企业档案是在经营管理、产品营销等职能活动中形成的具有参考凭证作用的文件材料。企业档案信息化指依靠科学思想，凭借信息技术等高科技手段对文件中的信息进行发掘，提高企业档案信息利用效率，实现生产作业自动化，为企业和社会发展提供服务。广义的企业档案信息化包括电子文件归档管理，档案服务网络化、企业档案信息人才队伍建设等多方面。企业档案信息化是企业档案工作的重要内容，具有原始性、系统性等特点。企业档案信息是生产经营中产生具有保存价值的历史记录，档案信息化是丰富企业档案信息资源储备，为企业发展提供信息利用服务的重要途径。

　　各个企事业单位和档案管理部门通过昆明档案信息化公司开展工作的必要性：

　　传统的档案管理在新形势下暴露出了较多的问题，已经影响了档案管理工作的发展，阻碍了其前进的脚步。首先对于一个单位来说，档案管理的内容多且繁杂，采用传统的档案管理模式，既耗费时间又耗费精力，还特别容易出错，严重影响了档案管理的效率。其次，档案基础设施不足，对档案的存储不利，在传统的档案管理中，纸质档案是主要的载体，时间一长，受潮、虫害等给档案管理造成了巨大的损失，严重者甚至出现了丢失档案的情况，档案的利用率较低。而档案管理信息化建设，不仅能够使以上问题得到妥善解决，还能够发挥更多的作用。

　　与传统的档案管理相比，信息化档案管理优势明显。首先，对于信息量特别大的单位而言，不仅大幅度提升工作效率，而且档案信息的存储量更大，查阅也更加方便，能够很好的满足工作需求，同时，降低了成本，纸制品的消耗得以减少，人员编制得以精简，其次，把工作人员从繁重的工作中解脱出来，减轻了档案管理工作人员的劳动强度，以更高的热情投入到工作中去。网络为人们提供了一个开放的交流平台，借助发达的网络技术实现资源共享，利于工作的开展。

　　昆明档案信息化公司开展工作过程中可能会出现的问题包括：

　　1、管理方式落后。随着工作内容不断细化，档案的数量增长较快，传统的档案管理已经滞后，如果一味停留在老路上，不仅管理效率无从谈起，反而给管理部门增加了负担，不利于工作的开展，因此，急需改变这种现状，加快档案管理信息化建设，提高管理效率，使档案的价值实现最大化。

　　2、制度不完善，工作不规范。主要表现在职责不够明确，在工作中做事推诿，缺乏主动性，导致档案管理随意性大、比较盲目，使得很多有价值的资料收集、归档不及时，造成资源浪费，问题频频出现，另外，由于人为原因，使档案破损严重，丧失了档案资料的价值与功能，对单位来说损失不小。

　　3、意识淡薄，人员素质低。由于档案管理工作不能够直接产生经济效益，所以对档案工作重视程度不够，虽已有改观，但收效甚微，使档案的利用率较低，适应不了新形势的发展趋势，其次，缺少专业的管理人员也是档案现代化管理水平低的一个重要原因。往往从事档案管理的工作人员年龄比较大，接受新鲜事物慢，知识老化严重，对计算机技术掌握不熟练，工作态度也存在很大的问题，基本上是以此消磨时间，不能为档案管理的实际工作带来有益的帮助。

　　综上所述，档案信息化使档案载体、档案工作、档案利用等方面都发生了巨大改变，解决了传统档案的弊端，因此，提升档案管理的信息化就成为必然，使档案管理工作更好的推动企业的发展，发挥其高效、便捷的服务功能，在新形势下，采取积极有效的措施，加快档案管理信息化建设，使档案管理更加科学化、规范化，更好地适应新时代的发展。