类项目。3.2 数字化服务机构的法人必须是中华人民共和国境内注册的企业法人或事业单位法人，股东及工作人员必须为中华人民共和国境内公民,国家另有规定的除外。3.3 数字化服务机构的工作人员必须提供本人身份证明和公安部门提供的无犯罪记录证明，必要时提供政审材料。3.4 数字化服务机构必须与其工作人员签订符合国家劳动法律法规要求的劳动合同。3.5 数字化服务机构的人员数量与素质、技术与管理水平、设施与设备状况能够满足拟承担项目的要求。3.6 数字化服务机构必须制订并执行数字化安全保密制度，制订并执行档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规范和管理制度。3.7 数字化服务机构应建立安全岗位责任制，配备专人负责安全保密工作。3.8 数字化服务机构应对工作人员进行安全保密教育和必要的上岗培训，并与工作人员签订保密协议，明确规定工作人员不得阅读、摘抄、外泄档案内容和其他安全保密责任、义务。安全保密协议应报送档案部门备案。3.9 数字化服务机构必须积极支持、配合档案行政管理部门的安全保密检查。4.数字化场所的安全管理4.1 数字化加工场所一般设在档案部门独立、可封闭的建筑内。4.2 数字化加工场所应符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。4.3 数字化加工场所应配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角；视频监控系统应由档案部门专人负责，数字化加工场所设于档案部门之外的，档案部门应定期检查视频监控系统，数字化服务机构应将视频监控数据移交档案部门保存；视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月；档案部门应定期对视频监控数据进行回放检查，在删除视频监控数据之前，要留存视频回放安全检查记录。4.4 数字化加工场所应配备符合国家标准并满足工作需要的档案装具，用于分别存放待数字化处理和已数字化处理的档案。4.5 数字化加工场所须封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能，并定期进行相关检测。4.6 数字化工作人员存放随身物品要有专用储物箱柜，并与档案装具分区放置；数字化加工场所不得有非工作需要的私人物品，包括照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质；严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离现场。4.7 工作人员要挂牌上岗，接受身份核查登记和安全检查，严禁无关人员进入数字化加工场所。4.8 工作人员不得在数字化加工场所内从事与数字化无关的活动，严禁在数字化加工区内喝水、进食、吸烟等，严禁携带火种进入数字化加工场所。4.9 档案部门和数字化服务机构应指定有关人员经常对数字化加工场所进行巡查，确保有关数字化加工和管理的各项规章制度和操作规范得到切实贯彻和执行。5.数字化加工设备、网络环境与数据载体的安全管理

5.1 档案数字化加工过程中建议使用档案部门提供的相关设备，使用数字化服务机构设备的，档案部门应当对其进行必要的安全检查。5.2 档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备，必须采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口，如USB接口、红外线、蓝牙、SCSI接口、光驱接口等，封闭的装置或端口要定期进行检查。5.3 档案数字化加工过程中推荐使用国产设备并使用正版软件。数据安全与网络监控软硬件必须使用通过国家安全认证的国产品牌产品。除必要的操作系统、杀毒软件、加工软件和第三方安全管理软件外，档案数字化加工计算机不允许安装任何与加工无关的软件。5.4 档案数字化加工网络要与其他网络物理隔离，禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。5.5 档案数字化加工网络环境中应配备具有权限管理、设备管理、端口管理、日志管理和安全审计等功能的数字化加工安全保护系统，准确记录授权用户的访问行为、设备接入和电子档案信息流向等信息。5.6 档案数字化加工系统应具备流程定义、任务分配、过程跟踪、质量检测、成品制作、数据验收、数据备份管理等功能，并分别设置管理员、保密员、审计员，实行“三员分离”。5.7 档案数字化加工过程中建议由档案部门提供计算机等设备的硬盘、移动存储介质以及无法确保数据可靠清除的设备，并逐一进行检查、登记。数字化工作完成后，这些设备必须交由档案部门统一保管或销毁，严禁擅自带走。5.8 用于档案数字化加工的设备和存储介质严禁与其他设备和存储介质交叉使用，非数字化专用的设备和存储介质严禁带入数字化加工场所。5.9 档案数字化过程中使用的移动存储介质和刻录设备应由档案部门指定专人保管，并对使用情况进行记录。档案数字化成果的拷贝和刻录应相对集中。档案部门应指定专人负责移动存储介质数量的清点，数字化服务机构完成拷贝或刻录的数据介质（包括损坏的数据介质）应及时交接给档案部门指定的人员，并办理交接手续。5.10 档案数字化设备和存储介质不得擅自送外维修，必须送外维修的应办理书面审批手续，并由档案部门人员现场监督。5.11 处理尚未开放档案的信息设备的管理和使用应符合国家有关秘密载体管理和使用的相关规定。

6.档案实体的安全管理6.1 档案部门要对拟数字化的档案进行涉密性、完整性、有序性及档案实体与目录的一致性检查。涉密档案要予以筛除，档案实体破损、残缺的要进行登记与处理，档案实体与文件目录不对应的要进行必要的记录或标示。6.2 档案部门人员应按照工作计划分批调档，并与数字化服务机构的档案接收人员进行清点、核对，双方确认准确无误后填写档案交接清单一式两份，注明交接档案的内容、数量、状况、交接时间和经办人等。6.3 档案数字化加工不得损毁档案，出现档案损毁的，需按有关规定进行处罚，并进行修复和登记。需要拆装档案时，应尽可能地保持档案原貌。6.4 档案数字化过程中要建立档案流程单，流程单包括档号、加工工序、设备编号、数量、经手人、加工时间等，数字化加工过程中档案流程单应与档案实体同步流转。6.5 档案数字化过程中发现有涉密标识且无解密标识的档案，数字化外包服务机构应停止该档案的数字化加工，在登记目录后立即将档案移交档案部门。6.6 正在进行数字化加工的档案必须每天入库（柜），不得在加工工位上留存过夜。6.7 数字化档案要专人专柜保管，数字化加工完毕的档案要及时归还入库。对于离库时间较长或有虫霉隐患的档案，应进行消毒杀虫处理。7.档案数字化成果移交接收与设备处理的安全管理

7.1 档案数字化任务完成后，档案部门应组织专业人员按照本《规范》的要求，对向档案部门移交的数字化加工介质（如存储介质、移动介质、备份介质等）、加工监控视频回放安全检查记录、档案实体出入库交接记录、加工人员变更记录等进行安全保密专项验收；凡未开展安全保密专项验收或验收不合格的，不得对项目进行总体验收。7.2 档案数字化成果必须通过完整性、准确性、可用性和安全性检测，检测合格后双方办理数据交接手续。7.3 档案数字化任务完成后，数字化服务机构应会同档案部门拆除其自带加工设备中的硬盘等存储介质，并将其与数字化过程中使用过的其他移动存储介质一起移交给档案部门，并办理相关移交手续。7.4 档案数字化任务完成后，档案部门必须组织专业人员对数字化服务机构所用的设备进行检查，以确保其设备中无信息留存。凡存有信息的，必须作清除信息的安全处理。7.5 数字化服务机构应将档案数字化过程中形成的日志、记录等原始记录材料移交档案部门，作为项目档案内容进行管理。

延安数字化整理

档案数字化加工服务，应该是一个项目，根据国家招投标法规定，此类项目需要进行招投标，投标单位必须具备以下资格证书或情形才可以：
（1） 符合《中华人民共和国采购法》第二十二条规定条件。
（2）凡在中国境内注册具有法人资格，有能力提供招标文件所述货物及服务的制造商或供货商均可能成为合格的投标人（须提供合格有效的法人营业执照副本复印件、税务登记证副本复印件、组织代码证副本复印件，加盖投标人公章，并注明与原件一致，原件备查）。
（3）投标文件应由投标人的法定代表人或者其授权代表签字加盖公章或投标专用章，并提供法人代表及授权人的身份证复印件，如由后者签字，应提供“法定代表人授权委托书”，否则投标将被拒绝。
（4）投标人应具有保密局颁发的“国家秘密载体复印许可证”或“国家秘密载体印制资质证书”或“涉及国家秘密的计算机信息系统集成资质证书” (均要求档案数字化加工类）,并在福建省内县级以上档案行政管理备案。
（5）根据《关于在采购活动中开展行贿犯罪档案查询工作的通知》（闽检发[2014]7号）文件规定，投标人须在投标文件技术商务正本中提供检察机关行贿犯罪档案查询结果告知函原件（由投标供应商向住所地或业务发生地检察院申请查询，正本提供复印件无效，副本复印件须注明“与原件一致”并加盖投标人公章）；
（6）提供财务状况报告、依法缴纳税收和社会保障资金的相关材料。
（7）提供具备履行所必需的设备和专业技术能力的证明材料。
（8）提供参加采购活动前3年内在经营活动中没有重大违法记录的书面声明。
（9）本项目不接受联合体投标。

档案数字化加工服务，需要哪些资格证书？

需要考取档案管理师。

申报条件

（具备下列条件之一）

一、助理档案管理师：

1、本科以上或同等学历学生；

2、大专以上或同等学历应届毕业生并有相关实践经验者；

二、档案管理师：

1、已通过助理档案管理师资格认证者；

2、研究生以上或同等学力应届毕业生；

3、本科以上或同等学力并从事相关工作一年以上者；

4、大专以上或同等学力并从事相关工作两年以上者。

三、高级档案管理师：

1、已通过档案管理师资格认证者；

2、研究生以上或同等学力并从事相关工作一年以上者；

3、本科以上或同等学力并从事相关工作两年以上者；

4、大专以上或同等学力并从事相关工作三年以上者。

档案管理员的岗位要求

1、具有高中以上的文化程度；

2、具有档案管理基础知识和工作经验；

3、工作心细，品行端正，原则性强；

4 、熟悉最新的档案管理相关法规，流程，认真负责，细致耐心，

5 、熟悉电脑操作以及各种档案管理软件文字表达以及逻辑能力优秀。

参考资料来源：百度百科-档案管理师

档案数字化加工服务，需要哪些资格证书？

根据招标文件的需求，目前数字化这个行业越来越规范化。所以保密资质将会作为以后一个非常重要的资格。

招标结束后发现招标文件有重大技术参数缺漏。按照实际参数第一名价格已经超预算。是否能顺延第二名中标

请你把
“但招标结束后在质疑过程中甲方已经补充具体页数、第一名报价超出预算400多万、请问这个是否能废标或顺延。”
描述的再详细一些。
因为“招标结束后在质疑过程中”是不存在的，招标结束即不存在任何遗留问题。
“第一名报价超出预算400多万”在评标过程中就应该废标。
所以你说的问题应该是严重的，极有可能是违法的。
请你详述一下吧。
谢谢！

招标中电子招投标是否必须要纸质归档？

招投标全流程电子化：规范、实施与监管问题解析-工保网

招投标全流程电子化，是近年来我国在公共资源交易领域发展的一种全新交易与管理形式；是在高效利用信息化技术基础上对于传统招投标交易与管理活动的一次重要变革。

针对传统招标投标活动中存在的交易成本较高、交易手续繁琐、交易行为不规范等痛点问题，招投标全流程电子化将招投标过程与行为由线下转为线上，并通过数字化、信息化技术手段克服传统招投标形式下的物理空间壁垒，实现远程开标评标，极大程度上降低着交易成本，简化交易手续，有效释放招投标市场活力。

同时，招投标业务全流程线上化操作能够规避人为操纵、人为失误风险，减少腐败行为；全过程数据留痕、信息可追溯查询也有利于加强招投标市场监管，更好的规范招投标市场秩序。

毫无疑问，招投标全流程电子化是我国公共资源交易发展的主要趋势。近年来国家不断加大简政放权、优化营商环境的政策力度，推进招投标电子化发展与无纸化办公。尤其今年以来受新冠疫情影响，国家倡导不见面招投标交易，全面推行在线投标、开标，积极推广电子评标和远程异地评标，加快运用电子保函形式，大力推进招投标行政监督电子化，这都加速着招投标全流程电子化的发展进程。

但需要注意的是，即便有着中央大力推动与地方积极响应的良好政策助力，招投标活动由线下向线上的整体迁移发展仍然面临多方面问题。

1、统一性与规范性

在推进招投标全流程电子化的实践应用过程中，“统一性与规范性”是决定招投标全流程电子化进程与服务质量的重要标准。目前，在各地招投标全流程电子化实践过程中，主要存在以下“统一性与规范性”问题。

电子招投标系统平台

据不完全数据统计，目前全国各地的电子招投标平台多达上万家，不同的电子招投标平台之间存在不同的技术差异与标准差异，甚至含有行业或地域属性的技术壁垒。在缺乏统一规范的系统平台管理标准下，不利于招投标全流程电子化的信息共享与互联互通，直接影响着：

1

增加线上化操作难度与投标企业负担。对于同一投标人，在面对不同招标人的指定电子招投标平台要求下，投标人需要遵守不同电子招投标平台的操作要求与操作规则，增加着投标操作难度与精力成本。

2

影响招投标全流程电子化建设的整体进程。不同区域省市县，各级行政区电子招投标系统平台未实现有效对接，未实现信息共享与互联互通，“分散割据”的系统平台现状阻碍着全国招投标全流程电子化的整体进程。

电子招投标统一标准文件

目前，各地试行招投标全流程电子化工作普遍存在标准文件不统一的问题，既为招标人增加编制难度与精力成本，也影响着招投标市场监管，不利于招投标市场的规范发展，为一些腐败行为提供了可乘之机。

1

不同行业领域之间，如施工、勘察、设计、设备采购、材料采购、监理招标，依据不同的文件模板编制标准招标文件；

2

不同下辖行政区，如A市采用省级编制的标准招标文件，B市则采用本市编制的标准招标文件。

当然，这些统一性与规范性发展问题已引起部门地区管理部门重视，如此次四川省住建厅、公共资源交易中心联合印发《四川省房屋建筑和市政工程标准招标文件（2021年版）》的通知，就对四川省内房屋建筑和市政工程勘察、设计、勘察设计、施工、施工总承包、监理、设备采购、材料采购制定了标准招标文件。

2、可实施性与市场监管

将传统公共资源交易的招投标活动与监管由线下转为线上，涉及多方面的联动发展。一些原有环节操作是可以通过信息技术手段，实现线下向线上的迁移，甚至进一步完善优化；也有一些环节操作是难以通过技术实现线上操作取代线下操作的，如投标人的现场考察环节。

投标人参与招投标活动的一个重要环节即是参加现场考察，通过对招标工程地点的的自然、经济和社会条件进行综合考量，如现场地形、地址、水文、周围环境及障碍物的考察，为投标编制施工组织计划、设计制定施工方案、安排冬雨期施工措施、编制现场“三通一平”计划等，进而科学合理的开展投标编制工作与投标报价。

从这个角度来看，推进招投标全流程电子化与科学开展建设工程招投标活动，两者之间即存在必然的问题矛盾。

此外，在招投标市场监管方面，市场监管机构不仅面对线上化监管的全新挑战，还面临更为严峻的线下不规范市场行为监管。招投标全流程电子化对于规范各类招投标市场行为的监管效果毋庸置疑，因此在推进招投标全流程电子化发展过程中，一些项目单位转而采取“下线”策略逃避监管，如将项目工程化整为零或分段实施，从而降低项目规模逃避招标，直接发包给承包商；再如项目主体工程进行线上招投标，后期建设或附属配套工程转为线下发包。这要求监管机构对于招投标线下市场行为进一步加强监管。

招投标全流程电子化，是我国公共资源交易领域的一项重要发展变革，是对传统招投标活动形式与市场管理的一次信息化升级。这一方面代表着我国公共资源交易交易服务与公共资源管理开始进行“形”与“质”跃迁，另一方面也对电子招投标市场建设与监管提出巨大挑战。