在信息技术飞速发展的当下,档案数字化已成为档案管理领域的重要趋势。武汉作为中部地区的重要城市,积极推进档案数字化扫描工作,旨在提升档案管理效率、优化档案资源利用,为城市的现代化建设提供有力支撑。档案数字化扫描是将传统纸质档案转化为数字格式的过程,这一过程涉及多种技术手段,通过对纸质档案的扫描、图像处理、信息提取以及数字化存储等一系列操作,实现档案信息的高效管理与便捷利用。
武汉档案数字化扫描加工工作过程中的技术应用包括:
人工智能技术的融入。近年来,人工智能技术在武汉档案数字化扫描中得到了广泛应用。以青山区企业武汉金档科技有限公司为例,其在自研软件中引入人工智能技术,最新的数字化加工系统能够自动读取文档内容,对每一页文档进行提炼,总结出关键词、内容条目等,省去了人工输入内容条目的环节。用户只需输入关键词,就能迅速找到相应的档案。同时,智能修图系统借助人工智能技术能自动调整页面歪斜、消除纸张脏污点、装订孔等,大大提高了图像处理效率。传统人工修图一张图至少需要一分钟,而其智能修图系统一天能修上万张图片。此外,人工智能技术还可用于档案内容的自动筛选、分级,通过分析识别风险词,对档案公开与否给出建议,有效提升了档案管理的智能化水平。
物联网技术助力档案管理。物联网技术在档案管理中的应用,为武汉档案数字化扫描后的管理工作带来了新的变革。通过在档案存储设备、档案盒等上面安装传感器,实现对档案的实时监控和定位。例如,在档案馆库中,利用物联网技术可以实时监测档案库房的温湿度、空气质量等环境参数,一旦参数超出适宜范围,系统将自动发出警报,并采取相应的调控措施,保障档案存储环境的安全稳定。同时,工作人员可以通过物联网系统快速定位所需档案的位置,提高档案调阅效率,减少查找档案的时间成本。
武汉档案数字化扫描工作开展的重要意义和作用:
1、提高经济效益。过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段,致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案,不仅节约了保管费用,节省了占地空间,而且查阅起来极为方便迅速,从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
2、提高办公效率。数字化档案管理使资料能及时归档,并尽快提供利用。以组织部门为例,干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息,为领导决策提供服务。与此同时,数字化档案管理使查询资料变得非常简单,真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动,数字化档案事实上成为“无墙界档案”,档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。
3、增强档案原件保护。将纸制档案转变为数字化电子档案后,档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料,数字化处理后无疑是对其更好的保护,另外,通过档案的数字化处理后,防止了部分档案篡改的行为。
最后,武汉档案数字化扫描工作是一项具有深远意义的重要工程,通过这一工作,武汉在档案保护、利用和管理等方面取得了显著成效。借助先进的技术手段,不断优化工作流程,提升了档案数字化的效率和质量。然而,在推进过程中也面临着安全保密、数据质量等挑战,通过采取一系列针对性的对策,有效地应对了这些问题。未来,随着信息技术的不断发展,武汉档案数字化扫描工作将持续创新,进一步提高档案管理的现代化水平,为城市的经济社会发展提供更优质的档案信息服务,在城市的发展进程中发挥更加重要的作用,助力武汉在新时代实现更高质量的发展。