在信息时代，档案管理的数字化转型成为提升管理效率、保障信息安全的关键举措。实物档案，作为记录历史、承载文化的重要载体，其整理与数字化服务不仅是对传统档案管理方式的革新，更是对珍贵历史资料的保护与传承。实物档案整理数字化服务通过先进的技术手段，将实物档案转化为电子数据，实现档案信息的高效存储、快速检索和安全共享，为各类机构和组织提供更加便捷、可靠的档案管理解决方案，助力档案管理现代化进程。

　　实物档案，是指单位及个人在工作活动中形成的，以物质实体为载体，能够反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有形物品。

　　实物档案的收集：

　　(一)实物档案实行统一登记、分层管理的原则。

　　(二)收集的实物档案应确保齐全、完整、真实。

　　(三)凡属于应归档的实物，任何单位和个人不得占为己有，不得随意将归档实物损坏、私存或转送他人。应按规定交本单位档案室统一登记、存放和保管。

　　(四)凡属个人非公务活动中形成的能反映本单位重大活动、重要人物、具有保存查考价值的实物材料，应鼓励个人向本单位档案室捐赠，或由单位征集归档。

　　实物档案的整理归档要求：

　　(一)凡是本单位在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全，完整无损，整理归档。

　　(二)归档的实物应保持整洁、无破损，归档使用的书写、装具等材料应符合长久保管档案的要求。

　　(三)实物档案应在形成或获得1个月内进行移交，一般不应跨年度。

　　(四)归档的实物档案必须要有相应的文字说明，应拍照归档。本单位在对外交流活动中赠送给对方的重要实物，也应拍照留存。所拍照片纳入本单位照片档案管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。

　　实物档案整理数字化服务过程中的注意事项：

　　1.应加强对实物档案数字化工作的全流程安全管理，及时对数字化加工过程各环节产生的数据进行备份。

　　2.应建立完善的问题反馈机制，对实物档案数字化工作过程中发现的问题进行及时反馈修正。

　　3.加工场地的选择及温湿度等环境的控制应有利于档案实体的保护。场地内应配备防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等设施设备。

　　4.为强化数字化工作的安全性，应加强对外聘工作人员的审核与管理。

　　5.应根据情况制定符合实际要求的实物档案数字化工作文件，以此加强对数字化工作的管理。主要包括实物档案数字化工作方案、实物档案数字化审批书、实物档案数字化流程单、数据验收单、项目验收报告、实物档案数字化成果移交清单等，采取外包方式实施时，还应包括项目招标文件、投标文件、中标通知书、项目合同、保密协议等。

　　6.档案保管部门应按照实物档案数字化工作方案确定的数字化对象开展档案调取、清点、登记等前期准备工作，并提交档案出库申请，经相关责任人批准后，严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库相关手续，并与数字化部门共同清点无误后，对档案进行交接出库。

　　7.实物档案数字化过程中，应根据工作需求设置距离数字化加工场所较近的保管库用以临时存放实物档案，并对实物档案的领取与归还进行严格管理，认真做好检查、清点、登记等工作，确保实物档案的安全。

　　8.应根据档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的信息采集设备，进行相关参数的设置和调整。参数的设置和调整应保证采集后数字影像清晰、完整、不失真，影像效果最接近档案原貌。

　　9.应以档号为基础对数字文件命名，并确保唯一性。档案数字化管理采用新型的技术方式对档案进行管理，拥有传统档案管理难以企及的便利和快捷，在经济效益、办公效率提升方面有显著成效。

　　最后，实物档案整理数字化服务的实施，标志着档案管理在数字化时代迈出了坚实的步伐。通过这一服务，实物档案得以在数字化平台上实现高效管理和广泛利用，不仅提升了档案管理的效率和安全性，还能够为档案信息的长期保存和传承提供有力保障。