在数字化浪潮的推动下，档案管理的现代化转型已成为提升效率、保障安全和促进共享的关键举措。河源市作为广东省的重要城市，近年来在档案数字化扫描方面取得了显著进展。通过引入先进的数字化技术和专业的服务团队，河源市逐步实现了档案管理的智能化和便捷化。档案数字化扫描不仅提升了档案管理的效率和安全性，还为政府部门、企业和普通民众提供了更加便捷的档案查询和利用服务。
河源档案数字化扫描工作的注意事项：
为确保文件在数字化过程中的物理与信息安全，应合理规划储存与长期保存策略，明确原始文件的保留与销毁政策并评估风险，完善相关文件的记录，包括项目手册、风险评估、法律审查、安全隐私评估、质量控制日志等，以全面保障数字化工作的合规性、可追溯性与文件真实性。
1、安全要求。机构应在数字化过程中对文件的物理安全性和信息安全性进行规划。敏感度为Protected B或更高的文件应在保护文件免遭未经授权的访问、披露和删除的环境中进行数字化。
应在数字化文件元数据中增加受保护信息和保密信息的标识。应该可以对数字化图像应用与对原始文件相同的访问限制。如果原始文件被销毁，则应以与其安全级别相符的方式销毁对应的数字化图像。
2、储存和保存。如果处于活跃状态，文件需要存储在指定的档案库中，该档案库需要满足文件全生命周期管理的所有要求。
如果数字化文件处于休眠存储状态，各部门应确保存储解决方案(无论是在线存储还是在物理载体上存储)具有搜索和访问能力，能够长期管理文件，并保护文件的真实性。在为休眠的数字化文件选择存储解决方案时，应考虑用户在需要访问时所需的响应时间。
技术的使用寿命可能远短于文件所需的保存期限。因此，将需要随着时间的推移对文件进行管理和迁移。各部门应规划必要的存储以及迁移和/或转换数字文件的时间表;这既适用于活跃状态的文件，也适用于休眠状态的文件。
与数字文件的中长期维护和可访问性相关的成本往往被忽视，应纳入规划。这些成本可能超过物理存储原始文件所需的成本，在做出数字化决策时，应将其作为一个因素加以考虑。
3、原始文件的处置。原始文件可以在数字化后保留。但更常见的是，它们被销毁。如果 LAC 已将这些文件确定为必须以原始格式移交的档案，则不得销毁原始文件。在处置档案原始文件之前，请务必咨询LAC档案管理员。
销毁原始文件是有风险的，即使是那些没有被鉴定为档案的文件。各机构应确保已评估和记录该风险。
如未能阐明处置原始文件的政策和程序，可能会给人一种这些档案被恶意处置的假象。
出于法律原因，某些文件可能需要以原始格式保存，即使数字化版本足以满足业务需求。加拿大政府机构在销毁原始文件前应征求法律意见。
4、数字化相关文件的保存需求。如果数字化文件的真实性受到质疑，机构的政策和程序以及证明这些政策和程序已得到遵守的证据将有助于证明文件的真实性。
大多数关于数字化的指令都建议为每个数字化项目制定项目手册，该手册应集中记录所有必要的信息。
必要的文件包括以下内容：
文件选择的原因;
风险评估和缓解措施，包括销毁原始文件;
法律审查;
安全和隐私保护的评估和管理;
内部审批;
项目对文件编制、元数据、格式、技术规格、容错、抽样和质量控制标准的要求;
增强功能(绝不应应用于主图像;它们仅供研究人员在衍生副本上使用);
数字化过程中应保留活动和审计日志，以便追踪正在进行的工作并记录执行工作的技术人员。日志应包含足够的信息，以提供数字化文件真实性的证据;
图像、元数据和机器的质量控制日志和报告;
销毁原始文件的相关文件;
对于外包数字化，应保留与供应商有关的所有文件，包括合同、协议、进度报告、月度数量和成本、发票和错误报告;
转移原始文件和数字化副本的监管链日志。
